Установлены новые сроки хранения документов
26.02.2020 распечатать С 18 февраля 2020 года действуют новые сроки хранения документов организации.
Росархив в Приказе от 20.12.2019 № 236 опубликовал перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Прежний перечень, который был утвержден приказом Минкультуры, утратил силу. Изменения, которые касаются работы бухгалтера, собраны в таблице.
Есть более свежая статья по теме: Сроки хранения документов по учету и налогам
| Документ | Срок хранения | Как было | Статья Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
|---|---|---|---|
| Договоры и соглашения | |||
| Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого имущества; движимого имущества |
По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств 10 лет 5 лет |
Постоянно | 94 |
| Договор дарения (пожертвования) имущества | До ликвидации организации | Постоянно | 90 |
| Договор лизинга | 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. | Постоянно | 96 |
| Документы по залогу недвижимости | 10 лет с момента истечения срока действия договора. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу. | Постоянно | 98 |
| Договор мены недвижимости; движимого имущества |
До ликвидации организации; 5 лет по истечении срока действия договора или по выполнения обязательств |
5 лет по истечении срока действия договора или по истечении обязательств по соглашению | 99 |
| Договор поручения: по недвижимому имуществу; по движимому имуществу |
15 лет 10 лет |
5 лет | 101 |
| Договор кредита или займа с условием о залоге имущества | 10 лет | 5 лет | 261 |
| Счета-фактуры | |||
| Счета-фактуры | 5 лет | 4 года | 317 |
| Зарплата и доходы физлиц | |||
| Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат, вознаграждений и страховых взносов | 6 лет | 5 лет | 309 |
| Реестры сведений о доходах физлиц | 5 лет | 75 лет | 313 |
| Лицевые счета работников: для документов, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 года; делопроизводство закончено после 1 января 2003 года |
75 лет 50 лет |
75 лет | 296 |
| Первичные документы | |||
| Первичные учетные документы | 5 лет. Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу | 5 лет | 277 |
| Расчет и уплата налогов и взносов | |||
| Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом | 5 лет | Не регулировалось | 305 |
| Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные): для документов, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 года; делопроизводство закончено после 1 января 2003 года |
75 лет 50 лет |
Ранее существовало две статьи. Одна из них предусматривала, что годовые расчетные ведомости по страховым взносам в ФСС нужно хранить постоянно, а квартальные — пять лет. По другой для деклараций и расчетов авансовых платежей по пенсионным взносам был закреплен пятилетний срок, если есть лицевые счета | 308 |
| Основные средства | |||
| Документы о переоценке основных фондов и амортизации | 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов | Постоянно | 323 |
| Документы о списании основных средств | 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов. | Постоянно | 323 |
| Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т. е. при передаче с баланса на баланс | 5 лет после выбытия имущества | Постоянно | 325 |
| УСН | |||
| Книги учета доходов и расходов | 5 лет | Постоянно | 318 |
| Экспертно-аналитические мероприятия | |||
| Отчеты и заключения экспертно-аналитических мероприятий Счетной палаты, региональных и местных контрольно-счетных органов | 10 лет | Не регулировалось Была обязанность постоянно хранить документы по комплексным (тематическим) проверкам организации |
142 |
| План финансово-хозяйственной деятельности | |||
| План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету: по месту утверждения; по месту разработки |
5 лет постоянно |
Постоянно | 243 |
| Отчеты о выполнении планов ФХД: годовые; квартальные; месячные |
постоянно 5 лет 1 год |
Не регулировалось. Распространялись общие требования к годовым планам организации — постоянное хранение | 272 |
| Гранты и субсидии | |||
| Отчеты о выполнении соглашений о предоставлении грантов и субсидий | 5 лет | Постоянно | 262 |
| Кадровые документы | |||
| График отпусков | 3 года | 1 год | 453 |
| Документы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | 5 лет | 383 |
| Заявки о потребности в иностранцах | 1 год | 5 лет | 377 |
| Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда | 5 лет | Постоянно | 409 |
| Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий | 45 лет | Постоянно | 424 |
| Трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников | Если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после — 50 лет | 75 лет | 435 |
| Уведомления, предупреждения работников | 3 года | Не регулировалось | 436 |
| Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии | 1 год | Не регулировалось | 451 |
| Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) | 45 лет | Не регулировалось | 423 |
Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Подробнее о Правовой поддержке компании «Гарант»
к содержанию ↑Сроки хранения договоров: что надо учесть
Договор как вид управленческого документа очень распространен и встречается в делопроизводстве абсолютно любой организации. Из статьи вы узнаете, что надо учитывать, определяя срок хранения договоров. Вам в помощь мы составили алгоритм «Как определить срок хранения договора», а самые популярные виды договоров упорядочили по срокам хранения и разместили в шести памятках.
Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей[1]. Этот вид документа можно отнести к категории типового управленческого документа, поэтому он указан во многих статьях типовых перечней.
Выделим характерные особенности при определении срока хранения договора.
к содержанию ↑Что нужно учитывать при определении срока хранения договора
Определите, о чем договор (стороны, существенные условия)
В делопроизводстве любого юридического лица образуется много договоров, оформление и заключение которых необходимо для функционирования организации в целом. В Таблице представлена классификация договоров по определенным признакам и назначению. Мы выделили несколько общих критериев, по которым ГК РФ делит договоры на несколько видов.
Знание такой классификации полезно и важно для сотрудников юридической службы организации. Специалисту делопроизводственной службы при определении и установлении срока хранения конкретного договора необходимо руководствоваться иной логикой. Ему важнее установить управленческую функцию, которая обеспечивается заключением и выполнением условий договора.
Это важно, поскольку в перечнях документов с указанием сроков их хранения (как в типовых, так и в ведомственных) документы распределены с учетом управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. Выявить эту функцию возможно, изучив существенные условия конкретного договора.
Для делопроизводителя (либо сотрудника, ответственного за архив организации) важно разделить все договоры организации на две большие группы (Схема 1).
Такое деление весьма условно и целесообразно именно в работе сотрудника, ответственного за работу с архивными документами. Потому что от того, относится договор к документам по личному составу или не относится, будет зависеть срок хранения и вопрос необходимости проведения полной научно-технической обработки.
Договоры по личному составу регулярно проверяются трудовой инспекцией, а при ликвидации организации обязательно должны быть сданы на государственное хранение.
В приведенном фрагменте Перечня 2019[2] указаны договоры разного вида, в том числе и те, которые можно отнести к категории документов по личному составу (ст. 301 и 435).
- Новые сроки хранения кадровых документов
[1] Пункт 1 ст. 420 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ).
[2] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
А.П. Ворушина,
заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2025.
к содержанию ↑Узнать больше:
- Сроки хранения некоторых документов: верно ли они указаны в номенклатуре дел
- Передача на хранение дел, в которые сформированы приказы по личному составу с разными сроками хранения: что делать архивариусу
Какие сроки хранения документов нужно соблюдать
Данные по срокам хранения документов в одной таблице
Компании хранят документы бухучета, налоговые документы, кадровые, корпоративные и т. д. Для многих разновидностей документов (в делопроизводстве, бухучете, корпоративной сфере) организация обязана соблюдать особые сроки хранения.
Ряд документов хранят с учетом требований Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 в соответствии с законом № 125-ФЗ.
В случае нарушения организацией сроков хранения документов ее могут привлечь к ответственности. Например, по статье 120 НК РФ за непредоставление документов компанию оштрафуют на 10 или 30 тыс. руб. Могут назначить наказание и по КоАП РФ.
к содержанию ↑Памятка. Сколько хранить документы
Сроки хранения документов зависят от их вида. Если уничтожите бумаги раньше, организации и предпринимателю грозят штрафы. Также налоговики могут доначислить налоги, если расходы или вычеты не будут подтверждены документами.
Подготовили для вас подробную таблицу со сроками хранения документов в материале «Памятка. Сколько хранить документы». Сможете проверить сроки хранения и ссылки на нормативную базу по видам документов:
- Банк и касса
- Бухучет
- Налоги
- Страховые взносы и пособия
- Проверки
- Кадры
- Учредители
- Решения и документы акционерных обществ
- Договоры с контрагентами
Подписчики Системы Юрист могут проверить сроки хранения документов в любое время. А если вы еще не подписались, возьмите гостевой доступ на 3 дня. Это делается за пару кликов.
Пока действует гостевой доступ, вы сможете пользоваться любыми сервисами Системы Юрист, читать любые рекомендации и материалы, скачивать образцы документов, смотреть судебную практику. Судебные акты по нужной теме найти легко – поиск сформирует подборку даже по одному слову. Например, о сроках хранения документов.
к содержанию ↑Таблица с выборочными сроками хранения документов
5 лет после снятия задолженности. Налоговые регистры по НДФЛ, если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты хранят 50 лет, если они оформлены в 2003 году и позже, 75 лет – если до 2003 года
5 лет после окончания периода, за который они составлены
5 лет по общему правилу, 4 года, если случай относится к подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ
Документы, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов (карточки учета страховых взносов, больничные листы и др.)
По общему правилу, в течение 6 лет после окончания года, в котором бумаги последний раз использовался для начисления взносов и составления отчетности. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50/75 лет.
Некоторые документы имеют отдельные сроки хранения. Например, больничные листы хранят 5 лет.
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные)
Документы, связанные с выплатой зарплаты (например, расчетно-платежные ведомости по форме № Т-49)
В течение 6 лет. При отсутствии лицевых счетов кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты, необходимо хранить 50/75 лет
Годовая бухгалтерская отчетность, бухгалтерская отчетность по МСФО
В течение всего срока существования компании. Впоследствии годовую бухгалтерскую отчетность по РСБУ передают в архивы после истечения сроков временного хранения в организации.
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН
5 лет после окончания года, в котором она использовалась для составления бухгалтерской отчетности
Аудиторское заключение к годовой бухгалтерской отчетности
Постоянно (у аудируемого лица). У аудиторской организации или индивидуального аудитора – в течение 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы.
Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.)
5 лет при условии проведения проверки
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности
к содержанию ↑Отдельные сроки для хранения разных документов в организации
Сколько хранить правоустанавливающие и корпоративные документы
Для учредительных, а также правоустанавливающих документов существуют особые сроки хранения. Постоянно хранятся:
- любые документы, которые имеют отношение к регистрации юридического лица (например, заявления, выписки из ЕГРЮЛ, свидетельства о регистрации юридического лица, о ликвидации организации и т. д.);
- корпоративные документы (устав и другие учредительные документы, изменения к ним, корпоративный договор, протоколы учредительных собраний, список учредителей и др.). Локальные акты о коллегиальных, исполнительных и других органах компании хранят постоянно;
- правоустанавливающие документы (свидетельства и сертификаты на право собственности, владения, пользования имуществом, регистрацию фирменного наименования, знаков обслуживания).
Кроме того, компания постоянно хранит документы о структурных подразделения, филиалах и представительствах:
- уведомления об их учреждении,
- локальные акты, которые регулируют их работу. Также постоянно хранят локальные акты о введении режима коммерческой тайны.
5 лет после окончания срока действия хранят лицензии компании и их заверенные копии.
к содержанию ↑Сколько времени нужно хранить документы в организации
Для ведения бизнеса нужны договоры, счета, приказы, бухгалтерские и налоговые отчеты и так далее. Все эти документы по закону нужно хранить определенное количество времени — нельзя просто выкинуть их, когда пропадет надобность. В статье мы расскажем, где и как хранить в компании важные бумаги, и кому можно делегировать эту задачу.
Также вы узнаете о сроках хранения разных документов и о том, как правильно уничтожить их, когда закончится срок хранения.
к содержанию ↑Какие документы нужно хранить
По закону, предприниматели обязаны хранить все документы, касающиеся работы бизнеса: договоры, журналы операций по счетам, чеки, акты, накладные, приказы о приеме на работу и увольнении сотрудников. Также нужно хранить трудовые договоры, личные дела работников и копии их документов, например, паспорт, диплом, ИНН, СНИЛС, справки об отсутствии судимости.
Помимо требований закона, документы могут понадобиться и самому предпринимателю. Например, бухгалтерские счета можно предъявить налоговой и доказать, что компания получала деньги законно. А договоры с партнерами при наличии разногласий пригодятся в суде, чтобы доказать факт нарушения соглашения.
Документы бывают временного и постоянного хранения. «Временные» документы нужно хранить от 1 года до 75 лет, документы постоянного хранения — в течение 10 лет. После этого их передают в архив самой компании или сторонней организации.
Срок хранения документов определен Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. Он отсчитывается с 1 января года, следующего за годом даты закрытия документа. Например, если сотрудника уволили 25 октября 2023 года, то срок хранения его документов начнет отсчитываться с 1 января 2025 года.
Для договоров c контрагентами действует такое же правило.
ООО «Строймонтаж» заключило с производителем договор на поставку бетонных блоков. Договор подписали 15 ноября 2022 года, через 10 дней ООО «Строймонтаж» оплатило всю сумму контракта со своего счета, но товар привезли только 30 марта 2023 года. 2 апреля 2023 года стороны подписали акт приемки-передачи, подтвердив исполнение обязательств по договору.
Срок хранения документов по этой сделке будет отсчитываться с 1 января 2025 года, так как договор был исполнен только в 2023 году.
к содержанию ↑Сроки хранения документов
Документы налогового и бухгалтерского учета нужно хранить от 1 года до 75 лет после завершения отчетного периода.
Свидетельства о постановке на учет и уведомления о снятии с учета в ФНС
- Договоры, накладные акты, квитанции, чеки
- Кассовые документы
- Счета-фактуры
- Договора банковских счетов
- Налоговые декларации
- Книги учета доходов и расходов
- 75 лет, если делопроизводство закончено до 2003 года;
- 50 лет, если делопроизводство завершено после 2003 года
Протоколы собраний учредителей
Документы о ликвидации организации
Документы кадрового учета нужно хранить какое-то время после исполнения договора или увольнения сотрудника.
Правила внутреннего трудового распорядка
Согласие на обработку персональных данных
3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва
Документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий: характеристики, докладные записки, справки
Журналы учета рабочего времени
Документы по ведению воинского учета
Документы о несчастных случаях на производстве
Табели и журналы учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда
Невостребованные оригиналы личных документов сотрудников
- 75 лет, если делопроизводство закончено до 2003 года;
- 50 лет, если делопроизводство завершено после 2003 года
Личные документы работников: трудовые, аттестаты, свидетельства, дипломы
До востребования владельцем документа
Невостребованные документы хранят 50/75 лет
Следующая