Акт о выявленных недостатках

Условие о надлежащем качестве товара всегда прописывается в договорах, составляемых между организацией-поставщиком и компанией-покупателем. Чтобы исполнить этот пункт, товар проходит многоступенчатую проверку.

Но иногда производитель/поставщик продукции не в силах отследить весь объем выпускаемых или поставляемых товаров. И тогда оформление акта о выявленных недостатках товара происходит непосредственно при приеме-передаче от изготовителя к покупателю.

Также акт может быть использован и внутри компании, например, когда товар поступает из производственного цеха на склад предприятия.

Особенности формирования акта, общие моменты

Если вам дано задание по составлению акта о выявленных недостатках товара, а вы не имеете четкого понимания о том, как именно его сделать, прочитайте приведенную ниже информацию и ознакомьтесь с примером – по этому образцу вы без особых сложностей сформируете собственный бланк.

Прежде чем начать детальное описание этого конкретного акта, дадим общие сведения, которые относятся ко всем таким бумагам.

1. В силу того, что с 2013 года единые для всех формы первичных документов отменены, акты допускается делать в произвольном виде. Если же на предприятии имеется свой стандарт документа – лучше составлять акт по его типу.
2. Акты можно формировать на обычном листе бумаги (лучше А4 формата) или на фирменном бланке (если таковое требование установлено руководством компании).
3. Акт составляется в двух идентичных экземплярах,
   • первый из которых отправляется предприятию-изготовителю/поставщику товара,
   • второй остается у организации-заказчика/покупателя.

После составления документа

После использования документ подлежит обязательному хранению в архиве организации в течение установленного законом срока, по факту окончания которого официальная бумага может быть уничтожена.

Что отметить в акте

Сложившаяся практика выработала определённый перечень обязательных к указанию в документе моментов. К ним относят:

• наименование товара, его количество;
• дата поступления товарно-материальный ценностей заказчику;
• оценочная стоимость повреждённых объектов;
• характер выявленных недостатков;
• способ проведения оценочных мероприятий.

Пошаговая инструкция по составлению акта

Затем прописываем наименование акта и присваиваем ему уникальный номер для документооборота в фирме. Затем отмечаем дату и место составления официальной бумаги.

Переходя к основной части, следует обозначить факт создания специальной комиссии соответствующим приказом директора (дата и номер распоряжения), её кадровый состав. Для каждого члена комиссии указываем его ФИО и должность на предприятии.

Далее члены комиссии определяют какой именно товар и в каком количестве обладает недостатками, описывают, каким именно способом были выявлены дефекты (внешний осмотр, проведение испытания). Этот блок обычно оформляется в виде информационной таблицы.

На этом составление акта подходит к концу. В завершение акта все члены комиссии оставляют свои автографы (с расшифровкой), подтверждая тем самым достоверность и полноту обозначенных в нём сведений, беря на себя ответственность за сделанные выводы.

Кто и когда составляет документ

Акт о выявленных недостатках составляется в ситуации, когда после заключенного договора и проделанной работы Заказчик не удовлетворен результатами.

Если по недочетам нет разногласий, то вопрос составления и подписания документа решается участниками соглашения самостоятельно, без привлечения третьей стороны. Ответственными, назначаются официальные представители исполнителя и заказчика, наделенные соответствующими полномочиями. Сам документ уместно составить стороне – исполнителю.

В том случае если представитель исполнителя, после уведомления, проигнорировал встречу по обсуждению недочетов и составлению акта, тогда его можно составить в одностороннем порядке. Такой документ, с подтверждающими бумагами, может служить серьезным аргументом в суде.

В ситуации, когда исполнитель присутствовал при осмотре недостатков, но не согласился с ними. Потребуется экспертиза. Она подтвердит или опровергнет наличие недочетов.

Основные правила составления

Чтобы составленный документ о выявленных недостатках (недочетах) выполненных подрядных работ не потерял свою правомерность, в нем должны содержаться следующие важные элементы:

• Шапка документа – название, с порядковым номером.
• Дата и место формирования.
• Номер договора и дата.
• Информация о лицах причастных к написанию.
• Сведения об уведомлении исполнителя о наличии недочетов.
• Основная часть.
• Наименования и подписи сторон.

Печать, по закону, не считается необходимым элементом. Таким образом, ее отсутствие не будет считаться нарушением.

Поэтапное составление (образец)

• Наименование акта с порядковым номером
• Дата и место формирования
• Данные о лицах, участвующих в написании акта. Уполномочиваемые документы.
• Наименование основного договора с датой и номером.
• Информация об извещении исполнителя по факту обнаружения недочетов.
• В основной части акта в зависимости от ситуации:
• Перечень обязательств, взятых на себя исполнителем по договору. Стоимость сроки их выполнения.
• Обнаруженные недочеты с суммой убытка (если есть возможность). Дату и обстоятельства, при которых выявили недочеты.
• Заключение экспертизы либо решение комиссии, или другие документы, являющиеся доказательством обнаруженных недостатков.
• Информация о достигнутом сторонами соглашении по устранению недочетов.
• Сроки исправления.
• Если в основном договоре есть пункт, который регулирует действия в сложившейся ситуации, то дать на него ссылку.
• Перечислить приложения к акту, если таковые имеются.
• Подписи представителей заказчика и исполнителя. С расшифровкой и указанием должности.

Образец заполнения

Последствия составления акта

В зависимости от того к какому решению пришли стороны существует несколько исходов возникшей ситуации.

• 38620 просмотров