Должностная инструкция администратора гостиницы

1. Администратор гостиницы принимается на свою позицию и освобождается от неё приказом директора гостиницы.
2. Администратор гостиницы состоит в подчинении у директора гостиницы.
3. Администратор гостиницы должен соответствовать следующим требованиям по квалификации:
   • законченное среднее образование или среднее профильное образование;
   • опыт работы от 1 года в гостиничном бизнесе.
4. В период отсутствия администратора гостиницы его рабочие функции возлагаются на другого служащего, назначенного директором гостиницы.
5. Администратор гостиницы обязан обладать набором знаний и навыков в следующих сферах:
   • законы, регулирующие гостиничный бизнес;
   • методы взаимодействия с гостиничными постояльцами по их поселению и выезду;
   • нормы обслуживания постояльцев гостиницы;
   • принципы документооборота, которые применяются в данной гостинице;
   • принципы поддержания порядка и санитарии в гостиничных номерах;
   • нормы общения с торговыми агентами и посторонними посетителями;
   • кадровый состав гостиничных работников;
   • управленческая структура гостиницы;
   • действующие нормы санитарии и пожарной безопасности;
   • принципы взаимодействия с гостиничным персоналом.
6. Администратор гостиницы руководствуется:
   • актуальным законодательством РФ;
   • соответствующими документами гостиницы;
   • сведениями из данной инструкции.

к содержанию ↑

2. Функции

Администратор гостиницы обязан выполнять следующие обязанности:

1. Участие в комплексе обслуживания постояльцев гостиницы.
2. Расселение клиентов по номерам и контроль их выезда.
3. Отслеживание ситуации с бронированием номеров.
4. Обеспечение необходимого переселения клиентов в другие номера.
5. Взаимодействие с агентами по вопросам размещения в гостинице участников конференций и других коллективных мероприятий.
6. Информирование клиентов по возможности приобретения ими дополнительных услуг.
7. Координация рабочих процессов гостиничного персонала в пределах своей компетенции.
8. Прием и составление соответствующих документов.
9. Помощь клиентам гостиницы в сфере гостиничного обслуживания.
10. Участие в разрешении возможных конфликтных ситуаций с постояльцами, в том числе по качеству обслуживания.
11. Осмотр гостиничных номеров и сбор информации по их состоянию.
12. Информирование руководителя гостиницы по наполненности гостиницы и другим параметрам.
13. Отслеживание ситуации с пожарной безопасностью, санитарией и работой гостиничного оборудования.
14. Мониторинг ситуации с расходными материалами и их запасами в гостинице.

к содержанию ↑

3. Ответственность

Администратор гостиницы может привлекаться к ответственности в следующих случаях:

1. За ущерб, причиненный гостинице из-за невыполнения или ненадлежащего выполнения рабочих функций, в соответствии с нормами трудового законодательства.
2. За игнорирование распоряжений руководства и пренебрежение должностными обязанностями, в соответствии со стандартами, установленными в гостинице.
3. За нарушения действующих законов, в соответствии с теми нормами, которые изложены в действующем законодательстве.

к содержанию ↑

4. Права

Администратор гостиницы наделяется комплексом прав:

1. Координировать работу рядовых работников в пределах своей сферы ответственности.
2. Взаимодействовать с руководством по вопросам улучшения качества обслуживания.
3. Принимать участие в совещаниях персонала, где обсуждаются текущие вопросы функционирования гостиницы.
4. Подписывать документы в сфере своей ответственности.
5. Представлять гостиницу во взаимодействии с постояльцами и другими лицами в пределах своей компетенции.
6. Требовать от гостиничных служащих предоставления, данных и ресурсов, нужных для исполнения своих обязанностей.
7. Требовать от гостиничного руководства создания условий для возможности успешного выполнения своей работы.

к содержанию ↑

Для чего требуется инструкция

В ТК нет понятия должностной инструкции. Но в судебной практике и письмах Роструда она рассматривается как правомочный локальный документ. Поэтому её применение не возбраняется и она используется как приложение к трудовому договору, конкретизирующее понятие трудовой функции, упомянутой в ст.

57 ТК. Также её можно утверждать приказом руководителя как локальную норму. Как основа для составления инструкции могут применяться соответствующие профстандарты или положения квалификационного справочника.

Сам документ применяется для разъяснения работнику его функций, ожидаемых работодателем навыков и других рабочих моментов. Для руководителя пункты инструкции помогают планировать эффективное применение специалиста. Дополнительными плюсами инструкции служит то, что она может применяться в юридических и административных разбирательствах, а также для профилактики и урегулирования конфликтов.

к содержанию ↑

Что нужно помнить при составлении инструкции

Хотя данный документ включается в трудовую документацию почти всеми работодателями, до настоящего времени понятие должностной инструкции и её форма не изложены в законах. В результате многие наниматели, взяв за основу стандартные типы инструкций, просто адаптируют их содержимое под себя. В сегодняшней практике инструкции включают 4 раздела, в которых дается описание соответствующих моментов деятельности служащего:

1. Основной раздел.
2. Функции.
3. Ответственность.
4. Права.

К этим типовым разделам могут быть добавлены и ещё несколько. Вот их примерный перечень:

1. Условия труда.
2. Критерии оценки работника.
3. Должностные связи.
4. Требования к квалификации.

к содержанию ↑

Основные положения

Раздел предназначен для описания общих рабочих моментов. В нем разъясняются такие вещи, как порядок подчинения, требуемая квалификация, лицо, которое нанимает и увольняет специалиста, и некоторые другие. Особую роль тут играет перечень требуемых компетенций, которые должны соответствовать требуемым обязанностям, перечисленным в следующем разделе.

Важно! При наличии нескольких специалистов на одинаковых позициях применяются два подхода в создании документа: «для работника» и «для должности». В первом случае инструкция создается индивидуально, во втором случае создается типовая форма, одинаковая для всех работников.

к содержанию ↑

Функции

Раздел, в котором работодатель перечисляет те обязанности, выполнения которых он ждет от служащего. Список этих функций может сильно отличаться в зависимости от размера гостиницы, типа постояльцев и других моментов.

к содержанию ↑

Ответственность

Обязательная часть, где дается список оснований для возможного привлечения к ответственности специалиста. Стандартно тут 3-4 пункта, хотя крупные работодатели, особенно с международным бизнесом, могут добавить ещё несколько.

к содержанию ↑

Права

В разделе описываются права администратора гостиницы. В зависимости от таких факторов, как размер гостиницы, является ли она самостоятельной или сетевой и других моментов, объем прав может быть изменён.

После написания текста инструкции он должен быть согласован с директором гостиницы и другими ответственными лицами. Как минимум с ней должны ознакомиться юрист и начальник кадровой службы. Только после этого с инструкцией знакомят специалиста.

Заключительным этапом является проставление подписей. Их ставят руководитель гостиницы и сам специалист. Дополнительно могут потребоваться и подписи лиц, с которыми согласовывалась инструкция.

к содержанию ↑

Должностная инструкция администратора гостиницы: ключевые аспекты работы и ответственности

Должностная инструкция является важным документом, определяющим обязанности и ответственности сотрудников в организации. В случае администратора гостиницы, должностная инструкция играет особую роль, так как определяет требования к квалификации, навыкам и процедурам работы, необходимым для эффективной организации работы гостиничного предприятия. В данной статье мы рассмотрим ключевые аспекты должностной инструкции администратора гостиницы и важность ее соблюдения для успешной работы в гостиничной сфере.

к содержанию ↑

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность администратора гостиницы.

1.3. На должность администратора гостиницы назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (по специальности «туризм и сервис») и опыт работы по специальности не менее одного года.

1.4. Администратор гостиницы в своей деятельности руководствуется:

• действующими нормативно-техническими документами;
• уставом, локальными нормативными актами организации;
• настоящей должностной инструкцией, трудовым договором.

1.5. Администратор гостиницы должен знать:

• действующее законодательство РФ, касающееся гостиничного обслуживания;
• правила предоставления гостиничных услуг в РФ;
• правила и методы организации процесса обслуживания клиентов;
• порядок содержания жилых и других помещений гостиницы;
• основы эстетики, этики, психологии и культуру обслуживания посетителей;
• приемы и методы оказания доврачебной медицинской помощи;
• основы экономики, организации труда и управления;
• структуру управления гостиницей, права и обязанности работников гостиницы;
• трудовое законодательство;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

1.6. Администратор гостиницы подчиняется непосредственному руководителю.

к содержанию ↑

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Администратор гостиницы обязан:

2.1. Обеспечивать работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей гостиницы, созданию для них комфортных условий.

2.2. Осуществлять контроль за своевременной подготовкой номеров к приему прибывающих в гостиницу, соблюдением чистоты в гостинице, регулярной сменой белья в номерах, сохранностью имущества и оборудования.

2.4. Давать устные справки, касающиеся предоставляемых гостиницей услуг, расположения городских достопримечательностей, зрелищных, спортивных сооружений и т. д.

2.5. Принимать и оформлять необходимые в деятельности гостиницы документы.

2.6. Осуществлять контроль за исполнением работниками гостиницы указаний руководства.

2.8. Принимать меры к разрешению конфликтов, возникающих при обслуживании проживающих в гостинице.

2.9. Рассматривать претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием клиентов, и проводить соответствующие организационно-технические мероприятия.

2.10. Информировать руководство гостиницы об имеющихся недостатках в обслуживании клиентов, принимать меры к их ликвидации.

2.11. Выполнять отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

к содержанию ↑

ПРАВА

Администратор гостиницы вправе:

3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.5. Запрашивать через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.6. Привлекать с разрешения руководства работников всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него.

3.7. Распределять обязанности между работниками гостиницы.

3.8. Готовить предложения:

• о поощрении работников гостиницы, отличившихся в решении вопросов, входящих в их компетенцию;
• о наложении дисциплинарных взысканий на работников гостиницы за неисполнение и ненадлежащее исполнение ими должностных обязанностей.

3.9. Подписывать и визировать:

• документы внутреннего характера (служебные записки, внутреннюю переписку, отчеты, представления и т. д.);
• документы внешней переписки в пределах своей компетенции.

к содержанию ↑

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Администратор гостиницы несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ и заключенным трудовым договором.

4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ, заключенным трудовым договором.

к содержанию ↑

ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом директора от06.12.2021 № 67.

к содержанию ↑

Ожидаемые навыки и квалификация

Должностная инструкция администратора гостиницы также содержит информацию о необходимых навыках, знаниях и опыте, которыми должен обладать сотрудник. Это может включать умение работать с компьютером и программами для бронирования, знание основных правил гостиничного сервиса и этикета, коммуникативные навыки для работы с гостями, а также знание иностранных языков в зависимости от особенностей гостиницы.

к содержанию ↑

Процессы и процедуры работы

Должностная инструкция администратора гостиницы должна содержать информацию о процессах и процедурах, которые должен соблюдать сотрудник при выполнении своих обязанностей. Это может включать правила приема и размещения гостей, процедуры регистрации и выселения, контроль за состоянием номеров и общественных зон, а также соблюдение правил безопасности и конфиденциальности данных гостей.

Значение соблюдения должностной инструкции

Соблюдение должностной инструкции администратора гостиницы является не только обязанностью сотрудника, но и важным фактором для успешной работы в гостиничной сфере. Строгое следование инструкции помогает обеспечить высокий уровень обслуживания, удовлетворенность гостей и безопасность пребывания. Кроме того, соблюдение инструкции позволяет эффективно организовать работу гостиничного предприятия и предотвратить возникновение проблем и конфликтов.

к содержанию ↑

Предисловие к должностной инструкции

0.1. Документ вступает в силу с момента утверждения.

0.2. Разработчик документа: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.3. Документ согласован: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.4. Периодическая проверка данного документа производится с интервалом, не превышающим 3 года.

Требования к персоналу гостиницы

Безусловно, главная обязанность такого важного сотрудника — это коммуникации. Причём, в работе администратора присутствует интересная двойственность коммуникативных требований. Ведь администратор взаимодействует как с гостями, так и с другими сотрудниками отеля.

И эти два вида коммуникации требуют совершенно разных подходов. В работе с гостями очень важны: учтивость, тактичность, доброжелательность и умение расположить к себе. При взаимодействии с подчинёнными же, администратору надо проявлять лидерские качества, компетентность в вопросах, о которых он говорит, он должен уметь грамотно формулировать и распределять задачи между персоналом.

Из таких требований следует, что администратору важно уметь «переключаться» между разными режимами взаимодействия с людьми, быть социально гибким и уметь находить к каждому индивидуальный подход.

к содержанию ↑

10 идей по использованию пустых помещений в отеле

Давайте попробуем рассмотреть ситуацию из типичного рабочего дня администратора отеля и выявить ещё одну крайне важную обязанность. Представим: холодный зимний день. Администратор за стойкой ресепшена заполняет отчёт, как вдруг разом происходят три вещи: телефон начинает звонить, дверь в отель распахивается и «впускает» в фойе замёрзшего гостя, а одна из горничных подходит к стойке с вопросом об уборке номера.

Что же делать администратору? Эта незатейливая история иллюстрирует ещё одну очень важную обязанность администратора: расставлять приоритеты. Для этого важно досконально понимать все аспекты сферы гостеприимства и уметь незамедлительно реагировать на самые разные ситуации. Наверное, оказавшись в случае описанном выше, администратору стоит забыть про телефон и горничную, и полностью сосредоточить своё внимание на новоприбывшем госте.

Конечно, звонящему наверняка не понравится, что на его звонок никто не ответил. Но ему можно перезвонить чуть позже и извиниться за ожидание. Он точно не будет расстроен так же, как и проигнорированный замёрзший гость, только что вошедший в отель.

Горничная же, совершенно точно сможет подождать, пока администратор освободится. В такой простой ситуации выбор приоритета кажется очевидным, но работнику наверняка придётся столкнуться и с ситуациями посложнее. От того, как администратор будет расставлять приоритеты, зависит имидж вашего отеля.

к содержанию ↑

Как сделать работу администратора гостиницы эффективнее?

Многие обязанности, которые ранее мы доверяли людям, в нашем цифровизованном мире перешли к современным технологиям. Внедрение новых решений для бизнеса в сфере гостеприимства помогут не только более эффективно наладить работу отеля в целом и увеличить прибыльность бизнеса, но и разгрузят персонал, позволяя им сосредоточиться на безукоризненном сервисе. То, что раньше занимало значительную часть времени администратора, теперь будет моментально выполнять программа.

А администратор сможет уделить больше своего времени коммуникациям.

Простым первым шагом к модернизации вашего бизнеса может стать внедрение цифровой системы управления гостиницей. Такая система поможет вам сэкономить и оптимизировать работу вне зависимости от масштабов вашего бизнеса. На примере Bnovo PMS давайте рассмотрим как современные технологии могут сделать работу вашего администратора более эффективной.

Интеграция в ваш бизнес удобной и понятной системы бронирования и менеджера каналов, который позволит управлять вашем номерным фондом сразу на всех площадках вроде booking.com или airbnb, значительно сократит количество времени затрачиваемого на контроль бронирований и поможет избежать овербукинга. Это снимет с администратора большое количество скучной рутинной работы, а значит сделает рабочий процесс приятнее для него. А довольный сотрудник — это продуктивный сотрудник.

Избавление от части рутинных обязанностей позволит администратору ярче раскрыться в сервисе и управленческой деятельности.

Следующая

РазноеГде взять одноразовый код TOTP на Госуслугах для входа