Обновленная форма УПД с 01.10.2025: все изменения и требования
Приказ ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@
Комментарий
ФНС России приказом от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (далее – Приказ № 970) утвердила новые форматы (приложение № 1 к Приказу № 970):
- счета-фактуры,
- универсального передаточного документа (УПД), включающего счет-фактуру,
- УПД.
В первую очередь новый формат позволяет указывать стоимость прослеживаемого товара (без НДС в рублях), это связано с изменениями, внесенными с 01.10.2023 в пп. 19 п. 5 ст.
169 НК РФ Федеральным законом от 31.07.2023 № 389-ФЗ. В новом формате блок подписантов УПД приведен в соответствие с действующим законодательством.
Новый формат документов (5.02) теперь иначе называется – универсальный передаточный документ (был документ о передаче товаров). Это связано с тем, что ФНС России письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры» на нормативном уровне закрепила понятие «универсальный передаточный документ (УПД)».
Также изменилось требование и порядок отражения показателей строки «5а» счета-фактуры. В новом формате указываются наименование, номер и дата документа об отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг), передаче имущественных прав, на основании которого выставлен счет-фактура (без привязки к номеру строки счета-фактуры). В случае включения формы счета-фактуры в форму УПД в наименование вносится запись «тот же», а номер и дата не заполняются.
Кроме того, в формат УПД добавлена возможность указания дополнительных сведений при передаче объектов ОС (амортизационная группа, код вида основных фондов, установленный продавцом (передающей стороной), срок полезного использования бывшего в употреблении ОС, фактический срок полезного использования продавцом (передающей стороной) бывшего в употреблении объекта ОС).
Еще одно новшество – закрепление возможности использования формата УПД:
- для оформления операций по передаче товаров, имущества (в т. ч. являющегося результатом выполнения работ), имущественных прав от одного хозяйствующего субъекта другому хозяйствующему субъекту вне связи с продажами (например, на ответственное хранение);
- для оформления передачи имущества в рамках одного хозяйствующего субъекта;
- для передачи комитенту сведений о факте реализации комиссионером (агентом, действующим от своего имени) товаров комитента (принципала), а также сведений о факте закупки комиссионером (агентом, действующим от своего имени) товаров для комитента (принципала) в рамках договоров комиссии, агентских договоров при осуществлении посредником (комиссионером, агентом) операций от своего имени.
При этом в приложении № 2 к Приказу № 970 приведены без каких-либо изменений форматы, ранее утвержденные приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ (далее – Приказ № 820):
- счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС в соответствии со ст. 169 НК РФ (функция «СЧФ»);
- документа о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав) (функция «ДОП»);
- счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, и первичного учетного документа о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав) (функция «СЧФДОП»).
Это изменение направлено на то, чтобы процесс обмена электронными счетами-фактурами (электронными УПД) регулировался одним нормативным актом.
Обратите внимание, Приказ № 970 вступает в силу с 09.02.2024 и вместе с тем утрачивает силу Приказ № 820. При этом Приказом № 970 предусмотрены переходные положения, целью которых является обеспечение плавного перехода от старого формата (5.01) к новому (5.02). Так, налогоплательщики до 01.04.2025 вправе применять как новые электронные форматы указанных документов, так и старые.
После этой даты обязательному применению подлежат документы по новому формату 5.02.
к содержанию ↑Что изменилось в форматах счета-фактуры и УПД
Поскольку изменений действительно много, выделим ключевые из них.
1. Изменился принцип формирования имени файла.
Если раньше не было возможности передавать в одном документе одновременно прослеживаемые и маркированные товары, то теперь такая возможность появилась.
Для каждой области контроля ввели отдельный идентификатор в имени файла — префикс N с соответствующим значением.
Есть некоторые особенности отражения маркированной продукции, которые нужно учитывать. Например, при передаче такой продукции в префиксе N3 нужно указать значение 1. Если передается табачная продукция или алкоголь, нужно дополнительно указать 1 в префиксе N4 для пива и слабоалкогольной продукции и 1 в N5 для табачной, никотиносодержащей продукции и сырья.
Сравнение изменений в формировании имени файла:
Было
Стало
- R_Т — префикс, принимающий значение:
- ON_NSCHFDOPPR в общем случае;
- значение ON_NSCHFDOPPRMARK, при наличии в документе маркированных товаров (структура НомСредИдентТов);
- значение ON_NSCHFDOPPRPROS, при наличии в документе товаров, подлежащих прослеживаемости (структура СведПрослеж).
- R_Т — префикс, принимающий только значение ON_NSCHFDOPPR
- N1 — 36 символьный GUID (в 820 это была N);
- N2 — наличие в документе прослеживаемых товаров;
- N3 — наличие в документе маркированных товаров;
- N4 — наличие в документе маркированной табачной и никотиносодержащей продукции и сырья;
- N5 — наличие в документе маркированных пивных напитков и слабоалкогольной продукции;
- N6 — наличие в документе нефтепродуктов;
- N7 — добавили на будущее, пока будем заполнять «00».
Мнение экспертаРубцов Александр ФеликсовичВажно отметить, что согласно методическим рекомендациям, опубликованным на сайте Честного знака, не допускается передача в одном документе сведений о товарах в поэкземплярном учете из разных сочетаний товарных групп.
2. Расширились сценарии применения форматов.
Для этого были добавлены элементы, отражающие специальные обстоятельства формирования документов. Полный перечень кодов таких обстоятельств опубликован на сайте ФНС. Например, теперь в УПД можно отражать перемещение товаров внутри организации или передачу на ответственное хранение
3. Форматами введен новый элемент, отражающий стоимость прослеживаемых товаров. Это связано с тем, что 18.01.24 вступило в силу постановление Правительства от 15 декабря 2025 г.
№ 2162, которое вносит изменения в положение о национальной системе прослеживаемости товаров.
Важно отметить, что так как к операциям с прослеживаемыми товарами отнесли передачу (получение) продукции в составе выполненных работ, такие операции необходимо отражать в электронных УПД и передавать через операторов ЭДО.
Если компания в течение переходного периода перейдет на формат, утвержденный приказом 970, то будет обязана соблюдать требования законодательства и заполнять обязательный реквизит прослеживаемости.
Так как форматы корректировочных документов еще не обновлялись, ФНС выпустила письмо с разъяснениями.
Рекомендуется при необходимости корректировки документов, отражающих операции с прослеживаемыми товарами, использовать текущие форматы корректировочных документов, не внося изменений в графу 14 счета-фактуры.
Текущий формат корректировочных документов закреплен в приказе ФНС от 12.10.2020 N ЕД-7-26/736@
Если говорить о печатной форме счета-фактуры и корректировочных документов, то в них скоро должна появится новая графа 14. Изменения в постановление Правительства 1137, регламентирующего печатную форму счета-фактуры, пока не опубликованы.
4. Достаточно много изменений претерпел блок «Подписант».
Он был приведен в соответствие с действующим законодательством, регламентирующим использование машиночитаемых доверенностей с электронной подписью физлица. Теперь в блоке нужно отражать тип подписи, способ подтверждения полномочий, сведения о доверенности и способ ее передачи.
5. Изменились требования и порядок отражения строки «5а» счета-фактуры.
Мнение экспертаРубцов Александр ФеликсовичВ формате указываются: наименование товара, номер и дата документа, подтверждающего отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг, передача имущественных прав, на основании которых был выставлен счет-фактура.
Исключена необходимость указывать порядковые номера строк счета-фактуры, соответствующие конкретным документам об отгрузке товаров, на основании которых выставлен счет-фактура.
6. Изменения коснулись и адресного блока. Он приведен в соответствие со структурой адресов в государственном адресном реестре.
7. Появилась возможность ссылаться на исправляемый УПД.
При внесении исправлений можно включить в файл обмена информацию об имени файла исправляемого документа. Для этого в формат были добавлены специальные атрибуты.
Формат претерпел множество корректировок, и здесь мы обозначили лишь некоторые из них. С другими изменениями можно ознакомиться в письме ФНС от 04.03.2024 № ЕА-4-26/2486@, которое содержит рекомендации по работе с новым форматом.
к содержанию ↑Какую печатную форму использовать сейчас
При разработке печатной формы УПД и счета-фактуры нужно опираться на постановление Правительства от 26.12.2011 №1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».
В печатной форме никаких изменений не произошло, но ожидается в скором времени. Пока используем существующую печатную форму.
Когда закончится переходный период
До 01.04.2025 все налогоплательщики должны будут перейти на новый формат — версию 5.02.
Во время переходного периода можно использовать:
- формат в соответствии с приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, версия 5.01, который перенесли в приложение №2 к текущему приказу ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@;
- формат версии 5.02, в соответствии с приложением №1 приказа № 970.