Опись вложения, форма Ф 107
Деловой документооборот постепенно переходит в электронный формат, но бумажная корреспонденция до сих пор в ходу. Иногда отправителю надо доказать, что он отправил почтой определенные документы, поэтому обычного письма будет недостаточно. В таких ситуациях при отправке надо оформить опись вложения Ф 107.
Письма с документальными вложениями отправляют через Почту России, которая является Федеральным государственным предприятием. Почтовые квитанции в данном случае признаются официальными документами, которые подтверждают срок отправки и состав содержимого письма.
В частности, такой способ применяется при переписке с контрагентами, для претензионной и судебной работы, отправки налоговой отчетности. Однако, если говорить о декларациях, то судя по приказу ФНС от 08.07.2019 N ММВ-7-19/343@, отсутствие описи не является основанием считать отчетность неподанной или поданной с опозданием. В этом случае дата подачи декларации определяется по штемпелю на конверте.
к содержанию ↑Бланк и образец заполнения описи вложения
Форма бланка описи вложения утверждена приказом АО «ПОЧТА РОССИИ» от 21 июня 2022 г. N 230-п.
Заполнить бланк можно сразу от руки на почте, но есть и более удобный вариант. Уже несколько лет Почта РФ регистрирует пользователей для выдачи корреспонденции по СМС-коду. После регистрации в личном кабинете на официальном сайте вы можете воспользоваться разными онлайн-сервисами.
Один из них предназначен как раз для заполнения описи вложения.
Распечатайте готовую опись и отдайте его вместе с письмом сотруднику почтового отделения.
к содержанию ↑Как отправить и получить письмо с описью вложения
Корреспонденция с описью вложения предъявляется для отправки в открытом виде. Кроме самого письма подают два экземпляра заполненной формы Ф 107.
Сотрудник Почты РФ сверяет с описью название и количество вложенных документов, проставляет штамп с датой и свою подпись. Услуга эта платная, окончательная стоимость будет зависеть от веса письма и заявленной ценности вложения. Один экземпляр описи отдают отправителю.
Его надо хранить вместе с почтовой квитанцией в качестве подтверждающего документа.
При получении письмо с описью вложения выдается в запечатанном виде. При желании получатель может попросить сотрудников Почты РФ вскрыть конверт, чтобы убедиться в полноте вложения документов в письмо.
Если оператор обнаружит расхождение содержимого с описью, то он должен составить акт. Расследование может длиться до двух месяцев, в случае утери документов Почта РФ обязана выплатить компенсацию. Если же письмо не было вскрыто в присутствии почтового работника, претензии к содержимому предъявить невозможно.
к содержанию ↑Заказное или ценное
В настоящее время Почтой России предлагаются для удобства отправителей различные виды оформления отправок, среди которых можно выделить заказное письмо и ценное письмо.
Заказное письмо относится к регистрируемым отправлениям, то есть проходит специальную процедуру присвоения трек-номера, по которому в будущем получатель и отправитель письма могут отследить его пересылку до места назначения.
Заказное письмо может быть оформлено с дополнительными услугами, например, уведомление о вручении (подробнее о нем можно прочитать в соответствующем материале нашего сайта).
Заказное письмо с описью вложения по правилам Почты России не оформляется.
Ценное письмо также относится к регистрируемым видам отправления, однако от простого заказного письма его отличает:
- стоимость — она чуть выше;
- возможность составления описи вложения в письмо;
- объявленная ценность;
- возможность оформления наложенного платежа.
Под объявленной стоимостью письма понимается заявленная отправителем ценность его содержимого.
к содержанию ↑Оформление отправки с описью вложения
Для оформления описи внутреннего вложения в письмо на Почте России существует бланк установленного образца формы ф.107, который будет предложено заполнить отправителю. Для отправки писем за рубеж используется бланк формы CN 07.
Документ должен быть оформлен в двух экземплярах: один останется у отправителя, второй будет вложен в конверт, поскольку предназначается получателю.
В форму потребуется внести следующие данные:
- наименования всех документов, которые вкладываются в конверт. Необходимо идентифицировать их как можно точнее, например, вместо «свидетельство о браке» указать «свидетельство о браке Иванова И.И. и Петровой А.А.», вместо «справка» указать «справка о составе семьи от 11.12.2022 года»;
- объявленную ценность для каждого документа, вложенного в письмо. Здесь все остается исключительно на усмотрение отправителя: можно указать и 1 рубль и 10 000 рублей;
- под таблицей указывается итоговое количество предметов и их общая ценность;
- ниже указываются данные отправителя и его подпись.
Если опись не умещается в один бланк, то вкладываются два и более бланка, которые нумеруются. Вносить исправления в бланки запрещено. При необходимости внесения изменений бланк должен быть переписан.
После заполнения формы письмо не заклеивается, а вместе с описью вложения предоставляется для проверки сотруднику Почты. Он сличит данные, указанные в описи, с тем, что на самом деле положено в конверт, и сделает отметку в разделе «Проверил». Таким образом на описи появится заверительная надпись, свидетельствующая о том, что в письме содержится именно то, что указано в описи.
После проверки письмо заклеивается, отправитель оплачивает страховку, которая рассчитывается исходя из установленного Почтой тарифа для каждого неполного рубля стоимости, а также услугу «Проверка вложения», которая выполняется сотрудником отделения Почты в присутствии получателя.
к содержанию ↑Если содержимое потерялось
Получив письмо с описью вложения, получатель вскрывает его сразу же, в почтовом отделении, в присутствии сотрудника Почты. Делается это обязательно, вне зависимости от того, нарушена или нет целостность полученного конверта. Содержимое сверяется с тем, что указано в описи, после чего получатель может забрать письмо.
Если чего-то не хватает, то сотрудник почты и получатель письма составляют акт, и в течение двух месяцев проводится проверка.
Если по прошествии этого срока содержимое письма не будет найдено, его стоимость оплачивается отправителю в полном или частичном объеме (в зависимости от объявленной ценности).
к содержанию ↑Письмо с описью вложения и уведомлением: Образец и Инструкция 2025
Письмо – это почтовое отправление с письменным сообщением. По виду может быть простым, заказным или с объявленной ценностью. В данной статье я подробно расскажу о том, как отправить заказное письмо, в том числе — с уведомлением и с описью вложения.
Итак, простые письма чаще всего используются для обмена письменными сообщениями между частными лицами. Обычное письмо в обычном конверте или поздравительная открытка – относятся к простой письменной корреспонденции. Чтобы отправить ее, достаточно опустить конверт в синий почтовый ящик Почты России.
Предельный вес такого почтового отправления должен составлять не более 20 г.* При отправке — отправителю не вручаются никакие подтверждающие документы (чек, квитанция). Соответственно, если простое письмо будет утеряно, то Почта России никакой ответственности нести не будет.
Заказное письмо предназначено для пересылки важных документов, бланков, квитанций, фотографий. Данный вид почтового отправления является регистрируемым, соответственно оно регистрируется в системе и ему присваивается почтовый идентификатор (трек-номер). Отправка осуществляется непосредственно в отделении Почты России через оператора.
Стоимость несколько дороже, чем в случае с простой письменной корреспонденцией, но зато отправитель получает гарантию, что отправление точно будет доставлено адресату. Вручение заказного письма производится лично в руки адресата под роспись. Предельный вес должен составлять не более 100 г.
Если почтовое отправление весит больше 100 г., то оно автоматически попадает в категорию «бандероль».
Заказное письмо может быть отправлено одновременно с уведомлением о вручении или без него. Если вы хотите указать объявленную ценность или произвести отправку с описью вложения содержимого конверта, то вам необходимо отправлять не заказное, а ценное письмо.
Что такое «заказное письмо с уведомлением о вручении»? Данный вид отправления предполагает, что письмо будет направлено адресату как заказное, то есть адресат получит его лично в руки, а отправитель в свою очередь получит уведомление, подтверждающее факт получения адресатом. Соответственно, если вы хотите отправить заказное письмо, и точно убедиться, что оно получено адресатом – необходимо отправлять именно заказное письмо с уведомлением.
Но помните, что бланк уведомления о вручении отправляется вместе с заказным письмом, а после получения корреспонденции получателем — бланк пересылается обратно отправителю (вам). Соответственно вернётся к вам этот документ, и вы узнаете, что ваше отправление попало адресату (или его законному представителю) точно в руки, лишь через определенное время.
В недавнее время у Почты России появилась услуга СМС-уведомления, то есть можно воспользоваться этой услугой. Для почтовых отправлений стоимость одного СМС-сообщения 10 рублей.
Что такое «ценное письмо с описью вложения»? Начнем с того, что для «ценного письма» отправитель указывает «объявленную ценность», поэтому этот вид письменной корреспонденции и называется «ценным». Если отправление будет повреждено или утеряно, то Почта России полностью или частично компенсирует сумму объявленной ценности.
«Ценное письмо с описью вложения» предполагает то, что содержимое отправления будет описано отправителем в специальном бланке (ф.119). В момент получения ценного письма с описью получатель в почтовом отделении при операторе вправе вскрыть конверт и проверить его содержимое, которое должно полностью соответствовать документу описи вложения.
Помните, если вы являетесь отправителем ценной корреспонденции, то конверт необходимо предоставлять оператору в открытом виде. Сотрудник почты должен убедиться, что вложение полностью соответствует тому, что вы указали в бланке.
к содержанию ↑Как отправить заказное письмо
Отправить заказное письмо можно в любом отделении Почты России. Сложного в этом ничего нет, заполнять дополнительные бланки не нужно.
- Обратитесь в операционное окно в отделении почты и купите нужного размера конверт. Максимальный размер конверта 229х324 мм, то есть чуть больше листа бумаги формата А4.
- На конверте необходимо указать индекс и адрес отправителя и получателя.
- Оператору говорим о желании отправить заказное письмо и всё. После оплаты услуги вы получите чек, на котором будет указан трек-номер, с помощью которого можно будет отследить движение почтового отправления вплоть до его выдачи.
Как отправить заказное письмо с уведомлением о вручении
Процесс отправления письменной корреспонденции с уведомлением о вручении точно такой же, как и в предыдущем случае. Единственное отличие заключается только в том, что помимо заполнения адресной информации на конверте, вам необходимо будет дополнительно заполнить бланк «Уведомление о вручении» (форма 119). Данный бланк можно получить бесплатно в отделении почты.
Пример заполнения данной формы приведен на картинке ниже. Для наглядности информация, которую необходимо указать отправителю, выделена красным цветом:
На лицевой стороне формы «Уведомления о вручении» необходимо указывать именно Ваши данные (имя, адрес, индекс), т.к. получателем этого уведомления будете Вы, а не адресат Вашего письма.
к содержанию ↑Как отправить ценное письмо с описью вложения
Отправка ценного письма с описью вложения осуществляется точно также, как и оформление обычной заказной корреспонденции. Отличие заключается только в том, что дополнительно необходимо будет заполнить бланк «Опись вложения» (форма 107). Данная форма выдается бесплатно в отделении почты при запросе отправителя.
Опись вложения — это дополнительная услуга, которой вы можете воспользоваться или не использовать, если вам это не требуется.
Для того чтобы отправить ценное письмо с описью вложения, вам необходимо будет указать все данные на конверте, а также заполнить две формы с описью вложения. Заполнять нужно будет именно два бланка, так как один остается у отправителя, а второй получает адресат. Соответственно на основе этого документа получатель сможет проверить содержимое вашего отправления.
Пример заполнения бланка ф.107 приведен на картинке:
При отправке ценной письменной корреспонденции с описью вложения предоставляйте конверт оператору в незапечатанном (открытом) виде. Оператор должен проверить соответствие содержимого с описью вложения.
Заказное письмо: сроки доставки и стоимость
Сроки доставки заказных писем примерно такие же, как и срок пересылки других почтовых отправлений, включая посылки и бандероли. У Почты России есть контрольные сроки, на которые и следует опираться. Подробнее об этом я уже писал ранее в статье про отправку посылок наложенным платежом.
Если есть желание, чтобы ваша письменная корреспонденция дошла быстрее, то ее необходимо отправлять 1 классом. Отправка 1 классом наиболее актуальна между населенными пунктами, между которыми имеется авиасообщение. Отправлять данным способом в черте одного города или области — не совсем целесообразно.
Что касается стоимости отправки заказного письма, то цена зависит от многих факторов: вес, с уведомлением или без него, с описью вложения или без нее. Подробнее смотрите на официальном сайте Почты России.
* Вес простого письма может быть выше 20 г., но не превышать 100 г. За каждые последующие полные или неполные 20 г веса взимается дополнительная плата.
Как заполнить опись вложения, отправляя ценные документы почтой
Опись вложения — это специальная форма, которая заполняется отправителем при необходимости или по желанию. Этот документ довольно простой, но он требует внимательности и аккуратности. Расскажем, как заполнить опись вложения в ценное письмо онлайн, где взять бланк для заполнения вручную и на что обратить внимание.
Как правильно заполнить бланк
Если вам необходимо отправить посылку или письмо с ценными документами, можно воспользоваться двумя способами.
- Можно опись вложения заполнить онлайн.
- Можно распечатать бланк или взять его в отделении и заполнить вручную.
Каким способом вы воспользуетесь, не имеет большого значения, потому что в самом конце документ вы подписываете лично, и сомневаться в его подлинности никто не будет.
Однако с точки зрения экономии времени первый способ — заполнить онлайн бланк описи вложения (ф 107, бланк) — лучше. Потому что в отделение необходимо принести два одинаковых списка: один останется у отправителя, а другой вышлют адресату. Если вы заполняете перечень вручную, то придется дублировать записи.
А когда вы заполняете список на сайте, то при скачивании для дальнейшей печати получаете два совершенно одинаковых перечня, которые останется только подписать.
Рассмотрим детально, как как заполнить опись вложения онлайн. Переходим по сайт Почты России и попадаем на такую страницу:
Начинаем заполнять построчно:
- ФИО или наименование организации;
- наименование предметов;
- их количество;
- объявленная ценность.
Обратите внимание, что наименования предметов желательно указывать полностью и корректно. Если вы отправляете в ИФНС налоговую декларацию, то желательно так и написать:
«оригинал налоговой декларации»,
если это копия договора об оказании услуг, то надо указать
«копия договора об оказании услуг».
Другие подробности — допустим, дата составления декларации или вторая сторона договора — не нужны. Исключения составляют облигации государственных займов и лотерейные билеты. О них сообщают номера, серии, номинальную стоимость и даже сумму выигрыша, если билеты выигрышные.
Если вещей много и строк не хватает, можно использовать дополнительные листы.
Многих интересует, как оценивать пересылаемые вещи и документы и обязательно ли объявлять какую-то ценность. Это делается по желанию, причем отправитель указывает любую стоимость. Возможно, один оценит копию договора об оказании услуг в 1000 рублей, а для другого налоговая декларация и на 10 рублей не потянет.
Кроме того, не исключено, что кто-то просто не хочет, чтобы получатель увидел стоимость предметов. В таком случае для адресата поля с объявленной ценностью допустимо оставить незаполненными. В целом же объявленная стоимость используется для расчета компенсации ущерба отправителя, если выяснится, что какой-то документ или предмет не доставлен.
Но вернемся к заполнению формы. После того как вы перечислили всё содержимое и указали ценность каждого документа/вещи, необходимо подсчитать общую ценность. Еще один плюс онлайн-сервиса — он сам посчитает сумму.