Счет 71 в бухгалтерском учете
Счет 71 в бухгалтерском учете — это отдельный бухсчет, предназначенный для отражения сумм, выданных подотчет работникам компании. Разберемся в особенностях его применения, обозначим проводки и правила их составления.
Что отражать на счете 71
Приказом Минфина РФ № 94н утверждено, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для отражения операций по выдаче и возврату подотчетных сумм.
Что такое подотчет? Это определенная сумма денежных средств организации, которая передается работнику на конкретные цели. Причем назначение расходов и срок подотчета строго ограничены. По истечению отведенного времени подчиненный должен предоставить отчет о произведенных расходах.
Простыми словами, деньги выдаются авансом, но с условием, что работник предоставит отчет — в этом суть подотчета.
Например, секретарю компании выдали из кассы 100 рублей подотчет на покупку конверта и отправку письма. Когда подотчетный работник отправит письмо, на почте ему выдадут квитанцию или чек. Именно эти платежные документы секретарь приложит к отчету, чем подтвердит факт целевого израсходования средств.
На какие цели можно выдать подотчет:
- Аванс по командировочным расходам. Актуально, когда работника направляют в служебную поездку. В состав командировочных входит оплата проживания и проезда, суточные и иные траты в пути.
- Расходы на хозяйственные нужды компании. Деньги могут быть выданы на любые цели, начиная с покупки лампочки в подсобку, заканчивая строительными материалами для капитального ремонта.
- Расчеты с контрагентами. Например, выдача денег подотчет для оплаты услуг сторонних организаций. Операция используется все реже, так как безналичный расчет гораздо удобнее.
- Иные цели, закрепленные решением руководства компании. Директор вправе распорядиться выдать подотчет на любые цели. Например на покупку техники, исключительных прав, программных продуктов и прочего.
ВАЖНО!
Займы и кредиты работникам нельзя отражать на счете 71. Для этого в бухгалтерском учете предназначен отдельный счет — 73. Некоторые компании, желая упростить учет и уклониться от налогов, оформляют краткосрочные кредиты работникам через 71 счет.
Это нарушение.
к содержанию ↑Правила выдачи денег подотчет
Организация обязана самостоятельно разработать и утвердить порядок расчетов с подотчетными лицами. Например, обозначив единые положения в приложении к учетной политике. Лимиты и нормативы компания рассчитывает в индивидуальном порядке.
Ключевые требования к ведению расчетов с подотчетными лицами:
- Деньги можно выдать только работнику компании. То есть подотчетные лица (счет 71 используется только в этом случае) должны быть определены отдельным приказом руководителя.
- Средства могут передаваться наличными из кассы либо безналичным перечислением. Какой именно способ будет использоваться в расчетах с подотчетными лицами, закрепите в учетной политике.
- Максимальная сумма к выдаче в подотчет может быть закреплена отдельным приказом руководства.
- Лимиты по командировочным расходам в подотчет в части суточных рекомендовано утвердить отдельно.
- Срок предоставления отчета по подотчетным деньгам также закрепите в положении или в учетной политике.
- Все расчеты с подотчетными лицами (счет 71) должны быть подтверждены документально. Для этого к отчету прикладываются чеки, накладные, билеты, квитанции и прочая документация.
Деньги выдаются на основании письменного заявления работника либо по приказу начальства. Получатель обязан расписаться в расходном кассовом ордере, если средства выдаются наличными из кассы. Совершая закупки или находясь в командировке, подотчетный сотрудник должен сохранять все квитанции и чеки, чтобы отчитаться за полученный аванс.
По возвращении из поездки либо по окончании закупки подчиненный составляет авансовый отчет. К отчету прикладываются подтверждающие документы. Срок составления отчета по подотчетным деньгам — 3 дня.
Характеристика счета 71
71 счет бухгалтерского учета считается активно-пассивным счетом. Это значит, что остатки бухсчета могут иметь как дебетовый, так и кредитовый остаток на конец отчетного периода. Это значит, что на конец месяца долг может числиться за работником.
Например, подчиненный только получил аванс и еще не успел отчитаться.
Также задолженность может числиться и за компанией. Например, если работник потратил собственные средства на обеспечение хозяйственных нужд или в командировке. Перерасход отражается в учете уже после того, как сотрудник предоставил авансовый отчет и подтвердил свои издержки документально.
к содержанию ↑Дебет и кредит счета 71: что отражать
Что отражаем по дебету счета 71
Что указываем в кредите бухсчета 71
71 счет по дебету — это та сумма, которая была предоставлена работнику компании авансом на конкретные расходы. То есть это деньги, которые сотрудник получил в подотчет.
Например, кассир выдает наличные из кассы. Остаток по счету 50 «Касса» уменьшается — отражается оборот ко кредиту сч. 50. И одновременно отражается дебетовый оборот по сч. 71 — работник получил подотчетные средства.
До того как подчиненный предоставит авансовый отчет, за ним будет числиться аванс — дебетовый остаток по сч. 71.
Либо дебетовый остаток образуется, если сотрудник отчитался на меньшую сумму, чем получил аванс. Остаток следует вернуть в кассу организации.
В кредите счета отражаем расходы подотчетного лица, подтвержденные документально. То есть работник сдал авансовый отчет, а руководитель его проверил и утвердил.
Затем бухгалтер принимает операции к учету — начисляет расходы по отчету. Расходование средств отражается по кредиту бухсчета 71. Одновременно уменьшается и дебетовый остаток по счету.
Итогом операции может стать остаток по кредиту, если подотчетный работник потратил свои деньги на расходы компании. Этот долг компания обязана погасить. То есть выплатить сумму кредитового остатка подотчетному лицу.
Бухгалтерские проводки по счету 71
Разберем, как правильно составлять проводки по 71 счету. Приведем типовые операции, корреспонденцию счетов. Обозначим, какие документы оформить при проведении операции.
Взаиморасчеты 1С 8.3 с подотчетными лицами в 1С:Управление производственным предприятием 8
Взаиморасчеты 1С 8.3 с подотчетными лицами в 1С:Управление производственным предприятием 8 автоматизированы. В общем случае они оформляются в два этапа, каждый из которых предполагает использование документов соответствующего вида. Этап 1: Учет выданных подотчетному лицу денежных средств. Правильное оформление выдачи денежных средств в подотчет подотчетному лицу оформляется документом «Расходный кассовый ордер» или «Платежное поручение исходящее».
Для этого важно указать сумму, которую выдали, и 1С подотчетника. 
Этап 2: Учет расхода денежных средств подотчетным лицом. Вторым этапом необходимо отразить порядок расходования денежных средств 1С подотчетником с помощью документа 1С «Авансовый отчет».
2. Частые случаи при общении с 1С подотчетниками
В случае если выданного сотруднику аванса оказалось недостаточно, в долгу (перед сотрудником) оказывается организация. Погашение такого долга регистрируется документами: «Расходный кассовый ордер» или «Платежное поручение исходящее». 
Если у сотрудника остались неиспользованные денежные средства, сотрудник может вернуть деньги в кассу организации.
В этом случае формируется документ «Приходный кассовый ордер» или «Платежное поручение входящее». В поле «Документ» необходимо указать документ, по которому были получены деньги под отчет сотрудником. 
Оценить такие задолженности в 1С:Управление производственным предприятием 8 можно с помощью отчета «Ведомость по взаиморасчетам с подотчетными лицами».
Если не знаете, где данный отчет находится и в каком разделе, то можно зайти Меню-Операции-Отчеты и найти отчет «Ведомость по взаиморасчетам с подотчетными лицами». Если в вашей работе возникли вопросы о 1С 8.3 взаиморасчетах с подотчетными лицами, то оставляйте заявку на нашем сайте. Мы вам обязательно поможем! Специалист компании ООО «Кодерлайн» Кирилл Щербаков.
к содержанию ↑Вас могут заинтересовать следующие статьи:
94 [PROP_CODE] => TAGS2 [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие семинары: ) —> 95 [PROP_CODE] => TAGS [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие вебинары: ) —>