Запрос о предоставлении информации
Правом запроса информации обладают все субъекты гражданского права, то есть физические и юридические лица. Однако необходимо понимать, что речь идёт только о тех сведениях, которые доступны запрашиваемому. На пути к получению данных можно встретить препятствие в виде государственной, служебной, коммерческой тайны.
Также здесь используется ФЗ «О персональных данных», который не позволяет операторам разглашать полученные в ходе сбора сведения. О том, как правило составить согласие на обработку персональных данных, мы рассказали в другом нашем тексте.
Всех субъектов, запрашиваемых данные, можно условно разделить на две категории: обладающие правом и не обладающие правом. Следовательно, ответить на запрос первой категории получатель письма обязан, а вот по поводу второй решение принимается в индивидуальном порядке. Если ни один нормативный акт не обязывает, но и не запрещает предоставлять запрашиваемые данные, они вполне могут быть выданы.
к содержанию ↑Рассказываем, как правильно составить запрос
Руководствуясь положениями № 59-ФЗ, а также устоявшимися правилами делового документооборота, начинаем составление запроса с обозначения, кому и от кого он направляется. В первую очередь прописываем сведения о получателе, а затем и об отправителе. В правом верхнем углу листа бумаги укажем ФИО руководителя организации, занимаемую им должность, а также полное название частной фирмы или государственного учреждения.
Здесь же оставляем аналогичный набор сведений о себе как о заявителе.
Следующим шагом мотивируем, почему нам необходимы запрашиваемые сведения. Следует отметить, что мотивация необходимо лишь в некоторых ситуациях. Если речь идёт об открытых сведениях, этот блок можно пропустить.
Ниже по документу пишем слово «прошу» и оставляем полный перечень необходимых к получению сведения. Все из них можно оформить в столбик, по списку.
Примерный образец
На этом моменте работа по составлению запроса подходит к завершению. Заверяем его «живым» автографом составителя, направляем получателю выбранным способом. Даже в том случае, если вторая сторона откажется выдавать информацию, она направит в качестве ответа мотивированный отказ.
Это прямое требование № 59-ФЗ, актуальное для всех государственных ведомств (прокуратура, Роспотребнадзор, ИФНС и так далее).
к содержанию ↑Кем составляется запрос
Отправителем запроса о предоставлении информации может быть как физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, так и организация.
В случае если автором запроса является физическое лицо, запрос оформляется на обычном листе бумаги и подписывается самим же обратившимся за информацией лицом.
В организации запросы, как правило, составляются исполнителями, то есть руководителями соответствующих подразделений, оформляются на фирменном бланке с реквизитами организации и подписываются уполномоченным лицом: руководителем или заместителем руководителя организации.
Согласно правилам делопроизводства переписка между организациями осуществляется на уровне первых руководителей организации. Запросы более частного характера в рамках одной организации могут оформляться как служебная переписка.
Сроки рассмотрения запросов
В зависимости от того, как и куда направляется запрос, сроки их удовлетворения и, следовательно, предоставления информации могут варьировать. Следует помнить, что:
- если запрос направляется в организацию физическим лицом, то по общему правилу срок направления ответа на запрос составляет не более 30 календарных дней;
- если запрос адресуется нижестоящей организации, то орган-отправитель запроса может указать конкретный срок;
- законодательством и местными нормативными актами, а также заключенными договорами могут быть предусмотрены особые сроки исполнения по отдельным видам запросов.
Как правильно написать письмо-запрос
В деловом документообороте достаточно распространенным является письмо-запрос. Его составляют в тех случаях, когда одно лицо желает получить определенные сведения от другого лица. Образец, готовые примеры и рекомендации по его написанию приводятся в статье.
Разновидности и образцы составления: 5 вариантов
Поскольку информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, разновидностей образца письма-запроса существует не менее 5. Они классифицируются по разным основаниям – в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от сути просьбы (уточнение информации об условиях договора, запрос на получение копий документов и т.п.). Далее рассмотрены наиболее распространенные виды.
к содержанию ↑О предоставлении информации
Это один из самых популярных видов послания – организация просит предоставить не документы, а определенные сведения, например:
- прайс-лист;
- условия акции, предоставления скидок;
- технические характеристики товара и т.п.
В этом случае необходимо максимально конкретно сформулировать свою просьбу – например, если речь идет об уточнении сведений о товаре, подробно прописывают название, марку, артикул и другие реквизиты.
О подтверждении информации
В этом случае запрашивают выписки из разных документов (например, из приказов о приеме или увольнении с работы). Причина составления письма-запроса связана с необходимостью подтвердить те или иные сведения (например, работал ли сотрудник в тот или иной период, когда был уволен и т.п.).
О предоставлении документов
В этом случае компания нуждается в предоставлении документов (как правило, речь идет о копиях). Указывают конкретное название каждой бумаги. Если необходимо, дополнительно формируют просьбу о заверении копий (подпись и печать организации на каждой странице).
В этой же категории отдельно можно выделить письмо-запрос, в котором компании просит предоставить образец акта сверки. Документ нужен для проверки наличия/отсутствия задолженности или переплаты по конкретным платежам.
Запрос в налоговую инспекцию
Обычно такой документ составляется от имени главного бухгалтера. Необходимо получение пояснений по тем или иным нормам налогового законодательства, раскрытие персональных данных на основании исполнительного листа и др.
