3.1 Общие понятия

2.7.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы федерального органа исполнительной власти.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет служба ДОУ.

2.7.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

2.7.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

2.7.1.4. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ.

2.7.1.5. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

Наименование федерального органа исполнительной власти.

Наименование вида документа — приказ.

Дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Об утверждении временной Инструкции по делопроизводству

в центральном аппарате Федеральной налоговой службы

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу. «.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Место расположения виз аналогично их расположению на указах (распоряжениях) Президента Российской Федерации.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля.

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель федерального органа исполнительной власти, а в его отсутствие — лицо, его замещающее.

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

2.7.1.6. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа — приказ — располагается центрованно;

дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Образцы оформления приказов и распоряжений приведены в Приложениях N 5 — 7.

к содержанию ↑

Что есть копия документа?

В соответствии с пунктом 29 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», под копией следует понимать документ, целиком и полностью воспроизводящий информацию подлинного документа, а также все его внешние признаки или их часть, не имеющий юридической силы. Кроме того, копией документа считается ксерокопия, выполненная как на черно–белом, так и на цветном принтере, необходимое количество раз, точно воспроизводящая подлинный документ.

Помимо определения копии существует и понятие «заверенная копия», под которой понимается копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Оба определения наглядно демонстрируют необходимость соблюдения порядка заверения копии, поскольку в противном случае она не будет служить поставленным целям и задачам.

к содержанию ↑

Копии документов для работника и контрагента

Копии документов могут выдаваться как внутри организации, например, работникам, так и вне ее пределов – партнерам, контролирующим органам и т.д. В связи с чем статья 62 действующего Трудового Кодекса РФ предусматривает следующее правило: не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником соответствующего письменного заявления работодатель обязан выдать ему копии документов, связанные с работой, например, выписку из трудовой книжки, копию приказа о приеме на работу, копию приказа о переводе на другую работу или об увольнении. Работодатель должен также предоставить в трехдневный срок работнику справку о заработной плате, а также справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и другие.

Перечень документов, которые должны быть предоставлены по требованию работника в трехдневный срок остается открытым, а это означает, что работник может запросить копию любого другого документа, который, по его мнению, содержит информацию о его трудовой деятельности у конкретного работодателя. Кроме того, к копиям таких документов применяются правила о надлежащем заверении, а также нормы Закона «О персональных данных». Таким образом, если в документе, копия которого необходима работнику для решения вопросов, касающихся его прав и законных интересов, содержатся персональные данные других граждан, то необходимо выдать не копию документа, заверенную надлежащим образом, а выписку из него.

Порядок выдачи и засвидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, установлен в Указе Президиума Верховного Совета СССР N 9779-X от 4 августа 1983 года. В соответствии с данным нормативным актом, организации по заявлениям граждан выдают копии документов, исходящих от них, если они необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов лиц к ним обратившихся. Именно этот Указ установил знакомое многим правило выдавать копии документов на фирменных бланках предприятий, учреждений и организаций.

Точно так же работодатели могут выдавать имеющиеся в их распоряжении копии документов других юридических лиц, при условии, что получить запрашиваемые документы от непосредственного источника невозможно.

При этом, если необходимые документы были исполнены на бланках юридических лиц, то их реквизиты также воспроизводятся при изготовлении копии. Печатью организации и подписью руководителя свидетельствуется соответствие копии документа оригиналу. Некоторые требования к оформлению копий документов в части проставления заверительной подписи руководителя организации или уполномоченного им лица содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», который установил, что ниже реквизита «Подпись» следует проставить заверительную надпись «Верно» или «Копия верна», указать должность лица, заверившего копию документа, его личную подпись с расшифровкой и датой заверения. При заверении копий документов, необходимых для контрагентов в большей степени применяется порядок, аналогичный приведенному.

к содержанию ↑

Дубликат или копия документа

Несмотря на то, что дубликат документа и заверенная копия очень похожи и нередко подменяют друг друга на практике, не следует путать эти понятия. Под дубликатом документа понимают повторный экземпляр подлинника, обладающий юридической силой. Под копией документа подразумевается его копия, выполненная на принтере, ксероксе или на машинке.

Нюансы копии трудовой книжки

Говоря о нюансах заверения копий документов необходимо указать на особенности копий трудовых книжек. Так, при выдаче копии трудовой книжки следует заверить все листы. При этом если на одном из листов поместилось два разворота трудовой книжки, то заверительную надпись необходимо проставить два раза.

Кроме того, действующее законодательство РФ предоставляет работодателю возможность высылать копии имеющихся у него документов и по запросам других юридических лиц и государственных органов, в т.ч. копии трудовых книжек, если они необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов граждан.

к содержанию ↑

Копии документов для налоговой инспекции

Статья 93 действующего Налогового Кодекса РФ устанавливает порядок запроса документов при проведении налоговых проверок. Обычно требование о представлении необходимых документов или их копий передается непосредственно руководителю юридического лица, индивидуальному предпринимателю либо уполномоченному представителю лично под расписку.

Как вариант – передача требований в электронном виде по каналам телекоммуникационной связи. Однако если общие способы не работают, то контролирующие органы имеют право направить требование по почте заказным письмом с уведомлением, которое будет считаться полученным налогоплательщиком по истечении шести дней с момента его отправки. В течение десяти дней с момента получения требования налогового органа, хозяйствующему субъекту необходимо представить в ИФНС запрошенные документы, как в бумажном, так и в электронном виде.

Как правило, налогоплательщику достаточно представить копии необходимых налоговикам документов, заверенные им самим. Сотрудники контролирующих органов не могут требовать нотариального удостоверения копии документов налогоплательщика, если это не предусмотрено законодательством РФ.

На этот факт указало Министерство Финансов РФ в одном из своих писем. В частности, письмо N 03-02-07/1-35 от 1 февраля 2010 года, говорит о том, что копии документов (в случае если они необходимы для проведения налоговых проверок) заверяются подписью руководителя, его заместителя или иного уполномоченного лица и печатью организации, если иное не предусмотрено действующим законодательством. Однако в другом документе представители Минфина России говорят, что подобным образом должны быть заверены копии каждого документа, в то время, как заверение подшивки документов нецелесообразно (Письмо Минфина РФ N 03-02-07/1-374от 24 октября 2011 года).

к содержанию ↑

Копии документов для суда

В соответствии со статьей 71 действующего Гражданского Процессуального Кодекса РФ и статей 75 Арбитражного Процессуального Кодекса РФ, письменные доказательства представляются в суд в подлиннике или в форме, надлежаще заверенной копии, к которым, по мнению Высшего Арбитражного Суда России, относятся нотариально заверенная копия документа, либо подписана компетентным должностным лицом, от которого исходил соответствующий документ.

Таким образом, следуя не сложным перечисленным правилам, заверение документов станет легким и контролируемым процессом.

к содержанию ↑

Ситуации, в которых требуется оформление выписки из приказа

Часто за выписками из распоряжений обращаются сами сотрудники, чтобы подтвердить факт работы в компании. Эта бумага может понадобиться им, например, чтобы попросить кредит в банке или для государственных органов, чтобы получить социальные услуги. Также в СФР при назначении пенсии, если у человека нет записи в трудовой книжке или она потерялась.

Выписку из приказа запрашивают и внешние совместители. Например, если сотрудник хочет внести запись о второй работе в трудовую книжку, то на основное место работы он должен принести справку или выписку из приказа о приеме на работу по совместительству.

Или наоборот, попросить выдержку из приказа на отпуск с основного места, чтобы подтвердить право на отдых на не основном месте. Совместители отдыхают одновременно сразу по двум местам работы (ст. 286 ТК РФ).

Работник вправе запросить бумагу, содержащую сведения не только из приказа о приеме на работу, но и из других документов, непосредственно относящихся к его трудовой деятельности, таких как штатное расписание, приказы по личному составу и даже трудовая книжка. Тип нужного документа он указывает в заявлении.

Важно! Компания не обязана выдавать выписки из локально-нормативных актов и приказов по основной и хозяйственной деятельности.

Иногда, если предприятие большое, данные из того или иного документа могут попросить один из отделов или структурное подразделение. Также встречаются ситуации, когда информация из внутреннего приказа компании нужна третьей стороне, например суду. Но отдать сам оригинал нельзя, в этом случае тоже используется выписка.

Запрашивать сведения можно из любых приказов: и действующих, и тех, что уже отправили в архив. Отказать в выдаче этой бумаги нельзя, потому что право запросить ее закреплено на законодательном уровне. В течение трех дней после письменного обращения за выпиской компания обязана ее предоставить (ст.

62 ТК РФ).

к содержанию ↑

Разница между выпиской из приказа и копией приказа

Некоторые специалисты думают, что выписка из приказа (образец) и его копия – это одно и то же. На самом деле это разные документы.

В копии содержится полный текст оригинала, в выписке может быть как полный текст, так и его фрагмент. Копия бывает простой, незаверенной, а выписка всегда удостоверяется подписью человека, ответственного за ее выдачу на основании доверенности, или подписью руководителя компании.

Обратите внимание, юридически оба документа равнозначны. Но копию приказа нельзя отдавать по требованию, если в ней есть конфиденциальная информация, например, когда составляют приказ о повышении оклада или о премировании группы работников, и позже один из них просит предоставить его копию.

Оригинал документа содержит персональные данные других коллег, давать эти сведения сотруднику запрещено. Поэтому в такой ситуации делают только выписку из приказа, отражающую ФИО и сумму по конкретному человеку, который их просит предоставить.

к содержанию ↑

Как оформить выписку из приказа

Сотрудник не может просто зайти в отдел кадров и попросить выписку. Ее дают только в заявительном порядке. Нужно подать письменное прошение и в нем отметить, из какого приказа или другого документа требуется информация, и для чего.

В течение трех дней компания подготовит нужную бумагу.

Бланк удобнее, потому что в нем изначально указываются сведения о компании. Многие организации разрабатывают специальный шаблон. Если компания собирается использовать такой шаблон, то его нужно зафиксировать в ЛНА, например, в учетной политике.

Обязательные реквизиты, которые должны быть в выписке независимо от формы, это название предприятия, дата и место, где ее выдали. В конце ставятся подписи сотрудников, которых затронуло составление этого документа.

На следующей строке проставляется должность человека, заверившего выписку. Это может быть директор, либо заместитель, или другие руководители среднего звена, у которых есть соответствующие полномочия.

Еще ниже указывают дату заверения и место, где выписку составили. Чаще всего это тот же отдел, офис или подразделение, где находится оригинал приказа. На последней строчке пишут, что подлинник документа хранится в компании (указывают ее наименование), в деле (ссылаются на его номер и год).

Закон не требует вести журнал выданных выписок, но многие компании ведут его по желанию, чтобы обеспечить порядок в этом вопросе.

Обратите внимание! Если в соответствии со ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 года № 14-ФЗ и ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 года № 208-ФЗ у компании есть печать и ее использование закреплено в Уставе, то на выписках должен проставляться оттиск.

к содержанию ↑

Создаем выписку из приказа: пошаговая инструкция

1. Проверьте, есть ли у компании шаблон такого документа. Если нет, то определиться, выдавать ли выписку на фирменном бланке или писать с нуля на чистом листе бумаги.

Фирменный бланк предпочтительнее, но если его нет, то придется в шапке документа указать нужные реквизиты. Это наименование компании, оно должно быть в точности таким, как закреплено в Уставе. Юридический адрес полностью писать не нужно, только отметить название города.

1. Проставьте название бумаги, например «Выписка из…» и после наименование, номер и дата приказа или другого документа, на основании которого ее составляют.
2. Заполните содержание выписки, для этого копируют или переписывают оригинальный текст или его фрагмент. Он должен совпадать с подлинником, вносить даже небольшие изменения и корректировки нельзя.

Под текстом ссылаются на должность и ФИО работника, который подписал оригинал, но ставить его личную подпись в этом месте не нужно.

1. Заверьте выписку, чтобы она имела юридическую силу. Для этого написать слово «Верно» и подписать у ответственного за это дело сотрудника с указанием его должности и данных в расшифровке.

Кроме этого в конце поместить дату заверения и оттиск печати, если она есть, также фразу о том, где хранится оригинал документа, с которого делали выписку.

к содержанию ↑

Выписки из документов: как делать их правильно

Многим из нас периодически приходится представлять в различные организации ту или иную информацию. В таких случаях, как правило, мы сразу думаем о копиях необходимых документов. Однако информация, содержащаяся в копиях документов, может быть избыточна.

Выписка из документа – это копия части документа, заверенная в установленном порядке[1].

Копия документа – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа[2].

Оформляя выписку, необходимо выбрать соответствующую часть документа, воспроизвести ее на отдельном листе и заверить в соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 7.0.97-2016[3]. Согласно п. 5.26 данного документа отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись» и включает:

• слово «Верно»;
• наименование должности лица, заверившего копию;
• собственноручную подпись лица, заверившего копию;
• расшифровку подписи лица, заверившего копию (инициалы, фамилию);
• дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, то отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № . за . год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

В соответствии с п. 5 ст. 2 Федерального закона № 14-ФЗ[4] и п.

7 ст. 2 Федерального закона № 208-ФЗ[5] если организация имеет печать, на что указано в ее уставе, подпись лица, удостоверяющего верность выписки документа подлиннику, также должна быть скреплена такой печатью.

От имени организации выписки из ее документов могут заверять ее единоличный исполнительный орган или иное уполномоченное лицо. При этом нормы ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ Р 7.0.97-2016 не требуют указания на заверяемой выписке из документа того, что удостоверительная надпись сделана представителем организации, а также реквизитов его доверенности.

Но это теория. А что на практике?

к содержанию ↑

Выписка из приказа о приеме на работу и увольнении

Выписка из приказа о приеме на работу может потребоваться для представления в различные государственные органы, кредитные (в банк для получения кредита), другие организации (например, выписки из приказа о приеме на работу нужны совместителям) и т.д. Выписка из приказа подтверждает факт трудоустройства конкретного человека в конкретной организации.

Как и сведения о других людях, ведь приказ может быть составлен не на одного человека (такая возможность косвенно подтверждается Постановлением № 1[6], которым утверждены унифицированные формы о приеме на работу как одного работника, так и нескольких).

Сразу необходимо отметить, что нормативными правовыми актами не регламентировано, что именно нужно включить в выписку из приказа. По общему правилу в выписке указываются следующие реквизиты:

• регистрационный номер и дата приказа;
• информация из приказа, связанная с работой работника (о приеме, увольнении и т.д.);
• наименование должности и Ф.И.О. лица, подписавшего оригинал приказа.

Внизу проставляется отметка о заверении копии.

Образцы выписок из приказа о приеме на работу и увольнении приведены в Примерах 1 и 2.

[1] ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (п. 26).

[4] Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 02.07.2021).

[5] Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 02.07.2021).

[6] Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Н.В. Артонкина,
документовед, архивист

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2022.

Следующая

РазноеНейросеть для решения задач