Акт сверки с разногласиями: правила подготовки и образец
Акт сверки с разногласиями — это документ, который формируется в ответ на протокол сверки взаиморасчетов. Его оформляют при условии, что одна из сторон не согласна с предлагаемыми сведениями.
Для чего составляют документ о разногласиях
Он позволяет вести контроль и учет всех расчетов, производимых между двумя организациями, и избежать возможности появления просрочек платежей и задолженностей. В нем фиксируются все разногласия в сфере финансовых взаимоотношений, этот документ повышает значимость платежной дисциплины хозяйствующего субъекта. Юридическим лицам необходимо внимательно относиться к его содержанию и оформлению: в случае судебного разбирательства эта бумага послужит пострадавшей стороне доказательством ее позиции.
к содержанию ↑Кто и по какой форме его составляет
В крупных компаниях с большим штатом обязанность формирования справки по сопоставлению расхождений лежит на работнике бухгалтерии. Он формирует и визирует отчетность, затем свою подпись ставит директор организации.
Бухгалтеру как материально ответственному лицу большое внимание следует уделять следующей информации:
- дата составления;
- период рассмотрения;
- дебет и кредит;
- сальдо;
- ссылки на внутреннюю документацию.
Используйте бесплатно инструкции и образцы от экспертов КонсультантПлюс, чтобы составить сопроводительное письмо к акту взаиморасчетов.
к содержанию ↑Образец
Можете использовать в работе следующий шаблон.
сверки с разногласиями
№ ___ на Акт сверки № ____ от «___» __________ ____ г.
| г. ___________________ | «___»__________ ____ г. |
«___» __________ ____ г. ________________________ получен акт сверки № _____
(указать наименование или предмет акта)
направленный «___»__________ ____ г.
Рассмотрев указанный акт сверки, выражаем свое несогласие по следующим вопросам:
Номер пункта по акту сверки
Предложение об изменении условий
(наименование организации) (подпись) (Ф. И. О.)
Другой вариант для заполнения:
к содержанию ↑Как и сколько хранить документацию
Законом не урегулированы порядок и сроки хранения. Определите период хранения внутренними нормативными актами. По правилам Росархива бухгалтерская документация хранится минимум 5 лет (приказ Росархива №236 от 20.12.2019).
Ответственность за порчу или утерю документа лежит на бухгалтерии или сотруднике, назначенном ответственным за его хранение.
Акт сверки с контрагентами: как оформить и использовать
Регулярная сверка с контрагентами позволяет поддерживать взаиморасчеты с ними в порядке. Также она может уберечь от определенных проблем с налоговой, к примеру, от разрывов по НДС, а следовательно, от необходимости сдавать пояснения и корректировать декларации.
Обычно сверку проводят в рамках годовой инвентаризации, чтобы выявить просроченные/сомнительные долги, либо по окончании действия договора с контрагентом, чтобы исключить претензии по оплате или отгрузке. Но если дебиторов-кредиторов много или бухгалтер — перфекционист, можно сверяться с любой периодичностью.
Важно! Разъяснения от «КонсультантПлюс»
В каких целях можно использовать акт сверки взаимных расчетов
Вы можете использовать акт сверки взаимных расчетов, чтобы:
найти ошибку в расчетах с контрагентом. Например, выявить переплату;
урегулировать разногласия с контрагентом по поводу задолженности, согласовать ее размер. Например, когда какой-то из первичных документов оказался не учтен одной из сторон;
косвенно подтвердить, что денежных претензий ни у кого из сторон нет, если они отразили в акте отсутствие какой-либо задолженности;
Полный список смотрите в готовом решении.
Пробный доступ к системе бесплатен.
В какой форме составлять акт сверки, законодательство не устанавливает, поэтому используется произвольная форма. Перечень реквизитов этого документа стороны сделки определяют самостоятельно. Рекомендуется, в частности, включать такие:
- наименование документа и дату его составления;
- период, за который проводится сверка;
- номер и дату договора, по которому сверяются;
- наименования сторон, их реквизиты (ИНН, ОГРН и пр.);
- входящее и исходящее сальдо, информацию о движении денег и ТРУ за период;
- ссылки на первичные документы;
- информацию о лицах, которые уполномочены подписывать акт (должности, Ф. И. О., доверенности на них, если они есть) и др.
Кто может подписывать акт сверки и нужно ли заверять его печатью, разъясняется в Готовом решении от «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, оформите пробный доступ. Это бесплатно.
Если в ходе сверки всплывут какие-либо нестыковки, нужно оформить протокол разногласий.
Пример оформления протокола смотрите в «КонсультантПлюс», бесплатно, оформив пробный доступ к системе:
Взаимодействовать с контрагентом при сверке можно и в электронном виде. С 21.07.2022 действует формат передачи по ТКС акта сверки взаимных расчетов в электронной форме, применяемого для инвентаризации расчетов с контрагентами, утв. приказом ФНС от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405@.
Это позволит контрагентам обмениваться электронными актами не только между собой, но предоставлять их в налоговую.
к содержанию ↑Наиболее частые причины разногласий
Причины разногласий в актах сверки могут быть самими различными. Они могут быть связаны с ошибками, допущенными бухгалтерами при расчетах, расхождениями в периодах отражения, неправильном указании основной документации и т.д.
При этом если в первоначальном акте сверки информация может быть достаточно общей, при выявлении в нем разногласий акт должен составляться уже в более детализированном виде.
к содержанию ↑Подписывать или не подписывать
У сотрудников некоторых предприятий, впервые столкнувшихся с расхождениями по акту сверки, часто возникает вопрос о том, нужно ли подписывать документ, с которым они не согласны.
Практика говорит о том, что лучше документы, с которыми не согласны, не визировать, поскольку личная подпись свидетельствует о согласии и оспорить это не удастся.
Если проблема возникла, то её следует обсудить по телефону, прийти к какому-то компромиссу, зафиксировать всё на бумаге и только в случае полного совпадения мнений, подписывать акт.
Тонкости, на которые надо обратить внимание при оформлении акта
Как и текст акта, так и его оформление, полностью отдаются на откуп представителям предприятий и организации. Иными словами, акт можно печатать на компьютере или писать от руки, делать на фирменном бланка компании или на обыкновенном листе А4 формата.
Важно, чтобы акт был заверен подписями представителей обеих сторон (при этом нужно, чтобы подписи были оригинальными – использование факсимильных автографов недопустимо).
Если в нормативно-правовых актах фирмы закреплено требование использовать для удостоверения документации штемпельные изделия (штампы или печати), значит, бланк акта нужно ими завизировать.
Акт составляется в двух экземплярах, но при необходимости можно сделать его заверенные копии. Сведения об акте надо внести в журнал учета документации.
Следующая