Деловое письмо: образцы, виды, структура и правила написания
Деловое письмо — важный элемент взаимодействия с агентами, партнерами и клиентами компании. Оно — часть среды бизнеса и способ создать впечатление об организации. Важно соблюдать правила составления официально-деловых писем, чтобы соответствовать бизнес-канонам.
В этой статье мы подробно рассмотрим основные составляющие делового (служебного) письма, а также предоставим пошаговую инструкцию по его написанию.
В противном случае адресат может вас понять неверно.
к содержанию ↑Виды деловых писем
Деловые письма разделяются на следующие категории:
Гарантийное письмо
Чаще всего, такое письмо составляется, как дополнение к договору и содержит информацию по предоставлению гарантии на исполнение обязательств по продукту (услуге или товару).
Обычно, в гарантийном письме указывается перечень обязательств и четкие и сроки их выполнения:
Коммерческое предложение
Данный вид писем — это деловая корреспонденция, где организация выступает с предложением о сотрудничестве, или покупке продукта или услуги. Получателем, как правило, является лицо, принимающее решение (ЛПР)
КП — отправляют либо по предварительному договору или в форме массовой рассылки.
Извещение
Извещение — это уведомление о каких-либо изменениях, связанных с сотрудничеством, отправляемое, как правило, контрагентам.
Чаще всего таким письмом уведомляют об изменении банковских реквизитов, адресов, сроков и т.д.
Оферта
Это предложение о сделке, обязательство, являющееся дополнением к договору оказания услуг. Оферта содержит данные об аспектах сотрудничества (цены, наименования, сроки изготовления, доставки) и ее нельзя отозвать (если это не указано в договоре).
Сопроводительное письмо
В бизнес сфере это — материальное, бумажное письмо, представляющее собой опись документов, например, отправленных на тендер.
Подтверждение о получении
Данный пример делового письма является уведомлением отправителя о получении документа (договора или коммерческого предложения). Подтверждение, являющееся правилом хорошего тона, не является заменой акта о выполненной услуге или полученном товаре.
Просьба
Просьба — это письмо-обращение о предоставлении документов или согласовании действий в рамках сотрудничества. Примером такого важного вида деловой корреспонденции может быть запрос бухгалтерских документов, просьба об отсрочке и т.д
Приглашение
Деловое письмо в котором вы приглашаете адресата на мероприятие — конференцию, выставку, совещание и т.п.
Официальное письмо-приглашение — повод напомнить о своей деятельности контрагентам, клиентам или партнерам, а также прекрасный способ активизировать взаимодействие и поддержать связь
Рекламация, или претензия
Претензия — это письмо, где вы указываете контрагенту о частичном или полном невыполнении обязательств по договору.
Рекламация — письмо, получатель которого должен принять меры по устранению дефектов или недостатков. Основанием является подписанный договор, где прописаны обязательства. К рекламации обычно прилагаются акты, подтверждающие, например, дефекты в полученном товаре.
Напоминание
Данный вид официально-деловых писем похож на упрощенный вариант коммерческого предложения. С его помощью уведомляют об истечении сроков договора и вносят предложение о его продлении, напоминают о спектре услуг контрагента, или о запланированном мероприятии. Фактически, такое письмо указывает на продолжение сотрудничества.
Рекомендация
Деловое письмо в котором описывается оценка результата сотрудничества с компанией или процесса взаимодействия. Положительная рекомендация помогает получателю привлекать клиентов и развиваться.
Поздравление
Письмо в котором вы поздравляете своих партнеров, клиентов или чиновников с праздниками.
Поздравлять можно с профессиональными праздниками или общепринятыми, например, Новым годом.
Структура делового письма письма
Ниже, мы кратко расскажем о структуре деловых писем, то есть о том, из каких элементов оно должно состоять и что содержать.
Заголовок
- Описывает тему послания;
- Содержит указание на вид корреспонденции (Гарантийное письмо, Коммерческое предложение и т.п.).
Обращение
- Обязательно вежливое обращение к адресату по Имени Отчеству;
- Если в обращении присутствует несколько лиц разного пола, то сначала упоминаются мужчины, затем женщины — это норма этикета;
- По умолчанию обращение всегда на «Вы»;
- Для связки можно использовать следующие обращения: «Уважаемый Олег Сергеевич», «Уважаемые господа!»
Вводный абзац
- Обычно описывает повод написания и кратко раскрывает суть письма.
Основная часть
- В написание основной части лучше всего использовать принцип «пирамиды» — сначала самое важное, затем переходите к деталям;
- По пунктам раскрываются подробности и предназначение корреспонденции;
- Текст должен быть логически выстроен и не прыгать с темы на тему.
Подпись
Как писать служебное письмо
- Во-первых, вести деловую переписку лучше всего с адреса корпоративной почты, чем с личной. Однако в письме всегда должны быть указаны имя и фамилия отправителя;
- Используйте читаемый шрифт и размер, а лучше всего — два основных шрифта. Например, заголовки можно писать более крупным (полужирным) шрифтом, основной текст — обычным;
- Оптимальными шрифтами являются Arial, Helvetica, Verdana;
- Всегда четко формулируйте тему, предварительно определив цель письма;
- Лаконичный заголовок — лучшее начало переписки. Пример: «Предложение о сотрудничестве»;
- Пишите текст кратко, но емко и понятно;
- Обязательно делите письмо на смысловые абзацы;
- Важно отметить в тексте выгоду для адресата, чтобы заинтересовать его;
- Используйте формальное завершение, например: «С уважением”, “ Хорошего дня», «Спасибо за уделенное время»;
- В заключении можно формально написать о свои пожелания о сотрудничестве;
- Используйте правила ГОСТа к документам деловой переписки, чтобы оно было составлено максимально грамотно. Можно воспользоваться для составления письма ГОСТом Р 5.30–2003 по делопроизводству, однако помните, что оно имеет рекомендательный характер.