Информационное письмо о деятельности компании

Данный вид документов не является обязательным, т.к. информирование кого-либо о текущих делах организации отдается на откуп ее руководству и администрации. Тем не менее, многие предприятия, особенно крупные, не пренебрегают формированием таких писем, достигая таким образом сразу нескольких целей:

• информируют заинтересованных лиц обо всех происходящих событиях;
• мотивируют их к дальнейшем у сотрудничеству и плодотворной работе;
• повышают имидж компании.

к содержанию ↑

Кто составляет информационное письмо

Обычно обязанность по составлению информационного письма лежит на руководителе структурного подразделения, который решает затрагиваемые в письме вопросы. Это может быть, например:

• начальник отдела маркетинга (если речь идет о новых маркетинговых предложениях для партнеров);
• заместитель директора (если через письмо администрация фирма информирует о чём–либо своих сотрудников) и т.д.

Текст информационного письма обязательно должен быть согласован с непосредственным начальником составителя или руководителем фирмы.

к содержанию ↑

Общие правила для всех писем

Формируя информационное письмо, нужно скрупулезно следить за правописанием и придерживаться письменных стандартов русского языка по части пунктуации, лексики, грамматики и т.п.

Надо помнить тот факт, что получатели деловой корреспонденции всегда смотрят на то, насколько правильно описаны доводимые до них сведения.

Безграмотное письмо способно снизить ценность изложенной в нем информации и даже подорвать доверие получателя к отправителю.

Письмо надо писать коротко, ёмко, по делу, памятуя о том, что «краткость сестра таланта», и не растекаясь мыслью по древу. Доказано, что получатели подобного рода писем не готовы тратить на их прочтение больше одной минуты, что обусловлено высоким темпом современной жизни. Адресат наверняка заметит то, что отправитель ценит его время, а если его заинтересует изложенная в письме информация, он найдет способ и время связаться с автором послания.

к содержанию ↑

Что в письме допускать запрещено

В правилах написания информационных писем есть и некоторые абсолютные табу. В частности категорически недопустим развязный, грубый или чересчур панибратский тон. Также желательно избегать «штампов» или излишне холодных, «сухих» формулировок, специальной терминологии, обилия цифр, большого количества деепричастных и причастных оборотов и т.п.

к содержанию ↑

Основные моменты и образец составления письма

Информационные послания, вне зависимости от их автора и адресата, должны касаться только деятельности организации–отправителя или связанных с ней обстоятельств. Одновременно с этим они должны соответствовать некоторым требованиям в плане структуры и содержания:

1. Первым делом, следует учесть, что в информационном письме всегда должны присутствовать:
   • дата его составления,
   • реквизиты отправителя и получателя,
   • корректное адресное обращение (например «Уважаемый Петр Семенович», «Уважаемая Ирина Викторовна», «Уважаемые коллеги» и т.д.). Но если адресат не определен, что иногда бывает, то можно ограничиться приветствием «Добрый день!».
2. Далее идет основная, информационная, часть письма. Здесь нужно указать повод и цель для его написания, а также все прочее, что имеет отношение к описываемому делу: новости, предложения, изменения, просьбы, объяснения и т.п.
3. Ниже в письме необходимо написать заключение, которое должно подводить итог всему вышесказанному.

Если к письму прилагаются какие-то дополнительные бумаги, видео и фото файлы и свидетельства, это следует также отметить в его содержании отдельным пунктом.

к содержанию ↑

Как оформить информационное письмо

К оформлению письма, также как к его содержанию никаких особенных требований нет. Его допустимо писать как на фирменном бланке предприятия, так и на стандартном листе любого удобного формата. Первый вариант предпочтительнее, так как здесь отсутствует необходимость вручную писать реквизиты организации.

К тому же, такое письмо выглядит значительно солиднее и еще раз подчеркивает его отношение к официальной корреспонденции.

Послание обязательно должно быть заверено подписью его составителя. Если это печатное письмо, можно использовать факсимильную подпись, если «живое», то только оригинальную.

Проштамповывать послание при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право использовать в своей работе штемпельные изделия только тогда, когда эта норма закреплена во внутренних нормативно-правовых актах компании.

к содержанию ↑

Как отправить письмо

Информационное письмо можно отправить несколькими способами:

1. Первый и сейчас наиболее распространенный: через электронные средства связи. Он дает возможность отправить информацию практически неограниченного объема в короткий промежуток времени.
2. Второй путь: переслать Почтой России заказным письмом с уведомлением о вручении (актуально, если информационное послание относится к официальной документации и заверено «живыми» подписями и печатями).
3. Можно также отправить письмо через факс или современные мессенджеры, но только тогда, когда отношения между отправителем и получателем в некоторой степени неформальны и допускают такую переписку.

к содержанию ↑

Копирайтинг: секреты составления рекламных и РR-текстов.

Фирма «МЮЛЛЕР», в течение девяти лет успешно занимающаяся проектированием, монтажом и пусконаладочными работами систем вентиляции и кондиционирования воздуха для любого вида помещений, специализируется главным образом на поставке основного и вспомогательного оборудования для систем глубокой очистки воздуха для медицинских и иных особо чистых помещений. При этом используется оборудование фирмы МЕССО (Швейцария).

В Санкт-Петербурге монтаж – бесплатно.

Бесплатное гарантийное обслуживание.

С любыми вопросами по галогенным светильникам фирмы МЕССО вы можете обращаться к нашему ведущему специалисту по медицинскому направлению (фамилия, имя, отчество) по телефонам (номера контактных телефонов).

Нужно помнить, что в корреспонденции любого вида всегда важно начало. Следовательно, в первом абзаце должна быть изложена в сжатой форме та информация, ради которой пишется данное письмо. Центральные абзацы (два-три коротких абзаца, не больше) должны осветить дополнительные детали, поскольку именно они призваны раскрыть суть новизны вашей информации; в заключительном абзаце выражается готовность в случае необходимости ответить на вопросы, включить дополнительные детали и привести аргументы, подтверждающие и доказывающие истинность вашей информации.

В последнее время в специальной литературе по РR все чаще повторяются призывы к специалистам писать не вообще о новости, но о новости в том ее ракурсе, который интересен конкретной целевой аудитории. А поскольку у организации может быть несколько целевых аудиторий, с которыми она работает по одному проекту, это означает, что информационные письма, подготовленные, например, для партнеров организации и государственных учреждений, должны быть разными как по лексике, так и по стилю. Партнеры и отраслевые, профессиональные издания хотят фактов, подтвержденных цифрами, статистикой, экспериментами, а властным структурам, например, требуется доказательство соблюдения организацией правовых норм и законов для одобрения какого-либо проекта данной организации, а может быть, и выдачи государственного заказа на его реализацию.

Информационное письмо в отличие от информирующего может иметь персональную адресациию.

Несколько иной вид имеют и другие цели преследуют информационные письма, рассылаемые во время предвыборных кампаний видными политическими деятелями, государственными структурами и руководителями крупного бизнеса. Цель таких релизов одна – увеличить электорат за счет объяснения своей программы или, не касаясь напрямую предвыборных обещаний, сообщить общественности, какую пользу стране и ее гражданам приносит деятельность данной структуры, партии или организации. Так, например, в ноябре 2003 г., за три недели до выборов в Государственную думу России, тысячи петербуржцев получили информационные письма, текст которых приведен ниже, в образце 3.

Этот тип официального письма близок по целям к информирующему релизу, но в нем имеется обращение к адресату и личная подпись автора послания; мы относим данное послание к категории новостных писем, поскольку основная его цель – распространение информации о новых направлениях деятельности компании (что, однако, характерно и для новостного письма, и для информационного релиза).

к содержанию ↑

Как написать информационное письмо: образцы и рекомендации

Информационное письмо – это, по сути, классическое деловое послание. Оно не имеет специфической цели – с помощью информационных писем можно уведомлять партнёров о каких-либо изменениях внутри вашей компании, предоставлять на их «суд» ваши новые услуги и товары, напоминать контрагентам о выполнении обязанностей по договору с вашей стороны… Словом, это обычное деловое сообщение, которое пишется в свободной форме, но ограничено нормами деловой переписки.

к содержанию ↑

Учимся писать в информационном стиле

Максим вводит понятие стоп-слов. Стоп-слова не характерны для текстов в информационном стиле и если вы встретили его — задумайтесь и перефразируйте это место. Стоп-слова это «кстати», междометия, модальные глаголы, отглагольные существительные и другие, всего около 100.

В какой-то момент мне стало сложно искать эти слова в текстах, поэтому я создал себе в помощь Test The Text. Test The Text выделяет в тексте слова нехарактерные для информационного стиля и объясняет почему.

Информационный стиль подходит не всегда. Если убрать из текста стоп-слова и эмоции, текст покажется слишком сухим, нечеловечным. Тем более на Хабре, где посты не просто доносят информацию, но и отношение автора.

Но, когда вы поймете чем плохи стоп-слова, все ваши тексты станут лучше и легче для чтения.

Для примера я отредактирую пост-перевод открытого письма BlackBerry. Оригинальный текст, стоп слова подсвечены:

BlackBerry испытывает проблемы. Продажи флагманского смартфона Z10 провалились. Компанию распродают по частям на аукционе. Даг Фрегин, со-основатель компании, пытался выкупить ее инкогнито. Чтобы успокоить немногочисленных фанатов бренда BlackBerry опубликовала открытое письмо в 30 газетах 9 стан.

Я привел полный текст письма в конце статьи. Краткое изложение: у BB нет долгов, есть запасы денег на счетах и огромный опыт в создании мобильных устройств и сервисов для защищенных корпоративных сетей. Единственный спорный момент в письме — планы BBM (http://us.blackberry.com/bbm.html) стать «крупнейшей глобальной мобильной социальной сетью».

Письмо подписано командой BlackBerry, а не генеральным директором Торстеном Хейнсом. Это говорит о том, что никто не берет на себя ответственность за шаткое положение компании. Нет человека от решений которого будет зависеть будущее BlackBerry.

Только команда BlackBerry. Из которой 4 500 человек уволят к концу года, чтобы сократить расходы.

Текст стал в два раза короче, сохранив количество передаваемой информации

Извиняюсь за то, что сервис глючит, ломает разметку, ведет себя странно и тормозит. Это первая версия, я постоянно работаю над ним.

Планы по развитию:
— избавиться от всех багов и улучшить производительность;
— проверка длины предложений и абзацев;
— проверка орфографии, лучше чем в Chrome/Firefox, с обучением на пользователях сервиса;
— проверка пунктуации;
— сохранение нескольких текстов, шаринг по ссылке;
— комментарии к тексту от разных пользователей;
— проверка и правка текстов человеком.

Приятного дня, пишите правильно!

Подписывайтесь на наш Хабра-блог и полезные письма. Пишем о информационном стиле, разбираем чужие посты.

• информационный стиль
• писать статьи

к содержанию ↑

Информационное письмо образец составления

Информационное письмо практически всегда составляется по единой схеме. Сначала необходимо уточнить адресата, который должен в первую очередь ознакомиться с этим документом, затем составить название и собственно текст обращения. На практике существует довольно много разновидностей информационного письма.

Готовые примеры этого документа и правила его составления можно найти в статье.

Мнение экспертаЧадова СветланаВедущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта

Ранее мы приводили 5 примеров составления деловых писем, в дополнении к этой информации рекомендуем ознакомиться с ними, по этой ссылке.

к содержанию ↑

Виды информационных писем: 5 готовых образцов

Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.

Извещение (уведомление)

• смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
• смена реквизитов;
• смена юридического или фактического адреса;
• подготовка к проведению инвентаризации;
• изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.

Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.

к содержанию ↑

Подтверждение намерений

Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос. Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их. В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.

к содержанию ↑

Разъяснение

Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).

Напоминание

В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.

Следующая

РазноеМФЦ Новосибирск