Как правильно составить письмо-обращение с просьбой

1. Письмо-просьба нужно, если организация хочет что-то получить или узнать.
2. Для письма лучше использовать фирменный бланк, если его нет — обычную бумагу А4.
3. Важно указать имя и данные того, к кому обращаешься.
4. Письмо обязательно должно начинаться с уважительного обращения.
5. В конце письма нужно поставить подпись и оставить контакты для связи.

В каких случаях пишется письмо-просьба

Организации в процессе работы взаимодействуют с контрагентами, органами местного самоуправления, с бюджетными учреждениями. Причины взаимодействия разнообразны: от официальных переговоров по сделкам до обращений за содействием в решении вопросов.

Наиболее распространенные причины обращений:

• заказ образцов продукции;
• просьба о совместной работе в решении задачи;
• предложение сотрудничества;
• запрос сведений и пр.

к содержанию ↑

Примеры писем в разные инстанции

Вот образец, как правильно пишется просьба о выделении денежных средств:

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

Адрес: г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1
Тел. 8-980-111-11-11

Комитет дополнительного образования

Адрес: г. Москва, 2-й Бюджетный проезд, д. 1

Уважаемый Петр Иванович!

Учитывая многолетнюю помощь и поддержку Комитетом нашего учреждения, обращаемся к вам с просьбой о выделении денежных средств.

В нашем здании заменены окна во всех кабинетах, кроме кабинета № 14. В нем установлены деревянные окна. Рамы критически изношены. Зимой в кабинете очень холодно — дети простывают.

Просим вас оказать содействие в замене окон на современные пластиковые стеклопакеты.

С уважением, директор ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

Иванов / Иванов И. И.

Вот образец письма-обращения к руководителю учреждения:

к содержанию ↑

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Когда стоит обратиться за материальной помощью

Работодатель не обязан реагировать положительно на просьбу подчинённого о денежной выплате. Прежде чем писать заявление на предоставление материальной помощи, нужно подумать, действительно ли есть уважительная причина. Если её нет, лучше не злоупотреблять своим законным правом, а воспользоваться им тогда, когда это будет нужно.

К уважительным причинам для просьб о денежной помощи относятся:

• необходимость обследований, медикаментозного лечения, операции, реабилитации, санаторно-курортного отдыха;
• предстоящий отъезд в отпуск;
• рождение ребёнка;
• свадьба;
• выход на пенсию по возрасту или в связи с инвалидностью;
• смерть супруга, родственника или самого сотрудника (в последнем случае помощь оказывается родственникам без заявлений с их стороны).

Материальная помощь в размере до 4 000 руб. в год не облагается НДФЛ. Также есть виды матпомощи, не облагаемые НДФЛ в полном размере. К ним относятся:

• выплаты мобилизованному и членам его семьи, при условии, что военный проходит службу по мобилизации или на добровольной основе в соответствии с ФЗ № 53 от 28 марта 1998 г.;
• помощь в связи со смертью (гибелью) члена семьи (не распространяется на остальных родственников).

к содержанию ↑

Оформление заявления: пошаговая инструкция

При принятии решения о том, выдать ли сотруднику материальную помощь, работодатель будет руководствоваться в том числе и аккуратностью оформления.

1. Шапка. Справа вверху указывают должность и ФИО руководителя, полное юридическое наименование организации, включая форму собственности. Далее пишут “от” и указывают ФИО заявителя. По желанию можно указать свою должность. С новой строки с заглавной буквы пишут слово “Заявление”, точку можно не ставить.
2. Основной текст.. Здесь излагают просьбу и основания. Текст можно начать такой формулировкой: “Прошу предоставить мне материальную помощь в связи с…” Причину нужно описывать кратко, в 1-2 предложениях. Сумму лучше указывать в конце, сначала цифрами, а потом прописью (в скобках).
3. Заключительная часть. Под текстом заявитель указывает дату, ставит подпись и расшифровку.

Документы, подтверждающие наступление события, необходимо приложить к заявлению.

к содержанию ↑

Что происходит после написания заявления

Подписанное заявление необходимо отдать в бухгалтерию, секретарю или в отдел кадров, в зависимости от того, как устроен документооборот в организации. Вместе с заявлением нужно передать документы, подтверждающие необходимость получения матпомощи.

Далее следует дождаться, пока руководитель рассмотрит просьбу и примет решение. Если оно будет положительным, работодатель поставит в заявлении подпись и сопроводит её фразой “Выдать сумму в полном размере” или другими словами с аналогичным смыслом. Если будет принято решение выдать не всю запрошенную сумму, работодатель укажет размер помощи, которую бухгалтерия должна выдать просителю.

Работодатель вправе отказать в выплате матпомощи, если она не прописана в локальных НПА. В таком случае на заявлении ставится резолюция об отказе, и решение доводится до сведения работника. Если заявление было прислано письмом, в случае отрицательного решения его нужно завизировать и отправить обратно с уведомлением о вручении.

После этого сотрудник может получить сумму, одобренную руководителем.

Материальная помощь не становится основанием для возникновения у работника дополнительных обязанностей. Со стороны работодателя, выдача денег в качестве меры поддержки — добровольный и безвозмездный акт.

к содержанию ↑

Оформление заявления о матпомощи в связи со смертью члена семьи

Матпомощь в связи со смертью родителя, ребёнка или супруга (супруги) не облагается НДФЛ в полном объёме выданных средств. Из этого не следует, что работодатель обязан выдать столько, сколько попросит сотрудник, если только сумма не закреплена локальным нормативным актом. Лимит помощи — 2 месячных оклада.

Особенности оформления заявления:

• кроме данных руководителя и заявителя, необходимо указать степень родства с умершим;
• в тексте следует прописать сумму, не превышающую лимит;
• к заявлению нужно приложить документы, подтверждающие смерть человека и родство заявителя с ним.

Работодатель выплачивает средства из фонда оплаты труда работников.

Работодатель издаёт приказ, в котором прописывает сумму, положенную к выдаче сотруднику.

к содержанию ↑

Заявление о материальной помощи на лечение

Источником выплаты может быть:

• прибыль текущего года — на основании решения руководителя;
• нераспределённая прибыль прошлых лет — по решению единственного учредителя или участников ООО.

Помимо стандартных сведений, в заявлении указывают основание для просьбы: необходимость лечения операции, реабилитации и т. д. Диагноз и статьи расходов можно не указывать — эту информацию работодатель получит из документов, приложенных к заявлению.

В случае положительного решения руководитель издаёт приказ, на основании которого работнику выплачиваются средства.

к содержанию ↑

Заявление о финансовой поддержке в связи с трудной жизненной ситуацией

Работодатель не обязан помогать сотрудникам, столкнувшимся с финансовыми трудностями, но вправе это делать. Регламент помощи и суммы выплат можно закрепить в трудовом или коллективном договоре либо в других локальных актах. При этом не должны нарушаться права остальных работников.

Работодателю необходимо учесть несколько моментов:

• лимит, не облагаемый НДФЛ, составляет 4 000 руб. в год на 1 человека;
• помощь в связи со сложной жизненной ситуацией не может выплачиваться регулярно, это разовая мера поддержки;
• работник не вправе оспорить размер предоставленной матпомощи.

• инвалидность родственника;
• потеря работы трудоспособным членом семьи;
• достижение сотрудником возраста 65 лет;
• появление иждивенца в семье.

Указанные сведения следует подкрепить документами.

к содержанию ↑

Заявление на матпомощь в связи с рождением ребёнка

При подаче такого заявления нужно понимать, что речь не идёт об обязательной выплате, положенной в связи с рождением ребёнка. Работник указывает в заявлении сумму, а работодатель решает, сколько выплатить. Подать заявление может любой из родителей.

В качестве подтверждающего документа прикладывается копия свидетельства о рождении. Других особенностей в оформлении заявления нет. Текст можно составить в свободной форме.

Порядок передачи ответственным лицам — такой же, как и при просьбах о матпомощи по другим поводам.

к содержанию ↑

Кто и когда предоставляет материальную помощь

К финансовым затруднениям могут привести различные обстоятельства. И один из способов решить проблему — обращение к работодателю с просьбой о выплате материальной помощи. Важно учитывать, что выделение безвозмездной финансовой поддержки — не обязанность руководителя, а исключительно его добрая воля.

Обычно матпомощь выделяют при наступлении следующих обстоятельств:

• Рождение ребенка.
• Тяжелое заболевание самого сотрудника или его родственников — супруга, ребенка, родителей.
• Смерть близких родственников.
• Форс-мажорная ситуация — ограбление, пожар, стихийное бедствие.
• В некоторых случаях — свадьба, юбилей, обучение.

Положение об оказании материальной помощи Скачать бесплатноПриказ об оказании материальной помощи сотруднику Скачать бесплатно

Единовременная выплата может быть оговорена в трудовом или коллективном договоре — с указанием перечня ситуаций, когда ее положено выдать. В этом случае работодатель не вправе отказать подчиненному, у которого возникли чрезвычайные обстоятельства. В компании для этих целей обычно выделяют определенный лимит — обычно из средств нераспределенной прибыли прошлых лет или прибыли текущего периода.

Руководство устанавливает сумму, на которую могут рассчитывать сотрудники, сроки, а также основания для ее перечисления.

Вам будет также интересно узнать:

Следующая

РазноеСленг: значение и особенности. Что означает и как использовать сленг на практике