Как вести личное дело работника

Чтобы упорядочить информацию о сотрудниках компании и быстро найти нужные сведения, специалисты кадровой службы ведут личные дела на каждого работника. Но не все кадровики придают большое значение их оформлению и содержанию, что может повлечь за собой вопросы при проверке и даже штрафы. О том, как вести дела сотрудников правильно, какие документы в них должны быть, сколько хранить документацию, обо всем об этом расскажем в статье.

к содержанию ↑

Обязательно ли вести личное дело сотрудника

Существует мнение, что ведение личных дел работников обязательно, но это не совсем верно. Такая обязанность есть только в государственном секторе. Когда служащий устраивается в новую организацию, личная папка «следует» за ним по запросу.

Закон не заставляет частные компании вести личные дела людей, но в большинстве случаев это практикуется. Кадровые специалисты таким образом систематизируют информацию и поддерживают порядок в документации.

Важно! Если руководитель компании или ИП решили ввести у себя обязательное заполнение персональных дел, это надо закрепить в ЛНА.

Можно придумать свои правила, но коммерческие организации в основном используют регламент для госслужащих.

У ведения личных папок есть свои преимущества: своевременно учитываются сведения о сотруднике, все его документы хранятся в одном месте, можно отследить карьерные изменения и оценить профессиональный рост. С введением ЭДО стало возможным вести личные дела в электронном виде.

На госслужбе ведут дела на всех работников без исключения, это требование закона. На частные компании эти правила не распространяются, и руководство решает, вести ли дела сплошным методом или выборочно.

При выборочном способе рекомендуют заполнять личные дела на руководящих работников, их заместителей и важных ключевых специалистов. Также на материально ответственных сотрудников. Если в организации формируют кадровый резерв, то рекомендации касаются этого случая тоже.

Личное дело заводят в момент трудоустройства и ведут в течение всего периода работы человека в компании, после передают в архив.

к содержанию ↑

Как формировать личное дело работника

Существует несколько правил, как составлять персональные дела, чтобы с ними было удобно работать и хранить их:

1. Документы собирают в папку отдельно на каждого сотрудника. Можно сразу завести картонную, именно в ней дела принимают в архиве.
2. Не стоит формировать папку толще 4 см или 250 листов (п. 4.20 правил хранения документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Если бумаг больше, создают еще один том.
3. Постоянные документы не стоит мешать с временными.
4. В персональном деле могут быть оригиналы и копии деловых бумаг. Специально заверять их не нужно. Также не нужно хранить несколько копий одного и того же документа.
5. Если у документа есть приложение, хранить их следует вместе.
6. Все бумаги или файлы в деле должны подшиваться в хронологическом порядке.

к содержанию ↑

Какие документы включаются в состав личного дела работника

Что должно быть в личном деле сотрудника, закон не регламентирует, компании сами это определяют. Виды документов, из которых будет состоять папка, нужно закрепить в ЛНА организации.

На практике бумаги в личном деле делят на три раздела:

• Документация при трудоустройстве. Сюда входит то, что предоставляет человек: паспорт, ИНН и СНИЛС, также документы воинского учета, дипломы и рекомендации с прошлой работы. И бланки, которые составляет работник кадровой службы: анкета и заявление о приеме, приказ, договор.
• Текущие бумаги, которые добавляются в процессе работы. Это дополнительные соглашения, сведения о повышении квалификации, о поощрениях или дисциплинарных взысканиях, о медосмотрах, приказы о переводе, докладные, объяснительные.
• Документы при увольнении. Сюда входят заявление, приказ, свидетельство о смерти сотрудника.

Если компания продолжает вести карточки Т2 после 2021 года, то в личное дело их включать не нужно, они хранятся отдельно.

к содержанию ↑

Личное дело работника. Какие документы в нем нельзя оставлять

Закон от 27.07.06 №152-ФЗ «О персональных данных» определяет, при каких условиях можно хранить личную информацию о человеке:

• работник сам дал письменное согласие;
• четко обозначили цели обработки и хранения;
• сведения не избыточны относительно целей.

Документы, которые напрямую не относятся к трудовой деятельности человека, признаются избыточными. Например, копия паспорта, свидетельств о браке или рождении детей, ИНН, СНИЛС, военного билета и ряда других документов. Если работник дал согласие на их обработку и хранение, то бланк согласия хранится в персональном деле, а копии документов в отдельном конверте.

Подробнее о согласии на обработку персданных читайте в статье .

В случае формирования кадрового резерва нужно попросить письменное согласие человека.

к содержанию ↑

Как правильно оформить персональное дело

Перед тем как начать оформление личных дел, сотрудник должен получить допуск к персональным данным работников.

Как хранить персональные данные читайте в статье .

Как оформлять дела, закон не определяет, поэтому ответственному специалисту следует руководствоваться правилами из практики.

• место для архивного штампа
• номер дела и тома
• название компании и структурное подразделение
• сведения о сотруднике
• дата открытия и закрытия дела
• количество листов и срок хранения

Далее следует опись ( образец ), в ней отражается информация о том, какие документы в личном деле работника хранятся. Сразу нужно внести те, которые сотрудник принес при приеме, это поможет избежать проблем при обвинении в утере документов.

Опись личного дела работника можно составить от руки или на компьютере. Если в ней несколько листов, их нужно пронумеровать. Обычно ее составляют в одном экземпляре, но если работник просит копию, то нельзя отказывать.

А вот передавать на руки личное дело сотруднику нельзя.

После увольнения человека все свободные строчки в описи перечеркиваются.

к содержанию ↑

Порядок ведения личных дел работников

Если в компании принято вести персональные дела, то в ЛНА нужно прописать порядок их ведения.

Чаще всего он включает в себя следующие пункты:

• регистрация. Заводят журнал учета личных папок;
• исправление ошибок и внесение изменений. Все изменения вносят на основании соответствующих документов. Ошибки исправляют также как в бумажных трудовых книжках: зачеркивают, сверху пишут верную информацию, на полях отметка и дата
• хранение личных дел работников. Указывают, как и где будут храниться папки, и кто имеет к ним доступ;
• архивирование. Не раньше, чем через год и не позже, чем через три после закрытия дела его отправляют в архив компании. Перед этим прошивают, нумеруют листы, составляют лист-заверитель (образец) и оформляют обложку.

к содержанию ↑

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Вам помогут документы и бланки:

• Обязательно ли вести личные дела работников?
• Состав личного дела сотрудника в 2023 — 2025 годах
• Формирование личного дела работника: образец 2023 — 2025
• Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
• Итоги

Обязательно ли вести личные дела работников?

В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

к содержанию ↑

Состав личного дела сотрудника в 2023 — 2025 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей.

Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

• анкета, заполняемая при приеме на работу;

• трудовой договор;
• должностная инструкция;
• копии приказов по сотруднику.

ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека.

Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

к содержанию ↑

Формирование личного дела работника: образец 2023 — 2025

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

• На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
• Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
• Каждый лист дела нумеруется.
• В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
• Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

к содержанию ↑

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

• сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
• пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
• составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
• оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет.

Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

к содержанию ↑

Личное дело на каждого. Как упростить оформление сотрудников

Вести личные дела сотрудников обязан не каждый работодатель. Обязанность установлена российским законодательством только в отношении определенных категорий работников, например, госслужащих. Однако практика многих компаний показала, что ведение личных дел помогает систематизировать кадровую информацию, получать сведения о работе и необходимых документах в короткие сроки.

А навести и поддерживать идеальный порядок в личных делах стало гораздо проще с введением кадрового электронного документооборота (КЭДО).

1,1 тыс. открытий

Как оформлять сотрудников, чтобы избежать проблем с надзорными органами? И как правильно вести личные дела, не нарушая закон о персональных данных?

Составили для вас список из 7 вещей, которые важно помнить при оформлении личных дел в 2023 году.

к содержанию ↑

Документы в личном деле

Очевидно одно: в папке личного дела должны быть документы, которые так или иначе относятся к трудовой деятельности работника или необходимы для подтверждения различных сведений о нем.

Вот примерный перечень документов, которые можно хранить в личном деле:

• согласие на обработку персональных данных;
• соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
• трудовой договор и доп. соглашения к нему;
• должностная инструкция;
• приказ о приеме, о внутренних переводах;
• договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает) и т.д.

В отдельных случаях при трудоустройстве на определенную должность сотрудник должен предъявлять работодателю дополнительные документы. Например, если работа предполагает обязательные медосмотры, то к общему пакету прикладывается медицинское заключение о профпригодности работника.

к содержанию ↑

Оформление личного дела

Формирование комплекса документов начинается в момент приема на работу. Ведение и хранение личного дела происходит в течение всей трудовой деятельности сотрудника в организации. Закрытие личного дела оформляется в день увольнения, затем документы передаются на архивное хранение.

Сроки передачи в архив документов по личному составу установлены Правилами организации использования документов Архивного фонда, закрепленными в приказе Минкульта от 31.03.2015 № 526.

Передача в архив должна произойти не ранее, чем через год, и не позднее, чем через 3 года после завершения дела в делопроизводстве. Закрытые дела должны быть подготовлены, то есть правильно оформлены и описаны, для передачи в архив организации.

к содержанию ↑

Хранение личной информации

Ответственный кадровый работник должен обеспечить документам сохранность, а сведениям — конфиденциальность.

Недопустимо оставлять личные дела на рабочем столе без присмотра. Для оперативного учета и быстрого поиска личные дела выстраиваются по порядковым номерам, по алфавиту или по структурным подразделениям. Хранятся они в запирающихся несгораемых шкафах, исключающих доступ других работников.

Три условия, при которых можно хранить личную информацию о человеке, определены законом от 27.07.06 №152-ФЗ «О персональных данных»:

• работник сам дал письменное согласие;
• четко обозначены цели обработки и хранения;
• сведения не избыточны относительно целей.

к содержанию ↑

Регулярные обновления в личном деле

К ним относятся текущие документы, которые добавляются в процессе работы. Это дополнительные соглашения, сведения о поощрениях или дисциплинарных взысканиях, о медосмотрах, приказы о переводе и т.д. Если появляются новые документы, то их также нужно вносить во внутреннюю опись.

Польза КЭДО

С введением КЭДО стало возможным вести личные дела в электронном виде, не тратя время на встречи с сотрудниками и бумагу на печать документов. Перевод работы отдела кадров в автоматический режим позволяет кадровикам максимально упростить все, что раньше приходилось делать вручную. Архивация с учетом долговременного хранения происходит автоматически, поэтому любой кадровый документ можно найти без каких-либо усилий.

к содержанию ↑

Освободитесь от бумажной волокиты в личных делах сотрудников

ELMA365 КЭДО — первый шаг к автоматизации корпоративного электронного документооборота

Цифровой формат делает прозрачными процесс подписания документов, имеет возможность автоматически обновлять их в соответствии с актуальными требованиями законодательства и защищать компании от потери информации. Последнее особенно важно, поскольку утрата отдельных документов грозит работодателю серьезными последствиями.

к содержанию ↑

Неправильное ведение личных дел или потеря документов

Если в компанию нагрянет проверка трудовой инспекции, то работодатель обязан предоставить актуальную документацию по каждому работнику. Это документы, которые подтверждают соблюдение обязательных требований ТК: трудовые договора, приказы об их заключении, изменении, прекращении, а также уведомления работников, должностные инструкции, трудовые книжки и (или) сведения о трудовой деятельности. За утрату или отказ в предоставлении важных документов организациям грозит штраф.

к содержанию ↑

Простота оформления, ведения и хранения личных дел

Для удобства рекомендуется использовать различные технологии и программы кадрового электронного документооборота. Современные цифровые решения закрывают все кадровые процессы. В платформах ЭДО на сегодняшний день реализован рабочий интерфейс для мгновенного доступа к необходимой информации по каждому работнику: личным данным, кадровым документам, различным сценариям и процессам, в которых этот сотрудник задействован.

КЭДО помогает структурировать информацию, правильно хранить личные дела и защищать конфиденциальные данные, что снижает риск их утери.

Он ощутимо сокращает использование бумажных документов, включая формирование личных дел и архивов. Упрощает процесс обработки, поиска и передачи сведений, экономя время кадровиков и руководителей.

Выбор технологического решения для улучшения кадрового документооборота в любом случае остается за руководством компании. Но для надежной защиты персональных данных рекомендуется выбирать платформу, которая использует в работе проверенные и безопасные технологии хранения и обмена информацией.

ELMA 365 КЭДО обеспечивает комплексную автоматизацию кадрового документооборота.

• Гибкие маршруты согласования и удобная адаптация под потребности компании.
• Интеграция с разными учетными системами.
• Распознавание бумажных документов и перевод их в цифровой вид.
• Конструктор новых документов.

Получите пробный период ELMA 365 КЭДО бесплатно через 1 рабочий час после уточнения вводных по настройке!

к содержанию ↑

Как формировать личные дела работников

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

• его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
• все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

к содержанию ↑

Рекомендовано для вас

Можно ли знакомить в электронном виде с кадровым приказом и графиком отпусков?

№ 05 / 2025

С 1 июля 2025 года изменится порядок рассмотрения обращений граждан и юрлиц в организациях финансового сектора. Объясняем, каких именно организаций и чьих обращений это коснется. Для 2 типов организаций (Банка России и его подопечных – кредитных организаций) рассматриваем новый порядок работы подробно: с цитатами из нормативной базы и примерами расчета сроков как для отдельных «телодвижений», так и всего процесса в целом.

Напоминаем, на кого распространяется общий порядок работы по закону об обращениях граждан, который действует уже давно. Расчет сроков по нему тоже показываем на примере.

Наталья Храмцовскаяк.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», эксперт ИСО

к содержанию ↑

Как внести изменения в номенклатуру дел

№ 05 / 2025

Где хранить подлинники и электронные копии типовых и индивидуальных должностных инструкций работников: в каких подразделениях и каких делах? Сколько их хранить? Включать ли в личные дела? По какой описи передавать в архив подлинники и электронные копии в фонд пользования? Как оформлять заголовочную часть и гриф утверждения на типовых и индивидуальных должностных инструкциях? Как потом ссылаться на них в тексте других документов, если они утверждены приказом или просто подписью руководителя в грифе? Кто должен ознакомить работника с его должностной инструкцией?

Вера Иритикова

Показать больше

к содержанию ↑

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

№ 10 / 2020

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Сергей Россолкорпоративный консультант МКА «Калинин, Трач и партнеры»

к содержанию ↑

Порядок разработки номенклатуры дел

№ 12 / 2009

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения.

Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Быкова Т.А.доцент кафедры документоведения РГГУ, кандидат исторических наук

к содержанию ↑

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

№ 04 / 2018

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Рудина Натальягенеральный директор архивной фирмы, www.arhivdocument.ruЕвгения Кожановаспециалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Следующая

РазноеКак оформить сопроводительное письмо