How to Track the Sender on Certified Mail
For many business owners, certified mail notices can be anxiety-inducing, particularly if you know you’ll have to wait a day or two to get your mail. Fortunately, there are ways you can use that little peach-colored notice to determine the likely sender of the letter. Even if you suspect that the envelope contains bad news, knowing who sent it can help you prepare to deal with the situation.
Certified Mail Defined
The purpose of certified mail is twofold: It creates additional security for a package or letter while it is in transit, and it provides senders with proof that they mailed something. Reasons why a sender might want this kind of proof include:
- The sender has a responsibility to send a contract, check or another document by a specific date. Certified mail provides proof that the sender did what was required.
- The sender and recipient are in a legal dispute. In some states, certified mail can be used as a method of serving documents. Certified mail also provides a paper trail that may be needed to document communication during the conflict.
- The sender is trying to connect with someone who has not responded to previous attempts at communicating. By sending a certified letter, the sender can document making a good-faith effort to get in touch.
Tip
PS Form 3849 is used to notify recipients about all kinds of mail that can’t be delivered, so don’t assume that every peach-colored slip in your mailbox is for certified mail.
Identifying the Sender
In 2018, the USPS updated its notice-left forms to include a space where the postal carrier can write the sender’s name. This should be sufficient for identifying the sender. If, for some reason, the sender’s name is not on the notice, flip it over and you’ll find the item’s tracking code.
Visit USPS.com and submit the tracking number. The tracking system may only provide you with the city, state and zip code of the sender, but this may be all the information you need to determine the sender’s identity.
Misunderstandings About Certified Mail
Because certified mail is often used to send correspondence of a sensitive nature, it is understandable that you might be apprehensive about picking up your letter. However, avoiding a piece of certified mail, especially business mail, is seldom a good idea. Here’s why:
- Certified mail is often important: While lawsuits, evictions and tax audits are unpleasant matters, they don’t go away just because you ignore them. In fact, the sooner you know about them, the more quickly you can take action. In some cases, addressing the problem early can minimize both cost and inconvenience.
- Refusing mail won’t protect you: Senders use certified mail for their own protection. If you are trying to avoid dealing with a situation, such as a lawsuit or a huge tax bill, will eventually move forward with or without your cooperation.
- Something pleasant may be in that envelope: A lawyer who is handling the estate of a friend or family member may be trying to reach you with news of a bequest. One of your clients may have sent you a check. If you don’t pick up your mail, you might be missing out on good news or even some money.
- USPS:Insurance & Extra Services
- Forbes.com: My Best Tax Advice Ever
- USPS: Redelivery — The Basics
- USPS: Informed Delivery by USPS
Lainie Petersen is a full-time freelance writer living in Chicago. She has written on part-time, full-time and freelance employment for a variety of online and offline publications. She holds a master’s degree in library and information science from Dominican University.
к содержанию ↑Можно ли по номеру извещения узнать отправителя?
Многим гражданам периодически приходит корреспонденция, сопровождаемая извещениями, в которых содержится скудная информация, не дающая представления об отправителе.
В случае невозможности посетить почтовое отделение, существуют способы выяснить это по-другому.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — звоните по телефонам бесплатной консультации :
Можно ли определить, откуда письмо?
Получив уведомление, возникает желание набрать номер почтового отделения, чтобы узнать необходимую информацию.
Скорее всего, придется столкнуться с отказом, так как работники почты не должны предоставлять подобные данные по телефону.
Но получить интересующую информацию (откуда и от кого) возможно из самого извещения, содержащего шифр.
Когда возникает необходимость?
Уведомлениями сопровождаются заказные письма и посылки, при отправке которых отправитель имеет возможность удостовериться, что получатель получил корреспонденцию.
Пользуются этой услугой как государственные учреждения, так и частные компании.
Читайте также в нашей статье, что из себя представляет ненадлежащая реклама.
Получатель может действовать двумя способами:
- игнорировать извещение, тогда отправление вернется адресанту;
- предъявить паспорт и получить корреспонденцию под роспись, в этом случае отправитель получит подтверждение об ее вручении.
Узнать данные письма важно для определения ценности его содержимого, чтобы время, потраченное на посещение и ожидание в очередях почтового отделения, не обернулось получением спама или рекламной продукции.
Может быть и наоборот – срочное судебное письмо не дождется получателя.
к содержанию ↑Как узнать, что именно пришло?
Уведомление содержит следующую информацию:
- вид корреспонденции (письмо, посылка и пр.) и его вес;
- страна отправления;
- дата прибытия в отделение почты.
Если указано «судебное»
Уведомления, имеющие маркировку «судебное», приходят из судебных инстанций с целью довести дату и место проведения разбирательств.
Если более 7 дней игнорировать и в итоге не получить данное извещение, то оно вернется в суд с сообщением об отказе.
Также суд посчитает, что информация о вызове доведена до получателя, вследствие чего вправе оштрафовать последнего за неявку на заседание и провести без его участия.
Судебное извещение присылается судебной канцелярией как минимум за 15 суток до даты разбирательства, а вызываться могут как стороны процесса, так и свидетели.
к содержанию ↑Читайте здесь, какие документы являются удостоверяющими личность.
Инструкция по определению отправителя по извещению
В зависимости от компании, осуществляющей доставку заказной корреспонденции, определить кто отправил письмо, можно несколькими способами.
На сайте Почты России
Такой способ определения данных применим только для отправлений, доставленных «Почтой России».
Информацию, указанную в извещении, поможет расшифровать трек-номер (он же – почтовый идентификатор), что содержится в каждом типе заказной корреспонденции.
Трек-номер расположен под штрих-кодом в виде 14 цифр.
Проверить данные может официальный веб-портал «Почты России». Механизм извлечения информации включает следующие шаги:
- В поисковике любого браузера ввести адрес www.pochta.ru;
- После перехода на главной странице сайта требуется ввести почтовый идентификатор в окошко, где указано «введите трек-номер», затем кликнуть на поиск;
- Найденная информация будет содержать: дату и место отправления, отделение почты и данные отправителя.
Важно без опечаток и полностью ввести трек-код, чтобы не произошло ошибки при отслеживании сайтом.
Следующая