Налоговая требует предоставить документы: как подготовить ответ на требование ФНС
Чаще всего налоговая инспекция запрашивает у бизнеса документы в связи с проверкой — встречной, камеральной, выездной. Возможно, у кого-то из ваших деловых партнеров идет проверка, и налоговикам нужна документация, которая касается их деятельности (п. 1 ст.
93.1 НК). Или вы предъявили к возмещению НДС и подали декларацию — ИФНС для камеральной проверки запрашивает счета-фактуры для того, чтобы убедиться в правомерности применения вычетов (п. 8 ст.
88 НК).
Про право ИФНС запрашивать документы при выездной проверке нет необходимости говорить подробно — оно бесспорно. Отметим, что запрашиваемая документация должна относиться к проверяемым периодам (ст. 93 НК).
Также ИФНС вправе затребовать документацию по сделке, которая вызвала у них сомнения (п. 2 ст. 93.1 НК).
к содержанию ↑В какой срок нужно предоставить документы
Если требование предъявлено в связи с проверкой контрагента или другого связанного лица — нужно успеть подготовить и подать документы в течение пяти рабочих дней (п. 5 ст. 93.1 НК).
Если требование предъявлено в рамках камеральной проверки — на предоставление документов есть 10 рабочих дней (п. 3 ст. 93 НК), уточненной декларации — пять рабочих дней (п. 3 ст. 88 НК).
При выездной проверке — срок составляет 10 рабочих дней (п. 3 ст. 93 НК). Такой же срок установлен для представления документов и информации по любой сделке (абз. 2 п. 5 ст. 93.1 НК).
к содержанию ↑По какой форме отвечать на требование
Отвечать на запрос налоговой нужно в произвольной, но обязательно в письменной форме за подписью руководителя налогоплательщика.
Ответ на требование по свое сути — это сопроводительное письмо, опись передаваемых документов. Смысл ответа в том, чтобы подтвердить сам факт представления документов и указать их перечень.
Образец ответа на требование ИФНС предоставить документы
Помимо наименования, адреса, ИНН, КПП налогоплательщика укажите адресата (саму ИФНС, в которую отправляем ответ), исходящий номер и дату.
«В ответ на требование о представлении документов (информации) от 03.06.2024 № 12341 направляем заверенные копии документов. Общий объем — 22 (двадцать два) листа согласно перечню. ».
Далее идет реестр — название документа и количество страниц, например:
Договор комиссии с ООО «Виру» от 15.02.2023 № 2/дог
Счет-фактура, выставленная ООО «Виру», от 16.02.2023 № 133
Если нет каких-то запрошенных документов — укажите их наименования и причины отсутствия, например:
«Позиции по товарной накладной от 22.03.2023 № 118 от ООО “Виру” нам не были поставлены, товарная накладная и счет-фактура не выставлялись, поэтому отсутствуют».
Кто заверяет документы
Предоставляемые документы заверяет руководитель или другое уполномоченное на заверение лицо. Безусловного требования о нотариальном удостоверении копий для налоговой нет.
Обязательно проставьте запись (или штамп, при наличии) «Копия верна», укажите дату, должность, Ф.И.О., подпись удостоверяющего. Если есть печать — проставьте оттиск.
Если в документе много страниц — можно заверить сразу подшивку (не более 150 листов). Тогда дополнительно к указанным данным пропишите:
«Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью столько-то листов».
Но подшивать разные документы в одну пачку нельзя (разъяснения Минфина от 29.10.2014 № 03-02-07/1/54849).
к содержанию ↑Подача ответа: какой способ выбрать
Подать документы по требованию налоговой можно так (п. 2 ст. 93 НК):
- подать ответ с прилагаемыми документами лично;
- подать в ИФНС через представителя, у которого есть такие полномочия;
- направить Почтой России, оформив заказное письмо с уведомлением, описью вложений;
- передать по ТКС;
- подгрузить в ЛК налогоплательщика на портале ФНС.
Способов много, можно выбрать любой. Но нельзя оставлять требование без ответа. Если не укладываетесь в установленные ИФНС сроки, не успеваете вовремя предоставить документацию или вообще не в состоянии это сделать (документы отсутствуют, утрачены и т.п.) — сообщите налоговикам об этом.
к содержанию ↑Что делать, если не можете предоставить документы
Может быть так, что у компании нет запрашиваемых документов, например, если:
- ИФНС запрашивает регистры, которые вы не обязаны вести;
- сделки, по которой они запрашиваются, не заключались;
- документы запрошены относительно контрагента, которого вы не знаете, дел с ним не имели;
- в периоде, который указали налоговики, у вас не было сделок.
В этой ситуации молчать тоже нельзя, занимая позицию: «вам надо — вы и разбирайтесь». Разбираться никто не будет.
Пройдет срок для предоставления документов, и формально это будет отказ их подать (ст. 93, 93.1 НК) с вытекающими последствиями — штрафами (ст. 93, 93.1, 126, 129.1 НК — для фирмы; ч. 1 ст. 15.6 КоАП — для должностного лица).
Чтобы не получить штраф, составьте и отправьте в налоговую уведомление. Можно для ориентира использовать форму из приказа ФНС от 24.04.2019 № ММВ-7-2/204.
В какие сроки подать уведомление
Это зависит от причины, по которой запрошены документы:
- В связи с камеральной проверкой — в течение рабочего дня, следующего за датой получения требования (п. 3 ст. 93 НК).
- В рамках встречной проверки — в течение пяти рабочих дней с даты получения требования (п. 6 ст. 6.1,п. 5 ст. 93.1 НК).
- Без связи с конкретной сделкой — 10 рабочих дней с даты получения требования (п. 6 ст. 6.1,п. 5 ст. 93.1 НК).
Документы есть, времени нет: что делать
Если налоговики требуют большое количество документов, и вы не успеете их подготовить — уведомите их об этом, указав реальный срок, в который уложитесь. Независимо от повода для требования это нужно сделать до конца рабочего дня, следующего за тем, в котором вы получили требование (п. 3 ст.
93, п. 5 ст. 93.1 НК).
В завершение еще раз напомним: отмалчиваться на требование о представлении документов нельзя. Это навредит отношениям с ИФНС. Налоговые инспекторы могут решить, что вам есть что скрывать.
Вторая причина — это штрафы. В рамках любой проверки самого налогоплательщика каждый непредоставленный документ «стоит» 200 руб. (п.
1 ст. 126 НК), при встречной проверке «цена» для ИП или фирмы может возрасти до 10 000 руб. (п.
2 ст. 126 НК).
- Распознает все виды документов (и даже чеки).
- Запоминает значения и сопоставляет номенклатуру.
- Загружает документы из email, ЭДО, через QR-коды.
- Полностью совместим с 1С, Мое дело и 1С Fresh.
- Автоматически проверяет контрагентов по базе ЕГРЮЛ.
- Автоматически проверяет математические операции.