Подтверждающий документ: важность, правила и примеры
С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:
- своем согласии на заключение договора;
- рассмотрении какого-либо вопроса;
- принятии решения;
- получении документов, товара, денег и т.д.
Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.
Зачем писать письмо
Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо?
Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.
В некоторых случаях оно может стать аналогом соглашения о намерениях или, например, акта о получении товара и т.п. (при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их).
Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату.
к содержанию ↑Основные особенности формирования письма
Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.
Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.
Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере. Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).
При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:
- все денежные суммы нужно вносить в него цифрами и прописью;
- даты писать в формате «число-месяц-год»;
- документы указывать с датой их составления и номером.
Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.
Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е. печати или штампы), то письмо можно удостоверить с их помощью.
Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации.
к содержанию ↑Как составить письмо-подтверждение
Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:
- информацию об отправителе (наименование организации, ее адрес, телефон, электронную почту);
- сведения об адресате (сюда достаточно внести название компании, ее адрес, должность и ФИО руководителя или иного работника, которому направляется послание);
- номер письма (в соответствии с журналом исходящей корреспонденции) и дата его составления.
Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).
После этого идет основная часть. Сюда вносится информация о том, что именно вы ходите подтвердить:
- если речь идет о сотрудничестве, нужно указать, чего именно оно касается;
- если о договорах и проектах – сюда надо вписать их наименование, номер, дату и другие идентификационные характеристики;
- когда подтверждение касается приема каких-то товарно-материальных ценностей, груза, посылок или денежных средств, желательно кроме даты получения указать и документы, которыми они сопровождались.
В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше.
При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу.
В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.
к содержанию ↑
Как отправить письмо
Способов отправки письма-подтверждения несколько:
- Достаточно надежный и простой – переправить послание через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Почему именно так? Этот путь дает возможность отправителю убедиться в том, что его послание доставлено до адресата, при этом минус здесь только один – даже в пределах одного населенного пункта письмо может идти несколько дней, а то и неделю.
- Если письмо написано в печатном виде, то его можно переслать через электронную почту (с запросом о подтверждении прочтения) или факс.
- Но самым эффективным считается использование двух вариантов одновременно: например, отправка копий письма через электронную и обычную почту.
Как можно увидеть из круговой диаграммы, «выпадение» хотя бы одного элемента системы, оказывает негативное влияние на всю систему в целом, а как результат и на общую скорость развития системы. Поэтому важно проводить постоянно действия, направленные на развитие и становление системы на предприятии, а также становится понятным почему важен каждый элемент системы.
В рамках абсолютно каждой системы создается достаточно большое количество документов, отсюда делаем вывод: документ может существовать без системы, а система без документов не может.
Для всех, кто начал свой трудовой путь на благо качества до 2015 года, больше знакомы термины управление документами и управление записями. Почему именно 2015 год? Это связано с появлением новой версии международных стандартов ISO 9000 и ISO 9001.
Документированная информация — это информация, которая должна управляться и поддерживаться органзацией, и носитель, который ее содержит
Стандарт ISO 9000:2015
Документированная информация может быть любого формата и на любом носителе, и может быть получена из любого источника.Документированная информация может относиться к:
— системе менеджмента, включая соответствующие процессы;
— информации, созданной для функционирования организации (документация);
— свидетельствам достигнутых результатов (записи).
П. 7.5 ISO 9001:2015 определяет: «Система менеджмента качества организации должна включать:
— документированную информацию, требуемую стандартом ISO 9001;
— документированную информацию, определенную организацией как необходимую для обеспечения результативности системы менеджмента качества.
Не стоит забывать, что объем документированной информации для системы менеджмента может отличаться в разных организациях в силу:
— размера организации и вида её деятельности, процессов, продукции и услуг;
— сложности процессов и их взаимодействия;
— компетентности персонала.
При создании и актуализации документированной информации организация должна обеспечить соответствующие:
a) идентификацию и описание (например, заголовок, дата, автор или ссылочный номер);
b) формат (например, язык, версия программного обеспечения, графики) и носитель (например, бумажный, электронный вид);
c) анализ и утверждение с точки зрения пригодности и адекватности.»
Кроме документа «Управление документированно-подтвержденной информацией» целесообразно создать отдельный документ «Правила оформления документации». Данный документ включает все важные элементы, такие как:
— формат документа;
— шрифт, с помощью которого составляется документ;
— состав документа (обязательные элементы документа);
— место хранения (сервер, шкаф для документов и т.д.);
— формат хранения;
— и т.д.
Например, на рисунке 2 представлено содержание внутреннего документа «Управление документированно-подтвержденной информации». Содержание включает в себя все обязательные элементы, включенные в «Правила оформления документации».
к содержанию ↑Правила составления и оформления документов
Документы регламентируют всю работу компании: производство, закупки и продажи, кадровое, финансовое, техническое обеспечение, управление. Но для того, чтобы они подтверждали законность операций и юридическую силу сделок, нужно соблюдать правила их составления и оформления. Рассмотрим эту тему подробнее.
В этой статье:
- Зачем нужны правила документооборота в организации
- Этапы движения и порядок обработки документов
- Составление документов: нормативное регулирование
- Оформление документов в ЭДО
Подключитесь к Контур.Диадоку бесплатно и оцените возможности электронного документооборота
Зачем нужны правила документооборота в организации
Документооборот — это жизненный цикл документа, который охватывает все этапы: от создания или получения до архивации или уничтожения. Документооборот обеспечивает работу компании. Если он выстроен грамотно, работа будет плодотворной и бесперебойной.
Особую роль играет правильное оформление документов. Документ юридически значим, когда создан в соответствии с требованиями закона, подписан уполномоченным лицом и имеет обязательные реквизиты. Корректно составленный договор или акт убережет от возможных споров с контрагентами, вопросов контролирующих органов.
Соблюдение требований к документации помогает:
- обеспечивать ее понятность, четкость, облегчать работу;
- избегать ошибок, недоразумений;
- сокращать время на обработку;
- систематизировать информацию;
- облегчить поиск данных, их использование в будущем;
- рационально управлять процессами в компании.
Соблюдение норм оформления документации необходимо для всех ее видов: организационно-правовой, финансово-бухгалтерской, распорядительной, информационно-справочной, кадровой, служебной.
Этапы движения и порядок обработки документов
Документооборот организации включает в себя три документопотока: входящий, исходящий и внутренний. Чем они отличаются:
- Входящие документы поступают от контрагентов, клиентов, контролирующих госорганов, органов власти.
- Исходящие направляются из организации в другую.
- Внутренние передаются в компании между отделами и сотрудниками.
В качестве примера рассмотрим схему организации работы с входящими документами на предприятии:
- Прием: документы поступают через почту, электронную почту, лично или другими способами. Так, в электронном виде документы приходят в личный кабинет сервиса электронного документооборота.
- Регистрация: после приема секретарь или иной сотрудник регистрирует документы в системе компании — присваивает собственный номер и указывает дату регистрации.
- Рассмотрение: документы передаются соответствующим лицам или отделам. Там принимаются решения: одобрение, отклонение, запрос дополнительной информации.
- Утверждение и подписание: руководитель или уполномоченный сотрудник утверждает и визирует документы.
- Отправка и исполнение: подписанный экземпляр отправляют контрагенту.
Порядок составления документов определяют внутренняя политика и положения компании. Общие требования к оформлению документов регламентируют такие процессы:
| Этап обработки документа | Правила документирования | Примеры |
|---|---|---|
| Создание | Касаются создания новых документов | Форматы, шаблоны, требования к тексту документа |
| Распространение и передача | Устанавливают, как документы должны быть распространены среди сотрудников, переданы между отделами или отправлены контрагенту | Процедуры отправки по электронной почте, курьерской службой, использование систем электронного документооборота |
| Хранение и архивирование | Регламентируют хранение документов | Сроки хранения, доступность и безопасность, процедуры архивирования и уничтожения по истечении срока хранения |
| Контроль версий | Регулируют управление версиями документов для обеспечения актуальности и целостности информации | Присвоение идентификаторов версий, отслеживание изменений, уведомление о новых версиях |
| Доступ и безопасность | Определяют, кто имеет доступ к документам и какая информация считается конфиденциальной | Установка уровней доступа, шифрование данных, защита сведений от несанкционированного доступа |
Составление документов: нормативное регулирование
Правила ведения делопроизводства и организации документооборота в компаниях различаются. Они зависят от потребностей предприятия. Но есть нормативно-правовое регулирование.
Например, с 1 июля 2018 года оформление деловых и служебных документов регламентирует ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он, как и другие ГОСТы, добровольный, но его рекомендовано применять для структурированной работы.
Этот свод правил составления документов определяет:
- общие требования к оформлению: носитель, шрифты, отступы, интервалы, выравнивание;
- нормы указания адресатов, отметки о коммерческой тайне;
- варианты оформления реквизитов, заголовка;
- способы расположения подписи, резолюции, печати;
- методику заверения копии и другие аспекты создания документов.
Для соблюдения стандарта следует утвердить форму бланков для каждого вида документов. Рекомендации ГОСТа компании закрепляют в положениях о документообороте, инструкциях, правилах и регламентах.
В этих актах предприятие может закрепить собственные, не основанные на ГОСТах требования к оформлению документов и организации документооборота. Такие внутрикорпоративные стандарты могут определять:
Форму документов. Компания может иметь свои стандарты относительно формы документов, шрифта, оформления заголовков, подписей и т. д.
Этапы движения документов в организации. Это прием, первичная обработка, регистрация, подписание, архивирование.
Сроки исполнения. Некоторые документы требуют согласования или дополнительной подписи. В этом случае вдвойне важно отслеживать соблюдение установленных сроков.
В Диадоке соблюдаются все требования законодательства. Сделайте передачу документов удобной и быстрой
Следующая