УПД. Полномочия подписанта

Формировать УПД в формате 155 приказа можно только до 01.01.2020 г.

С 01.01.2020 г. требуется формировать УПД только в формате 820 приказа. Формат действует до 01 апреля 2025 года.

С 26 января 2024 года вступил в силу новый формат по приказу № 970. Переходный период на новый формат продлится до 1 апреля 2025 года. Это значит, что до окончания переходного периода можно использовать оба формата 820 и 970.

Ниже рассказываем, где в Диадоке заполняются полномочия и какие выбрать.

Согласно Приказу ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ информация о подписанте обязательно должна содержаться в счетах-фактурах, первичных документах (ТОРГ-12, Акт) и УПД.

к содержанию ↑

Где и когда заполнять полномочия подписанта

1. При первом подписании документа в новом формате (счёт-фактура, первичка или УПД) нужно будет заполнить полномочия подписанта. Эти полномочия сохранятся, их не нужно будет заполнять каждый раз.
2. Вновь заполнить полномочия может понадобиться после смены сертификата КЭП. Отредактировать полномочия может пользователь с правами администратора. Нажмите «Настройки» → «Сотрудники», откройте сотрудника и на вкладке «Сертификаты и доверенности» измените полномочия.

к содержанию ↑

Какие полномочия выбрать

Выбор полномочий влияет на то, сколько подписей под документом должна будет поставить ваша организация. Согласно 155 приказу, документ может быть подписан несколькими подписантами. В веб-версии Диадока не реализована множественная подпись документов.

В текущей ситуации вы можете наделить подписанта необходимыми полномочиями с помощью доверенности, приказа или иных документов. В этом случае подписант будет один, не нужно будет передавать документ на подпись от одного сотрудника другому, производить контроль и т.д.

Если все типы документов (накладные, счета-фактуры, акты и УПД) может подписывать одно ответственное лицо, являющееся сотрудником организации продавца или покупателя, рекомендуем заполнить полномочия следующим образом.

к содержанию ↑

Вы — директор или бухгалтер

Область:
5 — лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление и за подписание счетов-фактур;
или
6 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события и за подписание счетов-фактур

Статус:
1 — работник организации продавца товаров (работ, услуг, имущественных прав);

Должность:
директор или бухгалтер

Основания полномочий:
Должностные обязанности

Статус:
1 — работник организации покупателя

Должность:
директор или бухгалтер

Основания полномочий:
Должностные обязанности

к содержанию ↑

Вы — работник иной уполномоченной организации

Являетесь сотрудником иной уполномоченной организации (не работник организации продавца или покупателя), например, бухгалтер на аутсорсинге или агент, и уполномочены подписывать все типы документов (накладные, счета-фактуры, акты и УПД).

Область:
6 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события и за подписание счетов-фактур

Статус:
3 — работник иной уполномоченной организации;

Основание полномочий организации:
например, номер и дата доверенности

Основания полномочий:
Должностные обязанности

Область:
3 — лицо, ответственное за оформление свершившегося события

Статус:
3 — работник иной уполномоченной организации;

Основание полномочий организации:
например, номер и дата доверенности

Основания полномочий:
Должностные обязанности

к содержанию ↑

Вы —ИП или физлицо

Что будет, если документ подписан с нарушением законодательства

В таком случае документ не будет иметь юридическую силу. Продавец заплатит штраф за невыставленный документ, покупатель не получит вычет НДС.

к содержанию ↑

Со стороны Продавца

В строке 13 «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» УПД со стороны продавца указывается:

• должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, а также его подпись с указанием фамилии и инициалов.

Лицом, ответственным за оформление сделки, может быть:

• лицо, непосредственно совершившее отгрузку (кладовщик, продавец и т.п.), данный сотрудник заполняет строку 10 УПД

• лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени компании (по доверенности или руководитель).

Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, совершившее отгрузку (строка 10), то в строке 13 могут заполняться только сведения о должности и фамилия с инициалами без повторения подписи.

Если по правилам компании за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в УПД вводится дополнительная строка для отражения должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица (Письмо ФНС РФ от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).

к содержанию ↑

Со стороны Покупателя

В строке 18 «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни» УПД со стороны покупателя указывается:

• Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
• Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.

• должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, а также его подпись с указанием фамилии и инициалов.

Лицом, ответственным за оформление сделки, может быть:

• лицо, непосредственно получившее товар (груз) и (или) уполномоченное на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени покупателя, данный сотрудник заполняет строку 15 УПД;

• лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени компании (по доверенности или руководитель).

Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное действовать от имени компании и уже указанное по строке 15 УПД, то в строке 18 могут отражаться только сведения о должности и Ф.И.О. без повторения подписи.

Мнение эксперта

Рубцов Александр Феликсович

Если в силу установленного у покупателя документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в УПД вносится дополнительная строка (Письмо ФНС РФ от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).

к содержанию ↑

См. также:

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

1. Практикум по работе с подписями и печатями на документах в 1СПечать документов с факсимиле Документы с логотипом, печатью и факсимильными подписями ответственных лиц нужны для: быстрой отправки счета покупателю (заказчику);…
2. Как настроить право подписи в документах реализации в 1СУполномоченные лица в 1С – это лица, действующие по доверенности (приказу) от организации. Подставляются автоматически в документы: Реализация (акты, накладные)…
3. Счет-фактура подписан одним лицом за директора и главбуха — законно ли это?Минфин в Письме от 24.07.2019 N 03-07-11/55067 разъяснил, допустимо ли подписание счетов-фактур одним лицом за руководителя и главного бухгалтера. Чиновники…
4. Указание ответственных лиц организации в печатных формах документов в 1СДля бухгалтера 1С — это не только учетная программа, но и помощник для создания многих печатных форм документов. Оформлять их…

Оцените публикацию

(3 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Загрузка.

Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете

к содержанию ↑

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Назад к статье

Семинары

• 18.04.2024 Декларация по НДС за 1 квартал 2024 в 1С
• 26.03.2024 Отчетность за 1 квартал 2024. Законодательный обзор
• 19.01.2024 Декларация по НДС за 4 квартал 2023 в 1С
• 20.10.2023 Декларация по НДС за 3 квартал 2023 в 1С
• 20.07.2023 Декларация по НДС за 2 квартал 2023 в 1С
• 18.04.2023 Декларация по НДС за 1 квартал 2023 в 1С
• 20.01.2023 Декларация по НДС за 4 квартал 2022 в 1С

Подписание электронного универсального передаточного документа (УПД)

В зависимости от выбранной функции документа, электронный универсальный передаточный документ (УПД) служит различным целям. Эти цели различаются по характеру простановки подписей ответственных лиц (Табл. 1).

к содержанию ↑

УПД с функцией «1 – СЧФ»

УПД с функцией «1 – СЧФ» подписывает один раз представитель продавца – сотрудник, ответственный за оформление факта хозяйственной деятельности и отражение НДС. Как правило, это тот же сотрудник (бухгалтер, генеральный директор и т. д.), чья подпись ставится на обычные электронные счета-фактуры.

ФНС-квитанции подписываются двумя сторонами по той же логике, как и в обычных электронных счета-фактурах (Рис. 1).

к содержанию ↑

УПД с функцией «3 – ДОП»

УПД с функцией «3 – ДОП» представляют из себя две части: «Титул отправителя» и «Титул получателя». По аналогии с актами и накладными, «Титул отправителя» подписывается один раз лицом, ответственным за передачу груза/оказания услуги со стороны поставщика. «Титул получателя» подписывается лицом, принимающим товар/услугу со стороны покупателя (Рис.

2).

УПД с функцией «2 – СЧФДОП»

1. Отправитель проставляет подпись лица, ответственного за отражение фактов хозяйственной деятельности (чаще всего бухгалтера) на свой сформированный документ.
2. Отправитель проставляет вторую подпись лица, ответственного за передачу товаров/услуг со своей стороны на свой сформированный документ.
3. Получатель документа ставит подпись лица, ответственного со своей стороны за приёмку товаров/услуг.

ФНС-квитанции по факту передачи документа могут подписываться вышеуказанными лицами (Рис. 3).

Если на стороне отправителя есть сотрудник, который может совмещать роли «1» и «2», то он в праве поставить свою подпись на документ единожды. Платформа Ediweb для таких случаев содержит специальные возможности, которые позволяют настроить однократное подписание со стороны отправителя, если один и тот же сотрудник совмещает две роли. Это достаточно распространённое явление.

Эта настройка позволяет сделать процесс подписания таким же быстрым и удобным, как и в обычных счетах-фактурах. Если компания на платформе разделяет подписантов «1» и «2», то платформа сначала даёт подписать документ одному пользователю, затем другому (Рис. 4).

«Титул продавца/покупателя» при использовании функции СЧФДОП может быть подписан как одной, так и двумя подписями. Если должна устанавливаться одна подпись внутри формата, заполняется поле с указанием области полномочий.

к содержанию ↑

Области полномочий подписанта

к содержанию ↑

Передача права подписи УПД

Типовых образцов для приказов (распоряжений) нет. Приказ можно составить в произвольной форме. В нем руководитель или главбух должны передать право подписи, и должны быть образцы подписей этих сотрудников.

В приказе можно установить срок, в течение которого уполномоченный сотрудник вправе подписывать документы. Можно предусмотреть, кто имеет право подписи вместо уполномоченного сотрудника на период его болезни или отсутствия по другим причинам.

Уполномоченные сотрудники заверяют счета-фактуры своими подписями двумя вариантами:

• В реквизитах «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» уполномоченные лица ставят личные подписи, а в расшифровке Ф. И. О. указывают свои фамилии и инициалы.
• Путем внесения в УПД дополнительных строк с указанием в них реальных должностей уполномоченных лиц и расшифровку их фамилий и инициалов.

Бывает, что первый и второй экземпляры одного и того же документа подписали разные уполномоченные лица. Право на вычет сохраняется у покупателя и в этом случае (Письмо Минфина 03.07.2013 № 03-07-15/25437). Данное письмо о счетах-фактурах, но такие же выводы можно применять и к УПД.

к содержанию ↑

Комплекс полномочий по подписи УПД

Подписывать документы с обеих сторон вправе как разные лица, так и лица, наделенные комплексом полномочий (Письмо ФНС от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910). Можно предоставить право расписываться в УПД двум лицам: бухгалтеру, который совмещает полномочия руководителя, главбуха, лица, ответственного за правильность оформления факта хозяйственной жизни и другой сотрудник, который выполняет функцию фактического приемщика-сдатчика и подтверждает принятие или сдачу товаров, услуг.

Не будет нарушением если руководитель возложит весь комплекс полномочий по подписанию УПД на одного сотрудника.

к содержанию ↑

Копии документов о полномочиях для покупателей

Продавец не обязан представлять покупателю копии документов о полномочиях сотрудников подписывать УПД. Налоговая инспекция может затребовать у продавца документы о сотрудниках, уполномоченных подписывать УПД, проверяя вычеты по НДС у покупателя.

При проверке инспекторы применяют к УПД такие же правила, как и к счетам-фактурам. Если окажется, что документов о передаче права подписи нет, инспекторы могут поставить под сомнение законность вычетов по НДС. Если в дополнение к этому они найдут другие доказательства фиктивности сделки, то вычеты снимут.

Сам по себе факт подписи УПД неустановленными или неуполномоченными лицами не повод для отказа в вычетах. Но он может служить одним из доказательств, при наличии других признаков (ст. 54.1 НК РФ).

Раньше инспекторы руководствовались понятием необоснованной налоговой выгоды из Постановления Пленума ВАС от 12.10.2006 № 53 и были случаи, когда суды признавали незаконность вычетов по НДС, если не было документов о полномочиях сотрудников подписывать счета-фактуры (Постановление Президиума ВАС от 11.11.2008 № 9299/08).

к содержанию ↑

Расшифровки подписей

Подписи руководителя и главбуха организации-поставщика должны быть расшифрованы. Достаточно указать полностью только фамилии должностных лиц, а имена и отчества можно обозначить инициалами (Порядок оформления счетов-фактур Приложение 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137).

Если расшифровок нет, возможны такие же проблемы, что и при отсутствии подписей в УПД и счетах-фактурах. Инспекторы могут посчитать, что документы подписаны неустановленными лицами, а это один из признаков того, что сделка фиктивная, а вычеты по НДС незаконные.

к содержанию ↑

Подписи в электронных УПД

О.)» не нужен (п. 6 ст. 169 НК РФ, п.

8 Приложения 1 к Постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137, п. 1.5 Порядка, утвержденного Приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н).

Документы, заверенные электронной подписью, которые прислал контрагент, нужно подписать таким же способом. Распечатывать электронную «первичку» и ставить на ней собственноручную подпись нельзя. В таком случае инспекторы посчитают, что документ подписала только одна сторона.

к содержанию ↑

Факсимильные подписи

На УПД недопустимы. УПД и счета-фактуры с такими подписями не равнозначны счетам-фактурам, которые подписаны руководителем и главбухом лично. Поэтому принимать НДС к вычету по документу с факсимильной подписью нельзя (Письмо Минфина от 27.08.2015 № 03-07-09/49478, Постановление Президиума ВАС от 27.09.2011 № 4134/11).

Если УПД составляет предприниматель, то подписать документ может либо он сам, либо человек, которому предприниматель выдал доверенность. В обоих случаях в УПД указываются реквизиты свидетельства о госрегистрации предпринимателя. Электронную счет-фактуру ИП заверяет своей усиленной квалифицированной электронной подписью.

Для ленты новостей мы запустили специальный канал в Telegram и группу в Фейсбуке. Присоелиняйтесь!

Ваш браузер не поддерживает плавающие фреймы!

к содержанию ↑

Какие документы заменяет УПД

УПД может заменить следующие виды документов:

• акт приема-передачи основных средств (ОС-1), выполненных работ (оказанных услуг);
• накладную на отпуск материалов М-15, ТОРГ-12;
• счет-фактуру.

Таким образом, один УПД может заменить целый комплект документации:

1. Накладная + акт.
2. Накладная + счет-фактура.
3. Акт + счет-фактура.
4. Накладная + счет-фактура + акт + счет-фактура.

УПД могут применять любые юрлица и ИП. Система налогообложения и форма собственности значения не имеют.

Сервис МойСклад — все, что нужно для учета и торговли. Документы легко заполнить онлайн, напечатать или отправить контрагентам прямо из сервиса.

к содержанию ↑

Как правильно заполнить УПД

Кратко разберем нюансы заполнения строк и граф УПД.

Если УПД — это только передаточный документ (накладная, акт), то ставят статус «2». А вместо предписанных реквизитов счета-фактуры в документе можно проставить прочерки.

Вносим дату и номер документа.

Если УПД имеет статус «1», то используем хронологическую нумерацию счетов-фактур.

В документе со статусом «2» используем порядковую нумерацию передаточных документов.

Если в ранее оформленном документе обнаружена ошибка, то в исправленном УПД по строке 1а указывают номер и дату, когда были сделаны исправления. При внесении исправлений нужно ориентироваться на порядок, который установлен для счетов-фактур (постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

В строки 2-2б — вносим сведения о продавце.

Если была предоплата, то в строку 5 вносим реквизиты платежного поручения. Если УПД составляется только как передаточный документ, эту строку можно не заполнять.

Для документа со статусом «1» заполняем строку 5а, как показано ниже.

Например: если вы составили УПД № 25 от 25.10.2021 из 3 строк, то вам нужно указать реквизиты этого же УПД и строки документа:

«№ п/п 1-3 № 25 от 25.10.2021»

В строке 7 указываем код валюты. Для рублевых документов заполняем поле так: «Российский рубль,643».

Строку 8 заполняем только при работе с госконтрактами, которые имеют идентификатор. Во всех остальных случаях ставим прочерк.

Обычно для товара в этой графе проставляют артикул, а для работ и услуг — номер ОКВЭД.

В графе 1а указывают наименование товаров (услуг, работ).

Графу 1б заполняют только для товаров, которые вывозят в ЕАЭС. Код берут из единой Товарной номенклатуры.

В графы 2-2а вносят единицы измерения и их код из Общероссийского классификатора (если их возможно указать).

В графах 3-5 проставляют количество, цену и стоимость товара (работ, услуг).

Графы 6-13 заполняют только для УПД со статусом «1». Подробный порядок можно найти в Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (ред. от 02.04.2021):

Подробный чек-лист по продаже прослеживаемых товаров вы найдете здесь.

Далее в УПД проставляют количество заполненных листов и подписи.

Подпись руководителя (ИП) и главбуха обязательны, если документ выполняет функцию счета-фактуры. Если УПД — это только накладная (акт), эти подписи можно не ставить. За руководителя (ИП), главбуха поставить подпись может лицо, уполномоченное на совершение таких действий по доверенности.

Далее проставляются дата отгрузки (передачи, сдачи) и прочие подписи со стороны продавца:

• подпись работника, который передал товар (работы, услуги).
• подпись работника, ответственного за правильное оформление документа. Если этот работник уже расписался в документе, то подпись можно не дублировать, достаточно указать должность и ФИО.

Дата получения (приемки) и подписи со стороны покупателя:

• подпись лица, которое получило товар (работы, услуги).
• подпись лица, ответственного за правильное оформление документа. Аналогично порядку подписания УПД со стороны продавца, если подпись лица на документе уже есть, можно проставить только ФИО и должность.

В последних строках указывают наименование предприятий — участников составления УПД. Это могут не только продавец и покупатель, но и аутсорсинговая компания, которая ведет учет, или агент (комиссионер).

Более 2 млн предприятий уже работают с УПД и другими документами в облачном сервисе МойСклад.

Следующая

РазноеДополнительное соглашение к договору об изменении цены