Упражнение 252 по русскому языку, 10-11 класс (примеры писем близкому человеку)

Здравствуйте, друзья! В наше время деловые письма, напечатанные на бумаге и оформленные на фирменном бланке, почти не используют. Большая часть переписки перекочевала на электронную почту, в социальные сети и мессенджеры. Но это не значит, что деловое письмо изжило себя.

В любой переписке нужно придерживаться определенных правил. Причем, нормы различаются в зависимости от того, где происходит общение и кто адресат. Мы подготовили материал, в котором разберем основные виды деловых писем и правила, которые стоит соблюдать при деловой переписке.

к содержанию ↑

Что такое деловое письмо

1. Нейтральный тон общения. Никакой фамильярности, грубости или излишней учтивости.
2. Краткость и четкость информации. Длинные вступления или туманные формулировки не нужны. Опирайтесь на факты, излагайте суть сообщения без воды и избыточной информации. Рекомендуемый объем – не больше одной страницы, остальную информацию лучше перенести в приложение и прикрепить файлом.
3. Точное определение адресата, если сообщение направлено определенному человеку.
4. Четкая структура. Сплошная простыня текста воспринимается плохо.
5. Размер текста адаптируется под канал общения. Не стоит слать несколько сообщений в мессенджере или делать электронное письмо длиной в несколько экранов.
6. Избегайте сокращений, аббревиатур и сленга, особенно если письмо отправляется впервые. Исключение – узкоспециализированная переписка.
7. Не начинайте общение в нерабочее время. Это считается признаком дурного тона.
8. Четко указывайте отправителя, а также все доступные каналы связи.

В зависимости от адресата и цели, для которой сделано деловое письмо, можно выделить следующие виды: ​

1. Предложения о сотрудничестве. Чаще всего это документ установленного образца. Он может быть одинаковым для всех адресатов (циркуляр) либо персонифицированным. В этом случае указывается конкретный человек или же должность (например, «Начальнику отдела снабжения»).
2. Деловая переписка с партнерами. С ее помощью решаются все текущие вопросы, делаются запросы и решаются возникающие в процессе работы проблемы.
3. Письма клиентам. Можно сообщать им о новых поступлениях товара, акциях и т. д. Чаще всего формируется клиентская база, по которой и производится рассылка.
4. Переписка с органами власти, предсудебные предупреждения, решение правовых вопросов.

Письма могут быть адресованы конкретному сотруднику или руководителю либо носить общий характер. Также их делят на те, которые требуют ответа, и те, на которые отвечать не нужно.

к содержанию ↑

Как использовать в современном мире

1. Коммерческие предложения. Чаще всего рассылаются по холодной аудитории и предлагают товары или услуги. Тут важно четко указать сферу деятельности, сформулировать преимущества компании и плюсы сотрудничества.
2. Email-рассылка. Предполагает периодическую отправку писем по определенной базе. Через нее можно сообщать новости, рассказывать о новых товарах и услугах, анонсировать акции и т. д.
3. Пресс-релизы. Чаще всего их высылают в средства массовой информации, на интернет-порталы. В них рассказывается о текущих или будущих событиях, сообщается важная информация о компании, а также другие новости, которые могут вызвать интерес у аудитории.
4. Поиск работы. Грамотно составленное резюме изначально выделяет соискателя из общего ряда и четко рассказывает о профессиональных качествах человека.
5. Публикация статей. Автор или компания делают качественные обзоры и аналитические статьи.
6. Сообщения об акциях и выгодных предложениях в мессенджерах и социальных сетях. Чаще всего рассылаются по базе клиентов, имеют небольшие размеры и адаптированы под канал общения.
7. Поздравления и благодарности. Для повышения лояльности клиентов можно поздравлять их с праздниками. Также хотя бы раз в год благодарить за взаимовыгодное сотрудничество и подчеркивать важность партнера или клиента для компании.

Рекомендуется выдерживать деловой стиль общения и придерживаться описанных ниже норм при любом общении с клиентами или партнерами.

к содержанию ↑

Примеры деловых писем

Письмо с коммерческим предложением. Из плюсов можно выделить краткость изложения и четкую формулировку предложения.

Пресс-релиз. Кратко раскрыта основная новость, к письму прикреплены документы с более подробной информацией.

Как правильно составить и написать деловое письмо

Разберем по шагам процесс написания делового письма. Инструкцию можно адаптировать в зависимости от канала общения. Чаще всего используют электронную почту, так как сообщения в ней проще найти при необходимости и можно оформить письмо по всем правилам.

1. В первую очередь определите цель послания. Подумайте, какие факторы увеличивают вероятность принятия положительного решения. Чем конкретнее формулировка – тем лучше.
2. Имя отправителя должно быть четким и понятным, без цифр и непонятных названий, иначе шансы попадания письма в спам сильно увеличатся. Название компании или имя и фамилия — лучший вариант.
3. Заголовок или тема письма. Если вы проработали первый пункт, то с этим этапом вопросов не возникнет. Главное, чтобы заглавие не было слишком длинным и сумбурным.

4. Приветствие, лучше всего использовать стандартный вариант «Добрый день!». Кратко представьтесь, когда в этом есть необходимость, или укажите название фирмы и сферу ее деятельности.

Если сообщение направлено по рекомендации либо в результате переговоров на какой-либо встрече или выставке, обязательно укажите и это.

5. Текст предложения. Старайтесь излагать информацию кратко и по существу.

6. Соблюдайте общепринятые правила оформления. Используйте один шрифт, важные моменты можно выделить жирным, но это нежелательно.

Разбивайте текст на небольшие абзацы, используйте списки, если это упростит восприятие. Если в компании есть шаблон оформления, используйте его для всей деловой переписки. Обязательно проверяйте текст на орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки, любые недочеты плохо влияют на репутацию отправителя.

7. Прикрепляйте файлы только при необходимости. Размещать прайс-лист или описание услуг в письме не нужно. Обязательно укажите, что находится в приложении.

Лучше всего сделать шаблон, чтобы менять только тему и текст письма, так вы упростите себе работу, а все письма приобретут единый стиль.

к содержанию ↑

Деловая переписка – примеры писем

Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию.

О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.

Содержание скрыть

Образцы деловых писем

Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные и так далее. Принципы их составления практически не отличаются друг от друга. Посмотрите еще раз на правила написания деловых писем, чтобы не допускать ошибок.

Примеры благодарственных писем

Пример гарантийного письма

Образец письма-ответа

Это наглядный пример того, каким может быть вежливое письмо, содержащее отказ:

Пример информационного письма

Пример письма-претензии

Примеры писем на английском в деловой переписке

Структура делового письма

Структура + пояснения по блокам

Заказчик занимается производством средств для комплексной защиты стеклянных поверхностей. Чтобы бизнес рос и развивался, ему требуется расширение дилерской сети. Средство интересно клининговым компаниям, автолюбителям и т.д.

Для увеличения дилерской сети нужны представители в регионах, следовательно, продавать нужно не само средство, а бизнес идею, материальную выгоду для будущего дилера. Это справедливо ведь бизнесмена будет интересовать вопрос – сколько я смогу заработать на этом средстве, какую выгоду я могу получить, если буду вкладывать в это дело время, деньги и силы. Рассказ о компании, её прелестях и видах на будущее, миссии, особенностях средства – это второстепенное.

Возможно, будет интересно, но не сразу.

Сервисы почтовых рассылок (например, Смартреспондер ) – это хороший инструмент, если подойти к делу с умом. Есть множество авторов, которые ведут рассылки определённых тематик, соответственно, и аудитория в них собирается под конкретную тематику.

В случае продажи средств по комплексной защите стеклянных поверхностей можно воспользоваться рассылками по тематикам: «начинающий предприниматель», «бизнес», «бизнес с нуля» и многими другими. Главное – выбирать тематические.

Ответ – в каталоге сервиса почтовых рассылок Смартреспондера и многих других. Посмотрите, сколько людей получают новости по бизнесу.

к содержанию ↑

Как написать письмо на миллион?

Для расширения бизнеса, дилерской сети и, соответственно, продаж компании можно использовать следующую структуру письма рассылки:

• Тема письма – это эффективный и интересный заголовок для целевой аудитории. Если предлагается бизнес, то логично заинтересовать человека цифрами и размером дохода.
• Начало письма – 1-2 предложения, в которых указывается, от кого идёт предложение и что именно предлагается.
• Картинка-визуализация – демонстрация свойства товара, чтобы не писать лишнее. Картинки – это всегда интересно.
• Ключевой блок – расчет материальной выгоды для покупателя (дилера). Последовательно описываем, сколько и что стоит, сколько получается денег от продажи N-количества единиц продукции. В этом же блоке желательно дать ссылку на сайт компании с дополнительной информацией.
• Блок-усилитель – продолжаем предлагать получателю письма цифры и расчёты. Например, сколько можно заработать в маленьком городе/мегаполисе. Также можно показать успехи отдельных дилеров в цифрах, которые недавно начали работать с компанией и т.п. В данном блоке также проставляется ссылка на сайт компании, где можно найти больше информации по теме.

Вот так выглядит текст для рассылки, написанный по данной схеме.

Надеюсь, предложенный материал будет Вам полезен. Комментарии, вопросы и пожелания приветствуются)

к содержанию ↑

Основные требования к текстам для рассылки

Краткость и ясность

Перед тем, как начать, помните: ваш текст должен быть кратким и ясным. В эпоху информационного перегруза, краткость — залог успешной коммуникации.

Привлечение внимания

Примеры и шаблоны текстов для разных ситуаций

Акции и специальные предложения

1. Акция «Праздничное Озарение»! Наши клиенты – особенные! Специально для вас мы запускаем акцию «Праздничное Озарение». Приходите и наслаждайтесь особыми скидками на наши лучшие услуги. Радуйте себя вместе с нами!
2. Утренний Бустер: Скидки до 20%! ☕️ Разбудите свою красоту с нашим утренним бустером! С 9:00 до 11:00 получите скидку до 20% на выбранные услуги. Сделайте свой день ярче и красивее – записывайтесь прямо сейчас!
3. День Релакса: Скидка на СПА-процедуры! Заслуженный отдых вас ждет! Специально к Дню Релакса предоставляем скидку 15% на все СПА-процедуры. Подарите себе момент уюта и гармонии. Записывайтесь уже сегодня!
4. Лучшие Друзья: Спецпредложение для Двоих! Делитесь моментами красоты вместе! Приходите с другом или подругой, и вы оба получите скидку 25% на любые услуги. Бронируйте вместе – создавайте воспоминания вдвоем!
5. Будь в Центре Внимания: Скидка на Вечерний Образ! Планируете особенный вечер? Мы создадим для вас неповторимый образ! При записи на вечернее оформление макияжа и причёски – скидка 30%. Завоюйте вечер своей красотой!

к содержанию ↑

Напоминание о встрече или событии

1. Не пропустите свой момент красоты! Дорогие наши клиенты, напоминаем о вашем предстоящем визите к нам. Мы ждем вас с нетерпением, чтобы сделать ваш день особенным! Подтвердите, пожалуйста, вашу запись.
2. Специальное событие не за горами! Ваша долгожданная встреча с красотой на подходе! Напоминаем о вашем предстоящем визите. Готовимся вас порадовать и сделать это событие незабываемым.
3. Ваша красота важна для нас! Время уходит быстро, и мы не хотим, чтобы вы упустили свой уникальный момент. Напоминаем о предстоящем визите к нам. Давайте вместе создадим восхитительный образ!
4. Не забудьте о своей звездной встрече! Ваша встреча с красотой запланирована! Подтвердите вашу запись на завтра, чтобы мы могли воплотить ваши идеи в жизнь. Мы готовы сделать вас звездой в этот особенный день!
5. Остался всего один шаг к великолепию! ✨ Великолепие ждет вас! Напоминаем о вашем предстоящем визите к нам. Остался всего один шаг — подтвердите свою запись, чтобы мы могли подготовиться к встрече с вами.

к содержанию ↑

Благодарности за покупку

1. Спасибо что выбрали нас! Мы искренне благодарим вас за покупку у нас! Ваш выбор — наша гордость. Надеемся, что наши товары принесут вам удовольствие и радость. Дарим вам скидку на следующий визит 15%. Просто покажите это сообщение нашему администратору.
2. Ваша поддержка — наше вдохновение! Большое спасибо за ваш заказ! Мы ценим ваш выбор и готовы делать все возможное, чтобы ваши ожидания были превзойдены. Спасибо за вашу поддержку!
3. Вместе мы создаем уникальные моменты! Спасибо за ваш заказ! Мы уверены, что выбранный вами товар станет частью особенных моментов. Спасибо за возможность быть с вами в эти важные моменты.
4. Ваш выбор важен для нас! Благодарим вас за покупку! Ваш выбор — наше вдохновение. Надеемся, что вы насладитесь нашим товаром так же, как мы наслаждались работой над ним. Спасибо за доверие!
5. Большое спасибо за ваш заказ! Ваши покупки делают наши дни ярче! Спасибо за ваш выбор в пользу нас. Мы готовы предоставить вам лучший сервис и продукты. Надеемся на долгосрочное сотрудничество!

к содержанию ↑

Обратная связь и отзывы

1. Ваше мнение важно для нас! Мы гордимся тем, что вы являетесь нашим клиентом! Поделитесь своим мнением о нашем продукте/услуге. Ваш отзыв поможет нам стать еще лучше. Спасибо за вашу обратную связь!
2. Спасибо за ваш отзыв! Мы ценим, что вы уделили время оценить нас. Ваш отзыв — наше вдохновение. Если у вас есть еще какие-то идеи, делитесь! Вместе мы создаем лучший опыт для вас.
3. Как мы можем улучшиться? Мы стремимся к постоянному совершенствованию. Расскажите нам, как мы можем сделать ваш опыт еще лучше. Ваша обратная связь важна для нашего роста и развития.
4. Ваши слова — наше вдохновение! Благодарим вас за теплые слова! Ваш отзыв важен для нас и поднимает настроение всему нашему коллективу. Спасибо, что делитесь своим опытом!
5. Благодарим за вашу поддержку! Ваш отзыв — лучшая награда для нас. Мы рады, что наш продукт/услуга приносит вам удовольствие. Спасибо за вашу доверительность и поддержку!

• Сначала клиенту приходит сообщение с просьбой оценить качество услуг от 1 до 5. Клиент присылает свою оценку.
• В ответ Revvy отправляет еще одно сообщение. Если оценка положительная, то сервис присылает ссылку на выбранный сайт с отзывами и просит оставить отзыв и там. Если ответ негативный, сервис перенаправляет диалог на администратора и тот, в свою очередь, решает проблему клиента и предлагает ему компенсацию в виде скидки или бонуса, чтобы клиент еще вернулся и не написал негатив в интернете. Вот как это выглядит на примере салона красоты:

к содержанию ↑

Дополнительные советы для улучшения качества текста

Использование метафор и аналогий

Метафоры и аналогии могут сделать ваш текст более живым и интересным. Например, «наш продукт — это Ferrari среди кофемашин». Но будьте аккуратнее, не во всех нишах это заходит, и очень легко скатиться в пошлость.

к содержанию ↑

Привлекайте через риторические вопросы

«Как вы думаете, почему наш продукт так популярен?» — такие вопросы заставят клиента задуматься и привлечь его внимание и увеличить открываемость сообщений.

Дополнительная информация по рассылкам

Какие элементы должны быть в тексте рассылки?

Интересный заголовок, краткое и ясное содержание, призыв к действию. Вы должны максимально упростить жизнь клиенту и избегать длинных непонятных текстов. Не скатывайтесь в повествование, помните, что у каждого сообщения должна быть цель, УТП и призыв к действию.

Сколько знаков должно быть в тексте для рассылки?

Это зависит от цели рассылки, но важно сохранять краткость и ясность.

Могу ли я использовать emoji в рассылке?

Да, если это уместно и соответствует стилю вашего бренда. иногда это так же повышает открываемость.

Как часто следует отправлять рассылку?

Это зависит от вашей стратегии, но не злоупотребляйте, чтобы не раздражать клиентов. При частой отправке, клиент может вас заблокировать, что в свою очередь может негативно сказаться на вашем аккаунте (если речь о WhatsApp рассылках). Поэтому в Revvy мы всегда рекомендуем клиентам отправлять определенное количество сообщений в день, персонализировать рассылку и прогреть аккаунт.

Следующая

РазноеКак пишется клевета: правила и примеры использования слова