В каких случаях нужно менять штатное расписание
14.03.2024 распечатать В большинстве компаний штатное расписание составляют один раз, в самом начале деятельности компании, и затем вносят в него изменения по мере необходимости. Основание изменения штатного расписания могут быть любые кадровые изменения. При этом законодательство не запрещает утверждать новое штатное расписание с той периодичностью, которая удобна компании.
- графы 1 и 2 «Наименование и коды структурных подразделений»;
- графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации»;
- графа 4 «Количество штатных единиц»;
- графа 5 «Тарифная ставка (оклад)»;
- графы 6–8 «Надбавки»;
- графа 9 «Всего в месяц»;
- графа 10 «Примечание».
Штатное расписание обязательно должно быть в компании. Порядок составления штатного расписания в действующем законодательстве не определен. Поэтому работодатель не ограничен при его составлении.
Утвердить штатное расписание можно один раз на много лет вперед или переутверждать каждый год заново.
Количество штатных единиц определяется потребностями компании в конкретных видах работ, и как следствие в определенном количестве работников нужной квалификации.
Вполне возможна ситуация, когда у организации отсутствует потребность в полной штатной единице. Значит, может быть предусмотрена неполная штатная единица.
к содержанию ↑Пример приказа об утверждении штатного расписания
к содержанию ↑Приказ № 1
об утверждении штатного расписания город, «__» _______________ 20__ г. В целях совершенствования организационно-штатной структуры ООО «НАЗВАНИЕ» приказываю: 1. Утвердить и ввести в действие с «____»____________20__ г. штатное расписание № 00 со штатной численностью ____________ человек (Приложение к настоящему Приказу).
2. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой Приложение: штатное расписание на ______ листах. Директор _____________________ (_______________________) С приказом ознакомлены:
Главный бухгалтер _____________________ (_______________________)
Руководитель отдела кадров _____________________ (_______________________)
Пример приказа об изменении штатного расписания
Приказ № _____
о внесении изменений в штатное расписание город, «__» _______________ 20__ г.
В целях совершенствования организационной структуры ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Внести в штатное расписание с «___»___________ 20___ года следующие изменения:1.1. Ввести новый отдел ____________________________ со следующим штатным составом: начальник отдела — _____ шт. ед., должностной оклад — ____________тыс.
Мнение экспертаРубцов Александр Феликсовичрублей; менеджер — _____ шт. ед., должностной оклад — __________________ тыс. рублей;
координатор — ________ шт. ед., должностной оклад — ___________________ тыс. рублей. 1.2.
Увеличить количество штатных единиц отдела _____________________. 1.3. Ввести изменения в оклады следующих штатных единиц:
начальник отдела, должностной оклад — ____________тыс. рублей; менеджер, должностной оклад — __________________ тыс. рублей; 2.
Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров _________. Директор _____________________ (_______________________)
С приказом ознакомлены:
Главный бухгалтер _____________________ (_______________________)
Руководитель отдела кадров _____________________ (_______________________)
Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.
к содержанию ↑Порядок внесения изменений
Внесение изменений в штатное расписание должно происходить по определенному алгоритму.
- Для начала на уровне руководства принимается решение о неизбежности подобных корректировок.
- После этого на предприятии издается специальный приказ, который утверждает необходимость изменений и содержит перечень позиций, нуждающихся во внесении правок.
- Далее эти самые правки вносятся в штатное расписание и обновленному документу присваивается очередной номер.
- Ранее действовавшее штатное расписание отправляется на хранение в архив предприятия.
Следует отметить один важный момент: если приказ касается сокращения сотрудников, перевода их на другую должность и тому подобных корректировок, влекущих за собой изменения в условиях работы и трудовых договорах, то с такими приказами работников необходимо знакомить под роспись. Более того: без получения согласия сотрудника на некоторые перемены (к примеру, перевод), они становятся невозможны.
Для достижения этой цели, администрация предприятия должна за 60 дней до намечающегося события любым удобным способом довести до сведения работников уведомления о грядущих изменениях.
Период вступления в действие измененного штатного расписания
Чаще всего отрезов времени между написанием приказа и внесением корректировок в штатное расписание с последующим вступлением его в законную силу ничем не ограничен, за исключением случаев, когда речь идет о сокращении штата.
В таких ситуациях между написанием приказа и вступлением в силу нового штатного расписания должно пройти не менее двух месяцев.
За это время попавшие под сокращение работники предприятия могут определиться с дальнейшими планами: либо перевестись на другую вакантную должность внутри компании (если таковая имеется) либо подыскать новое место работы.
Кто пишет приказ
Написанием приказа может заниматься любой сотрудник, имеющий нужные полномочия и обладающий навыками написания подобного рода документов. Обычно это либо юрисконсульт, специалист кадрового отдела, секретарь или сам руководитель организации. В любом случае, вне зависимости от непосредственного исполнителя, после составления документа, он должен быть передан на визирование директору компании.
Основание для приказа
В данном случае основанием является пояснение причин вносимых изменений. Обычно оно дается в начале документа после слов «В связи с…» и должно в точности отражать фактическое положение дел по кадровой части на предприятии. Однако, наиболее правильным будет наличие определенных документов.
В роли таковых выступают служебные записки со стороны руководителей структурных подразделений, которые ввиду определенных обстоятельств считают нужным расширить отдел или, наоборот сократить некоторые штатные единицы. В случае наличия такой записки, в приказе необходимо:
- дать не неё ссылку,
- указав ее номер,
- дату составления,
- автора (должность и ФИО сотрудника).
Чем более внимательно и точно отнесется работник, задействованный в составлении приказа к своим обязанностям, тем менее вероятными будут в будущем претензии со стороны контролирующих структур, например, трудовой инспекции.
к содержанию ↑Как правильно составить и оформить приказ
Приказ не имеет унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому составлять его можно в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри предприятия и утвержденному в его учетной политике. Одновременно с этим, следует иметь в виду, что документ должен содержать некоторые необходимые сведения:
- наименование предприятия,
- номер и дату составления приказа,
- основание для него,
- полный список вносимых изменений.
Оформление приказа также может быть абсолютно любым: печатным или рукописным, на простом стандартном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Единственное непреложное условие – он должен быть удостоверен подлинным автографом руководителя организации или иного уполномоченного на подписание подобного рода бумаг сотрудника. Кроме того, под приказом должны поставить свои подписи лица, на которых возложена ответственность за его исполнение и те, кого они непосредственно касаются (правда только тогда, когда приказ влечет за собой изменения в их трудовых договорах).
Как правило, приказы составляются в единственном экземпляре и на протяжении периода действия содержатся в специальной папке вместе с другими действующими нормативно-правовыми актами, приказами и распоряжениями, а после утраты актуальности передаются на хранение а архив предприятия.
к содержанию ↑Оформление кадровой документации включает:
- разработку,
- утверждение
- и внесение необходимых изменений.
Штатное расписание — документ, утвержденный руководителем и содержащий сведения о численности работников соответствующих категорий (штатный единиц) по каждой должности, перечень должностей, должностных окладов и надбавок к ним.
Законодатель не установил сроки разработки и утверждения штатного расписания. Поэтому работодатель решает данный вопрос самостоятельно. Если в предыдущем году расписание достаточно часто изменялось, то в начале календарного года лучше утвердить новое.
к содержанию ↑Необходимость внесения изменений в штатное расписание организации возникает в случаях:
- введения новых
- или исключения каких-либо штатных единиц (подразделений) в связи с изменением организационных условий.
- Так же изменения в штатное расписание оформляются при изменении окладов,
- переименовании структурных подразделений или должностей.
Работодатель вправе самостоятельно решить, как внести изменения — приказом или утверждением нового штатного расписания.
Работодатель может иметь одно штатное расписание на протяжении всей деятельности организации и только приказами регулировать количество должностей или структурных подразделений. Чаще всего при незначительных (единичных) изменениях можно издать приказ об этом, а в форме (штатного расписания) в графе «Примечание» сделать ссылку на данный приказ. Если же изменения коснутся наименований должностей, введения или исключения отделов, утвердить новое штатное расписание.
к содержанию ↑При переименовании должности:
- без изменения функциональных обязанностей, необходимо получить согласие работника, после чего оформляется приказ о внесении изменений.
На основании этого документа в трудовую книжку вносится запись о переименовании должности. Внесение данной записи предписано п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
Если требуется ввести новые должности или структурные подразделения, нужно издать приказ.
Унифицированной формы для такого приказа не предусмотрено, он составляется в произвольной форме и подписывается руководителем организации. Дата введения должности может отличаться от даты приказа (т.е. должность вводится позже даты издания приказа).
В приказе необходимо указать:
- наименование вводимой должности,
- структурных подразделений;
- количество новых штатных единиц, размер оклада.
При дополнении штатного расписания работодатель не обязан знакомить работников с изменениями.
Исключение должностей или отделов также оформляется приказом, либо утверждается новое штатное расписание без включения в него сокращаемых должностей. Если исключаемая должность вакантна, то уведомление о сокращении численности или штата не требуется. Приказ об исключении должностей из штатного расписания составляется по форме, разработанной работодателем самостоятельно, указание в нем оклада или заработной платы, в отличие от приказа о вводе штатной единицы, необязательно.
к содержанию ↑Если сокращается не вакантная должность:
- необходимо руководствоваться ч. 2 ст. 180 ТК РФ, которая устанавливает, что работники должны быть предупреждены о предстоящем сокращении не менее чем за два месяца. Таким образом, дата ввода в действие изменений в штатное расписание не может наступать ранее чем через 2 месяца после издания приказа.
Вторым важным шагом при сокращении следует:
- издать приказ, в котором указать проводимые мероприятия по сокращению штата или численности работников организации, дату внесения предполагаемых изменений, подразделения, должности, фамилии, имена, отчества работников, подлежащих увольнению, их права и предоставляемые гарантии в соответствии с законодательством.
После оформления данных приказов необходимо подготовить и выдать уведомления работникам, подлежащим увольнению в связи с сокращением численности или штата (если работники не были ознакомлены под роспись с приказом о сокращении штата или численности). Законом не установлена обязанность работодателя выдавать работнику экземпляр такого уведомления, поэтому достаточно ознакомить с ним работника под роспись (ч. 2 ст.
180 ТК РФ).
При принятии решения об изменении окладов также издается приказ о внесении изменений в штатное расписание.
Поскольку заработная плата относится к существенным условиям трудового договора, необходимо соблюдать порядок внесения изменений в трудовой договор в соответствии со ст. 74 ТК РФ:
- уведомить работников о предстоящих изменениях размера должностного оклада.
Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить другую имеющуюся у него работу, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. Если такой работы нет или работник отказался от предложенного, трудовой договор прекращается по п. 7 ч.
1 ст. 77 ТК РФ.
к содержанию ↑Штатные расписания организации и изменения к ним хранятся постоянно.
Предложения, заключения, справки по разработке и изменению штатных расписаний должны храниться в организации не менее пяти лет. Такое же время нужно хранить проекты штатных расписаний (п. 72 Перечня).
А вот переписка по разработке и изменению штатных расписаний хранится три года (п. 73 Перечня).
Какой нормативный акт регулирует этот вопрос?
Есть один законодательный акт, в котором встречается словосочетание «штатное расписание» – это ст. 57 ТК РФ.
В этой статье разъяснено, что должность работника или его специальность с конкретизацией квалификационного уровня в трудовом договоре и в штатном расписании должны быть идентичными.
Однако ни в одном законодательном акте не указано, как часто составляют штатное расписание. Этот документ составляют по мере необходимости, когда возникает в этом потребность – например, руководство в связи с сокращением объемов работ решило сократить штаты или численность, или вопрос касается изменения должностных окладов, и т.п.
к содержанию ↑Как часто нужно менять?
Дата на своде персонала предприятия является важнейшим показателем, свидетельствующим о сроке ее действия именно в первозданном виде.
Каждый новый вариант штатного расписания утверждается руководителем на определенный период, обычно составляющий 1 год.
При необходимости срочных кадровых перестановок, сокращения и пр. в любой момент может быть утвержден новый вариант, датированный днем его утверждения.
Срок, когда оно меняется, может составлять любой очередной период длиной в календарный год или на время, оставшееся до 1 января следующего года – например, на 9 месяцев или на полгода. Выходит, что менять оклады, название должностей, их количество можно сколько угодно раз.
Законом частота изменения или срок действия этого внутреннего документа предприятия не регулируются, необходимость замены действующего штатного расписания диктуется изменениями в финансовом положении, реорганизационными мероприятиями, сокращением штатов и пр.
к содержанию ↑Нужно ли менять, если изменений не было?
Если ничего не менялось – должностные оклады те же, наименования профессий и должностей прежние, то новый свод по персоналу составлять и утверждать не требуется.
В ст. 12 ТК РФ сказано, что локальные документы по предприятию недопустимо менять «задним числом», поэтому при необходимости ввести новую раскладку по персоналу следует все сделать по порядку: сначала узаконить этот локальный документ, а потом уже на законном основании платить измененную зарплату сотрудникам.
Узаконивание расписания по кадрам – не только разработка и утверждение нового варианта документа, с измененными окладами, а еще и издание приказа по предприятию о введении в действие очередного штатного расписания с определенной даты, иначе не будет ясности, на каком основании начисляется заработок по новым должностным окладам.
Вопрос не только в величине окладов, еще имеет значение изменение наименования самих единиц персонала, которые не могут быть придуманы и произвольно сформулированы, а их точное наименование подбирают по единому квалификационному справочнику (ЕКС).
При введении новых должностей или замены ранее включенных в штат иными также необходимо обновление это важного внутреннего документа.
Следующая