VI. Контроль исполнения документов (поручений)
Наверняка как руководитель вы хотя бы периодически сталкиваетесь с ситуацией, когда бывает крайне сложно добиться выполнения приказов или соблюдения процессов и процедур. Особенно там, где все «ужасно заняты». В такой ситуации дела могут оставаться несделанными.
Важные дела. И это останавливает рост вашей компании или замедляет его до неприемлемой скорости. Что же можно с этим сделать?
Конечно, бывают разные ситуации и можно с пониманием относиться к тому, что что-то не было сделано. Тем не менее, когда что-то должно было быть сделано, но не было сделано, причём на постоянной основе, это не только замедляет расширение компании, но может привести к ещё большому количеству дополнительной работы. А порой создаёт и серьёзные проблемы.
И когда такое продолжает повторяться и существует на постоянной основе, это может вызвать полнейшее разочарование.
Почему что-то остаётся несделанным? Сотрудники могут называть вам множество причин, почему какие-то приказы и указания не были выполнены, например:
- У человека, которому был дан приказ, было много других первостепенных дел.
- Он не мог выполнить ваш приказ без помощи других людей, которые должны были сделать свою часть работы, но эти другие люди не сделали того, что должны были сделать.
- Человек, которому был дан приказ, не понял, почему это нужно было сделать.
- Он думал, что ничего не случится, если оставить это на потом.
- На человека оказывали давление другие люди — они тоже требовали, чтобы он что-то сделал, — и это было совсем не то, чего вы от него хотели.
Да, можно найти много причин, почему что-то не делается. Но от того, что вы знаете все эти причины, ничего не изменится. Вам по-прежнему нужно, чтобы это было сделано, — несмотря ни на что.
Руководители удивляются, почему что-то не было сделано. И руководители могу перечислить свои причины:
- Сотрудники не слушают и не подчиняются.
- Сотрудникам просто наплевать.
- Сотрудники ни на что не способны.
- Я просто не гожусь на роль босса.
Но на самом деле ваши сотрудники могу оказаться хорошими и им совсем не наплевать. Они слушают, и они способны на всё. И вы годитесь на роль босса. Вам просто нужны знания, чтобы добиваться исполнения.
Нужно знать технологию того, как добиваться исполнения приказов. И контролировать.
В качестве решения вы можете воспользоваться Проверочным списком № 1 для улаживания проблем в бизнеса «Как добиться исполнения приказов». В качестве первого пункта в этом списке идёт такая рекомендация: нужно уметь отслеживать приказы, которые вы издаёте.
«Проверка и достижение быстрого исполнения… является жизненно важной функцией… Журнал коммуникатора используется для того, чтобы отслеживать выпущенные, но пока не выполненные приказы, а также для того, чтобы выявлять лиц или области, которые не исполняют приказы, или подают ложные доклады об исполнении…
Журнал состоит из двух папок. Одна содержит только те приказы, по которым было получено подтверждение о выполнении, другая является журналом текущей деятельности и в ней в хронологическом порядке или в порядке возрастания номеров содержаться только те приказы, которые ещё не выполнены…».
Вы можете начать c этого простого действия!
Желаю вам успехов и процветания!
к содержанию ↑Экскурсия по отделу работы с персоналом
Видео-сессия со специалистом, продолжительностью около 90 минут. Покажем: нашу воронку найма, CRM, скрипты, регламенты, систему адаптации новеньких и планового обучения персонала, систему коррекции ошибок и контроля качества, ответим на вопросы.
- Воронка найма
- Система адаптации и стажировки
- Система внутреннего обучения персонала
- Система инспекций и коррекции качества
- Тренировки работы в CRM
- Работа персонала по скриптам
1. Где фиксируют требования к организации контроля исполнения документов (поручений)?
Порядок организации и осуществления контроля исполнения документов и поручений устанавливают в локальной инструкции по делопроизводству. При ее разработке рекомендуем руководствоваться:
- разделом 5 «Контроль исполнения документов (поручений)» Правил делопроизводства[1];
- разделом 6 «Контроль исполнения документов (поручений)» Примерной инструкции по делопроизводству[2];
- разделом 3.6 «Контроль исполнения документов» Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству[3].
2. Что должен делать секретарь в рамках контроля исполнения документов?
Действующие нормативные акты возлагают на секретаря (службу делопроизводства) обязанность по осуществлению контроля сроков исполнения документов и поручений. Однако не в его компетенции признавать поручение выполненным. Контроль по существу – функция руководителя, выдавшего поручение (резолюцию).
К основным задачам секретаря (службы делопроизводства) относят следующие:
- постановка документа (поручения) на контроль;
- проверка своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;
- проверка и координация хода исполнения документов (поручений);
- снятие документов (поручений) с контроля;
- анализ результатов исполнения документов (поручений);
- информирование руководства о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.
- Ответственность кадровика, или Ошибки, за которые можно получить штраф
- Проводим внутренний кадровый аудит
[1] Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71).
[2] Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).
[3] Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199).
Е.С. Буслаева,
канд. филол. наук, руководитель отдела делопроизводства
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 4, 2025.
к содержанию ↑Узнать больше:
- Нюансы правил оформления документов
- Как оформить гриф ограничения доступа к документу?
Исполнение приказа или распоряжения: при каких условиях действующее лицо освобождается от ответственности?
- Если поступил приказ об исполнении обязанностей от компетентного органа, имеющего полномочия выдвигать такие требования. Данное требование может поступать в форме приказа, указания или распоряжения. Все эти виды требований могут выдвигаться как в письменной, так и в устной форме.
- В случае, если невыполнение лицом задания в рамках поставленного распоряжения влечет уголовную ответственность.
- Если приказ явно не противоречит действующему нормативно–правовому законодательству и не носит заведомо противозаконный характер.
Пример того, как может быть выражен приказ/распоряжение.
к содержанию ↑Какие последствия может иметь отдача незаконного приказа?
Если приказ был отдан в противоречии с нормами закона, то факт отдачи такого приказа можно расценивать как подстрекательство, провоцирующее преступление. Если исполнитель не исполнил данный противозаконный приказ, то орган или лицо, отдавшее такой приказ, может обвиняться в покушении на подстрекательство. Если же лицо, которому был дан незаконный приказ, выполнило его, то оно несет уголовную ответственность в соответствии с нарушенными нормами закона.
Такую же ответственность несет и лицо, отдавшее приказ.
Если лицо получило незаконный приказ, и ввиду законных соображений не исполнило его, то оно не может привлекаться к уголовной ответственности за невыполнение такого приказа.
Как уголовное законодательство рассматривает исполнение приказов и распоряжений?
Данная тематика рассматривается Уголовным кодексом РФ. Непосредственно 46 статья говорит о том, что исполнение обязательного приказа не влечет за собой уголовной ответственности. Второй пункт данной статьи говорит о том, что лицо несет уголовную ответственность согласно со всеми необходимыми нормами законодательства, если оно было осведомлено о незаконности приказа, но все равно его исполнило.
к содержанию ↑Как рассматривается данная проблематика в других странах?
Во Франции, так же как и в России, лицо не будет привлекаться к уголовной ответственности в том случае, если оно отказалось исполнять противоречащий нормам законодательства приказ или распоряжение. Во–первых, при исполнении приказа лицо обязано действовать только по руководству соответственного компетентного органа. Во–вторых, распоряжение компетентного органа не должно выходить за рамки законности.
Совершающее правонарушение лицо не будет привлечено к уголовной ответственности, так как оно действовало в рамках отданного приказа. Если же приказ был выдан на официальном уровне, но противостоял нормам закона, то выполнение лицом такого приказа влечет уголовную ответственность.
Не влечет уголовной ответственности выполнение приказа лишь в том случае, когда исполнитель не был осведомлен о его незаконности. Но исключение это правило представляет в случаях, когда речь идет о совершении преступных деяний против человечества и мира. Тяжелые формы правонарушений в области исполнения приказов не могут быть оправданы.
В Испании Уголовный кодекс освобождает от уголовной ответственности тех лиц, которые выполняли приказ в целях совершения своего долга, или же если речь шла о законном осуществлении своих прав и обязанностей, которые предусматривает та или иная профессия или должность.
к содержанию ↑Отмена судебного приказа
Самым сложным в возврате денежных средств, как правило, является отмена судебного приказа. А точнее восстановление пропущенного срока на подачу возражений, поскольку взыскатель довольно часто не торопится предъявлять судебный приказ к принудительному исполнению, а выжидает определенный срок. Делается это как раз с той целью, чтобы должнику труднее было отменить судебный приказ.
Если срок на подачу возражений уже давно пропущен, в этом случае рекомендуем вам обратиться к юристам , специализирующимся на решении подобных проблем. Ведь в случае отказа суда в восстановлении пропущенного срока, деньги можно считать безвозвратно потерянными.
к содержанию ↑Образец заявления
К заявлению необходимо приложить доказательства взыскания денежных средств. Это могут быть как выписки по банковским счетам, так и постановления, справки от судебного пристава. Представленные доказательства должны подтверждать сумму удержания и его причину.
Следовательно, в случае предъявления банковских выписок очень важно, чтобы они содержали информацию о взыскании денежных средств.
Рассмотрение заявления судом
Рассмотрение заявления о поворотном исполнении судебного приказа рассматривается судом по общим правилам. Это означает, что стороны будут вызваны в суд. При рассмотрении заявления обладают всеми правами и обязанностями, предусмотренными статьей 35 ГПК РФ.
По результатам рассмотрения заявления, суд выносит определение, которым либо удовлетворяет заявленные требования, либо отказывает в их удовлетворении.
Следующая