Что такое УПД и когда его используют
Чтобы проводить сделки с клиентами по закону, бизнесу необходимо оформлять закрывающие документы. Например, при продаже товаров, материалов и продукции — накладную, а при оказании услуг — акт выполненных работ. Если компания работает с НДС, к этому списку добавляется счёт-фактура.
Что это такое
УПД — это универсальный передаточный документ, который может заменить:
- Счёт-фактуру — в ней указываются данные о сделке: перечень товаров, цена, налоги и другие сведения
- Товарную накладную по форме ТОРГ-12 — она содержит информацию о продукции и подтверждает передачу товара
- Акт выполненных работ — в него вносятся сведения об оказанных услугах, их объёме и стоимости
УПД и товарная накладная или акт полностью заменяют друг друга, а вот счёт-фактуру в некоторых случаях нужно готовить отдельно — об этом расскажем ниже.
Универсальный бланк уменьшает количество бумаг, а также снижает риск расхождения в названиях операций, суммах и других реквизитах, потому что всё это прописывают на одном листе.
Для каких операций применяют
Полный список операций, для которых используют УПД, перечислен в Приложении № 2 к письму ФНС. Приведём несколько из них:
- Отгрузка товаров
- Сдача-приёмка работ или услуг
- Передача прав на имущество
- Сделка при агентской торговле
На УПД могут перейти компании с любой организационной формой, а также ИП. Вот как это сделать:
- Отразить изменение в учётной политике для налогового учёта и утвердить форму, которая будет использоваться в компании.
- Закрепить использование новой формы в договоре с контрагентом и добавить образец бланка в приложение.
Какие есть разновидности
Универсальный передаточный документ бывает двух видов:
- Бумажный. Бланк заполняют в учётной программе, распечатывают и ставят подписи ответственных лиц.
- Электронный. Готовят по формату, который утверждён Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и обмениваются по электронному документообороту (ЭДО).
Компания может выбирать самостоятельно, какой вид УПД в бухгалтерии использовать. Исключение — товар, который попадает в систему прослеживаемого. Это импортная продукция, например профессиональная техника или спецтранспорт.
Документацию на такие товары формируют исключительно в электронном виде.
к содержанию ↑Что такое статус УПД и от чего он зависит
Статус — один из обязательных реквизитов. Он зависит от того, будет ли документ выполнять функции счёта-фактуры или нет. Рассмотрим подробнее, чем отличаются в УПД статус «1» и «2».
УПД со статусом «1»
Если продавец составил такой УПД, оформлять счет-фактуру не нужно. Важно правильно заполнить все обязательные реквизиты отгрузочного счета-фактуры и первички.
Основную часть показателей УПД отражает продавец, отдельные строки — покупатель. Последний может использовать его для вычета и учета расходов, а продавец — для подтверждения дохода и учета по НДС.
Так, УПД со статусом «1» покупатель должен зарегистрировать в книге покупок, а продавец — в книге продаж. В журнал учета счетов-фактур его вносят только посредники, которые действуют от своего имени, экспедиторы и застройщики.
к содержанию ↑УПД со статусом «2»
Такой УПД можно применять как первичный документ о передаче ТМЦ, работ, услуг, имущественных прав. У продавца он подтверждает доходы, а у покупателя — расходы. Главное — заполнить реквизиты, обязательные для первички.
Показатели для счета-фактуры можно не отражать.
Здесь тоже одну часть данных заполняет продавец, а другую — покупатель.
УПД со статусом «2» не надо отражать в книге покупок, книге продаж и в журнале учета счетов-фактур.
к содержанию ↑Что собой представляет актуальная форма
Данная форма рекомендована налоговой службой (письмо ведомства № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013), действует с 2013 г. Она предназначена для ИП и юрлиц, подходит для всех режимов налогообложения, состоит из счета-фактуры плюс документ на отгрузку. Может «замещать», к примеру, акт выполненных работ (оказанных услуг), типовую форму М-15 (ОКУД 0315007) из Постановления Госкомстата № 71а.
Обращаем внимание: это рекомендованная типовая версия бланка, использовать ее не обязательно. На в ней должны быть заполнены требуемые, обязательные разделы. Причем, если УПД используется со статусом 1, то форма счета-фактуры не может быть изменена.
Это документ налогового учета. При желании можно изменять только реквизиты, относящиеся к форме накладной (акта).
Когда говорят УПД-1 либо УПД-2 подразумевают статус, который указывается в верхней части листа, слева. Статусов два: № 1 (применяется как счет-фактура плюс передаточный акт) и № 2 (применяется как передаточный документ). Как видим, каждый статус подразумевает использование универсального документа в разном качестве.
Наличие данных статусов, предполагающих разное использование, является основным отличием УПД 1 от УПД 2:
Что примечательно: отдельно, как счет-фактура, универсальный документ использованию не подлежит. Соответственно, когда необходим именно счет-фактура (без первички), например, под аванс, заполняют обычный бланк из ПП № 1137 в послед. ред.
от 02.04.2021.
к содержанию ↑Статус 1
УПД с данным статусом используется сразу как счет-фактура, передаточный документ, подлежит обязательному отображению в книге продаж (продавцом). На основе его НДС принимают к вычету, исчисляют налог на прибыль.
Тогда его бланк заполняется, соответственно, как счет-фактура, так, как это требует ст. 169 НК и как обычная первичка (с указанием обязательных по ст. 9 ФЗ № 402 реквизитов). То есть заполнять необходимо практически все реквизиты УПД.
Статус 2
УПД с данными статусом можно использовать только в качестве первички, не более того. Соответственно, заполняют его только тогда, когда при отгрузке нужен первичный документ без счета-фактуры. Это означает, что:
- поля формы, предназначенные для счета-фактуры, заполнять не нужно (это стр. 5, а также графы 6, 7, 10, 10а и 11);
- указывать в бланке нужно реквизиты, обязательные для накладной и акта на спецрежиме (по хоз. операциям без НДС);
- если на бланке будет печать одной и второй стороны, то можно не указывать название субъекта (стр. 14, 19).
На практике может быть и так, что компания, применяя упрощенку, использует УПД 2, где есть слово «счет-фактура». Но рассчитывать, платить НДС она все равно не должна.
УПД в бухгалтерии — что это такое?
3 минуты
637
Универсальный передаточный документ (УПД) используется для подтверждения различных бизнес-операций, связанных с товарами. С его помощью можно подтвердить доходы продавца или расходы покупателя. Актуальная форма документа закреплена в приказе ФНС № ЕД-7-26/970@ от 19 декабря 2023 года.
В статье разберём, какие бывают статусы УПД, кто и когда их может использовать, а когда применение этого типа документа недопустимо.
к содержанию ↑Чем отличаются статусы УПД 1 и 2?
УПД — это закрывающий бухгалтерский документ, который позволяет:
- подтвердить реальность сделок — передачу прав на какое-либо имущество, отгрузку товаров, заказ услуг, работ, операции по купле-продаже;
- получить налоговые вычеты;
- контролировать учёт НДС;
- упростить документооборот, поскольку он объединил в себе несколько видов первичных бухгалтерских документов.
УПД в бухгалтерии бывают двух видов — со статусом 1 и статусом 2. В чём их отличия?
УПД 1 — что это?
Что такое УПД 2?
Код УПД 1 означает, что документ представляет собой гибрид товарной накладной или акта выполненных работ / услуг со счётом-фактурой. Этот вид документа используется предпринимателями и организациями, которые работают с НДС. Как правило, УПД со статусом 1 применяется организациями и ИП, находящимися на общей системе налогообложения (ОСН).
УПД 1 необходимо регистрировать в книгах покупок и продаж, а также в журналах для учёта счетов-фактур.
УПД со статусом 2 используются в бизнесе, для которых начисление НДС необязательно. Например, это могут быть компании и ИП, применяющие упрощённую систему налогообложения (УСН).
Применять УПД необязательно. Какими именно первичными документами закрывать сделки, контрагенты решают самостоятельно.
УПД можно обмениваться в электронном виде, подключившись к сервису электронного документооборота. При открытии расчётного счёта Сбера его функционал доступен клиенту банка полностью бесплатно. Больше о бонусах при открытии расчётного счёта в Сбере можно узнать здесь.
к содержанию ↑Когда УПД нельзя использовать?
Несмотря на все преимущества УПД, их не всегда можно применять для подтверждения бизнес операций. Их нельзя использовать:
- Если контрагенты договорились о других формах первичных документов. Сторонам может быть удобнее оформлять отдельные первичные документы — от товарной накладной ТОРГ-12 до счёта-фактуры, акта выполненных работ.
- Если ваш бизнес работает на ОСН и получает авансовые платежи, предоплату. Для этих целей оформляется отдельный счёт-фактура.
- Если вы работаете на бумаге. Это не запрет к использованию, а, скорее, рекомендация. У УПД много полей, которые при распечатке достаточно тяжело прочитать людям, не обладающим хорошим зрением. В электронном виде УПД можно увеличивать, потому информация, содержащаяся в нём, более доступная.
Вдобавок, УПД не может заменить перевозочные документы — транспортные накладные, экспедиторские расписки.
24 апреля 2025
637
к содержанию ↑Какой статус в УПД бывает
Назначение универсальных документов зависит от присвоенных им статусов: 1 или 2. Статуса 3 для УПД, как и 4 или 5, не существует. Документы составляет продавец, следовательно, он же указывает и соответствующий статус.
Универсальный передаточный документ Скачать бесплатноДополнительное соглашение о применении УПД Скачать бесплатно
Что означает статус 1 УПД. В этом случае продавец одновременно использует УПД как первичный документ для оформления хозяйственных операций и как счет-фактуру.
УПД со статусом 1, полученный покупателем, служит основанием для изменения налоговой базы или вычета по НДС.
Использовать универсальный передаточный документ отдельно только в качестве счета-фактуры нельзя. Например, если в подтверждение хозяйственной операции продавец составляет отдельную накладную, он не может использовать УПД, а должен выставить счет-фактуру (письмо ФНС от 22.08.2018 № АС-4-15/16298).
Также нельзя составлять УПД со статусом 1 при получении аванса. Так как для таких ситуаций универсальный передаточный документ не подходит.
Что означает статус 2 УПД. В этом случае документ применяют только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. Например, статус 2 в УПД проставляют, когда документ служит как накладная или как соглашение об изменении стоимости отгруженных товаров.
Как заполнить иные графы универсального передаточного документа, читайте здесь >>
СледующаяУПД, в котором заполнены все обязательные реквизиты счета-фактуры, независимо от статуса, присвоенного документу, продавец и покупатель должны зарегистрировать. Как правильно это сделать, читайте в рекомендации Системы Главбух.
Как регистрировать УПД