Как отозвать официальное письмо: образец и инструкция 2025
В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д.
Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
Как оформить отказ
Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.
Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.
к содержанию ↑Общие сведения о деловом письме
Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).
Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.
Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.
В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.
При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.
к содержанию ↑На имя кого писать
Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).
Кто должен подписать
В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.
к содержанию ↑Как отправить письмо
Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).
к содержанию ↑Письмо-отказ от сотрудничества
Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.
- В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
- Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
- При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
- В заключение подпишите письмо и датируйте.
Письмо-отказ от участия в мероприятии
При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.
Письмо-отказ от предложения о работе
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации.
Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.
к содержанию ↑Можно ли отозвать письмо в «Яндекс Почте»
К сожалению, отменить отправку письма в «Яндекс Почте» не получится. Сообщение сразу попадает на почтовый сервер, откуда его невозможно удалить.
Чтобы неловким движением руки не отправить письмо не туда, пользуйтесь отложенной отправкой. Правьте сообщение бесконечно, пока не достигнете идеала.
Для настройки функции создайте письмо, а потом внизу на панели инструментов выберите иконку отложенной отправки.
Система предложит несколько вариантов:
- позже сегодня;
- завтра;
- на выходных;
- через неделю.
Также самостоятельно можно выбрать дату и время.
До назначенного вами времени отправки письмо будет находиться во вкладке «Исходящие». Не забудьте доработать его, если в этом появится необходимость.
Факт дня
Самая древняя русская монета называлась «златник», ее чеканили вскоре после Крещения Руси князем Владимиром.
Другой факт
к содержанию ↑Можно ли удалить отправленное письмо в Gmail
Вернуться в прошлое и удалить отправленное письмо в Gmail тоже не получится. Поэтому заранее позаботьтесь о том, чтобы письмо дошло до верного адресата.
Для этого нужно выполнить несколько шагов:
- Зайдите в свой аккаунт Gmail.
- В правом верхнем углу экрана выберите значок «Настройки».
- В меню «Быстрые настройки» отметьте пункт «Все настройки».
- В окошке «Настройки» выберите вкладку «Общие», а затем — «Отмена отправки». Появится выпадающее поле, нажмите на него, чтобы поставить период отмены отправки. Вы можете установить задержку письма в 5,10, 20 или 30 секунд.
Лучше выбирайте интервал побольше, чтобы успеть отменить отправку в случае, если с письмом что-то не так. После этого сохраните изменения.
Сразу проверьте, удалось ли применить функцию. Для этого создайте письмо, а потом попробуйте его отправить.
В верхней части экрана появится оповещение: «Сообщение отправлено. Отменить. Просмотреть сообщение». Нажмите «Отменить» и убедитесь, что почта приостанавливает отправку. Здесь сообщение можно посмотреть, чтобы изменить, а потом отправить еще раз.
Если передумали отправлять, закройте письмо, и оно уйдет в папку «Черновики». Отредактируйте его позже или удалите, если больше не актуально.
Михаил отправлял курсовую работу научному руководителю и в конце в шутку приписал, что устал от его правок. Свой крик души он планировал удалить, но забылся и нажал кнопку «Отправить». К счастью, профессор оказался с юмором и нормально отнесся к этой ситуации.
Но после этого случая Миша стал внимательнее проверять письма перед каждой отправкой.
к содержанию ↑Получайте интересные статьи на почту
Претензия на возврат денежных средств
Как составить претензию на возврат денег? Претензию на возврат денежных средств предъявите в письменной произвольной форме. При этом четко укажите, какие обязанности не исполнил контрагент, положения какого документа были нарушены (протокол, договор, соглашение и т. п.), предложите свой выход из сложившейся конфликтной ситуации.
Как написать претензию на возврат денег рассказали эксперты Системы Главбух.
Претензию предъявляют лично или посредством почтовой связи, иных способов доставки. Использование электронных средств связи, в том числе мессенджеров, возможно, если это предусматривают нормативные документы, договор или сложившаяся деловая практика (п. 12, 13 постановления Пленума Верховного суда от 22.06.2021 № 18).
Претензионное письмо о возврате денежных средств: образец
к содержанию ↑Срочные изменения по вашему ИНН
- ТОП-5 меток от ФНС, которые приводят к встречным проверкам
- Инструкция, как подготовиться к налоговой реформе-2025
- Список компаний с меткой «дробление бизнеса» от ФНС
- Проверьте по ИНН, дадут ли вашей компании новые льготы
Outlook 2007
Отменить отправку сообщения, как я уже говорил, можно только в том случае, если адресант не успел его прочитать. Чтобы отозвать письмо, воспользуемся небольшой инструкцией:
- Открываем письмо, которое нужно отозвать, в верхней части выбираем «Другие действия» и жмем «Отозвать сообщение…».
- В отобразившемся окне выбираем «Удалить непрочитанные копии» и жмем «ОК».
Чтобы всегда быть в курсе того, было ли доставлено сообщение до адресанта или нет, можно включить специальную функцию, благодаря которой будут приходить уведомления о доставке. Ее активация выполняется в настройках раздела «Почта».
Обратите внимание на то, что здесь же мы можем включить уведомления о прочтении сообщений.
к содержанию ↑Outlook 2010/2013
Удалить отправленное сообщение в Outlook 2010 мы можем аналогично предыдущему способу, а вот с выпуском 2013 года все немного иначе:
- Открываем письмо, которое следует отозвать, и в верхнем левом углу нажимаем на кнопку «Файл».
- Следующим шагом переходим в раздел «Сведения», кликаем по кнопке «Повторная отправка и отзыв» и жмем «Отозвать сообщение…».
- В отобразившемся окне отмечаем пункт «Удалить непрочитанные копии» и жмем «ОК».
- Если был отмечен пункт «Сообщать о результате отзыва для каждого из получателей», то и вы, и адресант, получите следующее сообщение:
Письмо удаляется, как правило, не сразу – необходимо подождать некоторое время.
Следующая