Разрабатывайте идеи в Google Docs
Создавайте онлайн-документы и работайте над ними совместно с другими людьми на любых устройствах. Изменения отображаются в режиме реального времени.
Нет аккаунта?
- Для личного использования
- Для работы или бизнеса
Совместная работа из любой точки мира
Редактируйте файлы вместе с коллегами в режиме реального времени: обменивайтесь комментариями, предлагайте правки и назначайте задачи. С помощью @упоминаний можно подключить к работе над документом нужного пользователя, а также добавить заметки к мероприятию и файлы.
Встроенные интеллектуальные технологии для быстрого написания текста
Сосредоточьтесь на своих идеях и ускорьте составление документов благодаря функции умного ввода, орфографическим и грамматическим исправлениям, голосовому вводу и мгновенному переводу файлов.
Эффективное взаимодействие приложений Google
Приложения Google эффективно работают вместе и помогают экономить время. Отвечайте на комментарии прямо из Gmail, вставляйте диаграммы из Google Sheets и делитесь контентом в Google Meet. Кроме того, вы можете искать нужный контент и изображения на Диске и в Сети, не покидая Google Docs.
к содержанию ↑Умные технологии и совместная работа над файлами различных типов
В Google Docs можно редактировать файлы Microsoft Word, не конвертируя их, и работать совместно с другими людьми. Назначайте задачи и экономьте время, используя умный ввод. Также можно импортировать PDF-файлы, и они мгновенно станут доступны для редактирования.
Больше возможностей с дополнениями
В Google Документах можно работать с приложениями сторонних разработчиков. Например, можно интегрировать приложение для создания электронной подписи или инструмент для управления проектами.
Работа с последней версией файла
В Google Документах каждый работает с актуальной версией документа. Изменения автоматически сохраняются в истории версий, поэтому их легко отслеживать и при необходимости отменять.
Работа в офлайн-режиме
Файлы Документов можно просматривать, создавать и редактировать даже без подключения к интернету, поэтому вы сможете продуктивно работать откуда угодно.
Безопасность, соответствие требованиям и конфиденциальность
Безопасность корпоративных данных
Мы используем передовые технологии для защиты ваших данных, в том числе от вредоносного ПО. Google Документы позволяют хранить файлы в облаке, а не локально, что снижает риски для ваших устройств.
Шифрование при передаче и хранении данных
Все файлы, загруженные на Google Диск или созданные в Документах, шифруются как при передаче, так и при хранении.
Соответствие нормативным требованиям
Наши продукты, включая Документы, регулярно проходят независимую проверку на предмет надежности, конфиденциальности и соблюдения нормативных требований.
Защита конфиденциальности пользователей
Google Документы соответствуют тем же строгим требованиям к обеспечению конфиденциальности и защите данных, которые применяются в отношении остальных корпоративных сервисов Google Cloud.
Как оформить текст
Для работы с текстом в первую очередь нужны функции: изменение шрифта, размера и цвета, выравнивание. Во всех трёх редакторах они находятся в левой части меню «Главная».
Напишите текст, выделите его мышью и нажмите на нужную кнопку форматирования.
Подсказка. Если навести курсор мышки на кнопку, поверх неё всплывёт название функции.
В правой части меню есть специфические для каждого типа документов функции. Листайте галерею, чтобы посмотреть какие.
к содержанию ↑Как добавить элемент
Перейдите в меню «Вставка» и выберите нужный элемент:
- В текстовые документы можно добавить фото с компьютера или по ссылке, таблицу, график, комментарий, ссылку, колонтитул.
- В Таблицах набор элементов меньше. Зато можно создать сводную таблицу и вариантов графиков больше.
- В Презентациях в меню «Вставка» есть ещё кнопка для добавления нового слайда.
Как работать с формулами
Работа с формулами поддерживается только в Таблицах. Есть два способа добавить формулу — через меню в верхней панели или ручным вводом.
Способ 1. Выделите нужную ячейку и зайдите в меню «Формула → Функция».
Откроется список функций. Их можно группировать по категориям — например, инженерные, математические, логические. Выделите функцию, нажав на неё один раз, и под списком появится её описание. Нажмите ОК, если она подходит.
Способ 2. Поставьте в ячейку знак равно. Начните писать название функции. Под ячейкой появится выпадающий список с подсказками. Выберите нужную функцию и задайте её параметры.
к содержанию ↑Как открыть совместный доступ
Чтобы с файлом могли работать до 40 пользователей одновременно, нужно настроить к нему доступ. Делается это со стартовой страницы Яндекс Документов:
- Выберите документ, к которому хотите открыть доступ, и нажмите на него правой кнопкой мыши. Откроется контекстное меню. Выберите «Настроить доступ» и в открывшемся окне установите права на просмотр или редактирование.
- Скопируйте ссылку на файл и отправьте её на почту коллегам. Либо покажите QR-код документа для считывания смартфоном.
Обладатели подписки Яндекс 360 Премиум с тарифами Оптимальный и Расширенный, кроме стандартных функций общего доступа могут установить лимит времени, в течение которого ссылка будет работать. А ещё — запретить скачивание документа, когда открывают его только для просмотра.
Есть два режима совместного редактирования — «Быстрый» и «Строгий». Первый ничем не отличается от работы в одиночку. Все изменения сохраняются сразу, как только пользователь их вносит.
Изменения сразу видят все участники. А вот «Строгий» режим требует нажатия кнопки «Сохранить» в левом верхнем углу редактора, чтобы результат работы одного человека стал виден остальным.
Чтобы установить режим, перейдите на вкладку «Совместная работа» в редакторе документов, таблиц или презентаций. Нажмите «Режим совместного редактирования» и выберите «Быстрый» или «Строгий».
к содержанию ↑Работа в редакторе
Дважды нажмите на документ, чтобы открыть его в редакторе.
Все изменения сохраняются автоматически. Чтобы завершить работу над документом и вернуться в папку Диска, закройте вкладку с редактором.
Совместное редактирование документов
Документ на Диске могут одновременно редактировать до 40 пользователей. Чтобы вносить изменения в документ вместе с друзьями или коллегами, поделитесь им:
В Диске нажмите на документ правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите Поделиться . Также вы можете поделиться со страницы самого редактора — нажмите Поделиться в правом верхнем углу.
Выберите права доступа: Просмотр или Редактирование .
Ограничение. Настроить личный доступ — для кого-то на просмотр, а для кого-то на редактирование — пока нельзя.
Если нужно, укажите настройки безопасности ссылки.Примечание. Доступно только с Яндекс 360 Премиум.Включите опцию Установить пароль .Введите пароль длиной от 4 символов и запомните его.Нажмите кнопку Готово .
После установки пароля вы можете его отредактировать или отключить.
Если вы делитесь ссылкой через социальную сеть или мессенджер
Если вы установите пароль, а затем поделитесь защищенной ссылкой через социальную сеть или мессенджер, то превью и название документа будут скрыты.
Если вы поделитесь открытой ссылкой через социальную сеть или мессенджер, а позже установите пароль, пользователи увидят превью и название документа, но содержимое ссылки будет защищено паролем.
Примечание. На документы с правом доступа Редактирование пароль можно установить внутри редактора.
Внимание. Имейте в виду, что возможность сделать скриншот документа или записать его на видео останется.
Установите срок действия — когда срок подойдет к концу, ссылка удалится и документ будет недоступен пользователям, пока вы не поделитесь им снова.
Нажмите Скопировать ссылку и отправьте ее друзьям или коллегам любым удобным способом.
к содержанию ↑Не могу поделиться доступом на редактирование
Если в окне настройки доступа есть только опция Просмотр , но нет опции Редактирование , это значит, что совместное редактирование для этого документа недоступно.
Документ открыт в старом редакторе
Возможно, для этого документа еще не включился новый редактор с возможностью совместного редактирования. Закройте вкладку с документом и попробуйте поделиться снова.
Документы форматов DOC , PPT , XLS можно открывать только для совместного просмотра. Чтобы редактировать такой документ вместе с коллегами, сначала откройте его в редакторе — создастся копия документа в новом формате, которой уже можно будет поделиться.
Документ находится в общей папке, ее владелец использует старый редактор
Попросите владельца папки, в которой лежит этот документ, поделиться с вами ссылкой с доступом на редактирование. Так у него включится новый редактор с возможностью совместного редактирования. После этого вы тоже сможете поделиться документом.
к содержанию ↑Что такое электронный документ?
Работать с электронными документами удобно и выгодно. Но использовать их повсеместно пока не получается из-за недоработок законодательства, к тому же у некоторых людей все еще есть опасения по поводу надежности и легитимности такого формата. Разберемся, в чем суть электронного документа, когда можно отказаться от бумаги и как обеспечить юридическую значимость договоров, счетов-фактур и т.д.
Электронный документ — это документированная информация, хранящаяся на цифровом носителе и передающаяся по телекоммуникационным каналам связи. Человек воспринимает ее с помощью специального ПО и электронных вычислительных машин.
Согласно статье 6 Федерального закона 63-ФЗ «Об электронной подписи», электронный документ равнозначен бумажному и обладает такой же юридической силой после заверения электронной подписью (ЭП).
С какими документами можно работать в электронном виде?
Цифровизация охватывает все больше сфер деятельности. Компании активно переходят на ЭДО с государственными органами, контрагентами и сотрудниками. Много документов уже можно оформлять в цифре.
Договоры, контракты, соглашения
Согласно ГК РФ 434, заключить договор, обменяться протоколами разногласий или оформить дополнительное соглашение с контрагентом можно с помощью ЭДО. Главное условие — доказать, что документ исходит от указанного в нем физического или юридического лица. Для этого при заверении используется усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись.
Она идентифицирует личность владельца (подписанта) и помогает убедиться, что после подписания реквизиты не менялись.
Список документов, которые находятся у контрагента на подписании
к содержанию ↑Кадровые документы
Дополнительные условия касаются кадровой документации. Эксперимент Минтруда показал, что ЭДО с сотрудниками удобен, компании с энтузиазмом переходят на него. С ноября 2021 года, после внесения поправок и дополнений в трудовое законодательство можно обмениваться многими видами электронных документов не только с дистанционными, но и со всеми остальными работниками.
В цифру переведены трудовые договоры, заявления на увольнение, графики отпусков, приказы о переводе сотрудников.
Заверение согласия на КЭДО в личном кабинете системы Directum HR Pro
Но до сих пор должны оформляться на бумаге журналы по инструктажам, акты о несчастных случаях на производстве и приказы об увольнении.
к содержанию ↑Первичные учетные документы
В 402-ФЗ прописаны требования к первичным учетным документам. Они могут быть как электронными, так и бумажными. Оформляются после совершения факта хозяйственной жизни.
Даже если оригинал документа в электронном виде, возможно, его придется представить в государственные органы именно на бумаге. Для этого цифровой оригинал распечатывают и заверяют графической подписью и печатью, из-за чего не получается полностью перейти на ЭДО при оформлении первичной учетной документации, и иногда ее приходится дублировать на бумаге.
к содержанию ↑Отчетность
Вся бухгалтерская и налоговая отчетность может оформляться на цифровом носителе. Она заверяется КЭП и передается в ФНС с помощью оператора ЭДО или через сайт ФНС.
Обращения в гос. органы и суды
Некоторые ведомства реализовали подачу обращений через систему ЭДО. Это доступно как физическим, так и юридическим лицам. Можно воспользоваться услугами оператора ЭДО или личным кабинетом гос.
органа. С каждым годом становится все меньше ведомств, принимающих исключительно бумажные документы, появляются удобные личные кабинеты для физических и юридических лиц.
Суды уже принимают любые материалы, переданные по телекоммуникационным каналам связи. Это может быть как оригинал, так и образ. Первый обязательно заверяется КЭП, а второй — любой электронной подписью.
Что потребуется для организации электронного документооборота?
ЭДО бывает внутренним и внешним. Первый тип — это обмен документами внутри компании. Для его организации потребуется система электронного документооборота (СЭД).
Она упрощает работу с документами и используется в качестве оперативного хранилища информации.
Для обмена юридически значимыми документами с контрагентами придется воспользоваться услугами оператора ЭДО. Это сторонняя организация, выступающая в роли посредника между участниками ЭДО. Она обеспечивает шифрование данных, контролирует отправку и доставку электронных документов, следит за соблюдением требований законодательства, проверяет информацию обо всех подключенных к системе юридических лицах, хранит сведения о действиях с документами, выступает в роли независимой стороны в спорных ситуациях.
Электронные документы — это удобно. Они быстрее оформляются, мгновенно передаются контрагентам или направляются в государственные учреждения, обеспечение их сохранности в течение длительного времени (в отличие от бумажных экземпляров) требует меньших затрат. Поэтому сейчас компании переводят бизнес-процессы в цифровой вид.
«С каждым годом становится все меньше белых пятен в нормативной базе по ЭДО, законы постепенно адаптируются к новой цифровой реальности. Уже признана юридическая значимость многих видов электронных документов. Возможно, вскоре можно будет полностью перевести работу некоторых сотрудников в цифру и забыть о бумажных договорах и актах.»
к содержанию ↑Что такое документ: понятие и определение термина
В «Песенке бюрократа» поэт написал: «Без бумажки ты букашка, а с бумажкой человек». Под бумажкой он подразумевал документ. В статье рассказала, что это такое, какие у него признаки, функции и виды.
- Понятие «документ»: что это
- Как его распознать
- Какие функции выполняет
- Виды документов
Чтобы легко найти нужную бумагу, рассортируйте все документы по папкам
к содержанию ↑Понятие «документ»: что это
Документ — это материальный или виртуальный носитель с информацией в виде текста, аудио, видео или графики. На документе обязательно есть реквизиты, которые помогают его идентифицировать. Такое определение приводится в федеральном законе .
По ГОСТу документ — это закрепленная на материальном носителе идентифицируемая информация, которую получили и хранят физические лица или организации, чтобы использовать в качестве доказательства в деловой деятельности или в правовых спорах.
Если говорить простым языком, это носитель информации, который подтверждает какой-либо факт.
к содержанию ↑Как его распознать
У документов есть ряд признаков, по которым их можно «опознать»:
- информация хранится на материальном или виртуальном носителе;
- данные отображены в виде письменной или печатной записи, фотографии, изображения, видео, звука или комбинации нескольких форматов;
- есть уникальные реквизиты: дата, подписи, адресат и адресант, номер или серия;
- информацию можно передать из точки А в точку Б;
- данные можно хранить: в архивах, ящиках рабочего стола, на компьютере, в «облаке».
Простой пример: паспорт. На нем есть идентификатор — серия и номер; реквизиты — ФИО, дата рождения человека, подпись; текстовые данные напечатаны на бумаге, их можно хранить и передавать.
Ещё по этой теме
Что такое ЭДО и как им пользоваться
Не все документы оформляются по шаблону. Некоторые можно написать «на коленке», например расписку о получении денег. Нет строго утвержденной формы, достаточно указать паспортные данные сторон, сумму и условия возврата, если деньги надо вернуть, а еще поставить дату и подписи.
Несмотря на отсутствие шаблона, расписку примут в суде.
Недавно мы с мужем радостные и счастливые после шопинга выезжали с парковки торгового центра. Хорошее настроение испортил водитель, который забыл посмотреть по сторонам и не обратил внимания на кричащие — в нас врезались.
Мы решили не вызывать ГАИ — машина сильно не пострадала. Виновник перевел моему мужу деньги на покраску двух деталей, они составили расписки, что не имеют друг к другу претензий, и разъехались по своим делам. Если бы виновник аварии решил вызвать сотрудников Госавтоинспекции, расписка бы доказала, что мы не покидали место ДТП.
Ремонт машины — дорогое удовольствие. С нас за покраску одного элемента взяли 13 тысяч рублей. А что если деталей 10? В такой ситуации поможет Халва, которой можно оплатить ремонт в автосервисе в рассрочку.
Универсальная карта «Халва» — не просто удобное платежное средство. Она, словно швейцарский нож, содержит десятки полезных финансовых инструментов в одном пластике и мобильном приложении. Кешбэк до 10%, рассрочка в 250 000+ магазинов и доход на остаток до 17% с подпиской «Халва.Десятка».
Сделайте свою жизнь слаще и удобнее!
к содержанию ↑Какие функции выполняет
Документ не был бы документом, если бы не выполнял важные функции. Для доступности я собрала их в сводной таблице.
Документы устанавливают, закрепляют, отменяют и изменяют правоотношения и правовые нормы. Пример: акты, договоры, паспорта, дипломы об образовании, расписки
Документ — источник какой-либо информации и знаний. Пример: объяснительная записка
Средство связи между людьми, организациями, ведомствами. Пример: жалоба, деловая или личная переписка
В документе содержится информация о личности или обществе, социальных связях, роде деятельности. Пример: досье
Передача культурных традиций и социального опыта. Пример: произведения искусства, карты
Передача знаний. Пример: методички, чек-листы, гайды
Управление, планирование, регулирование и организация коллективной деятельности. Пример: должностная инструкция, приказ, распоряжение, постановление
Учет результатов какой-либо деятельности. Пример: товарный чек, акт выполненных работ, авансовый отчет
Источник исторических сведений. Пример: судовые журналы, географические карты, периодика
к содержанию ↑Виды документов
Их еще больше, чем функций. Самое примитивное разделение — личный и официальный. К первым относятся те, что не касаются общественной и служебной деятельности человека.
- идентификационные: паспорт, СНИЛС, ИНН
- распорядительные: постановление, указ, распоряжение
- организационные: устав, расписание, должностная инструкция
- нормативные: правила, инструкция
- справочные: пояснительная записка, перечень, заключение, справка
- учетно-расчетные: накладная, счет-фактура, чек
- первичные: накладная, кассовый чек, бухгалтерский отчет
- вторичные: реферат, диссертация, курсовая
- краткосрочные (до 10 лет)
- долгосрочные (более 10 лет)
Итак, документы — это материальный или виртуальный носитель данных, представленный в виде текста, картинки, видео, звука. Его можно хранить, передавать, использовать в своих целях.
Вся информация о ценах актуальна на момент публикации статьи.
Следующая