Приказ о введении новой должности в штатное расписание
Приказ о введении новой должности в штатное расписание – обязательный для заполнения документ при введении новой рабочей единицы (или нескольких).
- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
ШР является одной из форм защиты прав работников от произвольного увольнения. Оно документально закрепляет структуру предприятия, определяет перечень должностей и окладов сотрудников. Зачастую в развивающемся коллективе возникает необходимость создания новой рабочей единицы, не предусмотренной штатными документами.
Для этого руководителем выносится приказ о введении в устоявшийся кадровый состав нового рабочего места.
к содержанию ↑Нормативная база
- Статьи 15 , 57 Трудового кодекса РФ.
- Указания по заполнению штатного расписания, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
- Информация Минфина № ПЗ-10/2012.
- Письма Роструда от 09.01.2013 № 2-ТЗ , от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1.
- Пункт 40 перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
- Части 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.
Как изменить штатное расписание в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3
Программа Зарплата и управление персоналом 3.1 позволяет вести учет штатного расписания (в дальнейшем по тексту ШР) несколькими способами: 1. Без истории изменения ШР 2. Вести учет изменения ШР. Рассмотрим в каждом из случаев, как происходит изменения ШР, какими документами необходимо это отражать.
1 Способ. Ведение ШР без сохранения истории. Для учета ШР в программе необходимо включить соответствующую настройку. Заходим в меню Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания. 
В настройках устанавливаем галочку «Ведется штатное расписание», галочку «Ведется история изменения штатного расписания» не ставим. 
Можем включить проверку на соответствие кадровых документов ШР. Данная проверка при проведении кадровых документов в случае нахождения расхождений данных по документам и по данных указанных в позиции будет выдавать предупреждение: 
В настройках можно установить, что использовать в ШР «вилку» окладов и надбавок, а также вести учет категорий и разрядов. Если история изменения ШР не ведется, то для того, чтобы сформировать новую штатную единицу или внести изменения по текущей необходимо:
- вновь открытая позиция в штатном расписании добавляется непосредственно в справочник «Штатное расписание»;
- для того чтобы позиция была действующая, устанавливаем галочку «Позиция утверждена»;
- для изменения позиции в штатном расписании заходим в текущую карточку позиции и вносим изменения, при этом предыдущие данные будут потеряны;
- для закрытия позиции необходимо в карточке установить отметку «Закрыта и больше не используется».
На примере создадим в организации новую позицию в ШР в производственном подразделении для должности Сторож.
Заходим в раздел Кадровый учет — Штатное расписание.
По кнопке «Создать» создаем новую позицию в ШР.
В открывшейся карточке заполняем необходимые поля и ставим галочку «Позиция утверждена» и указываем дату утверждения новой позиции.
В справочнике «Штатное расписание» можно будет увидеть данную позицию и дату её утверждения:
В справочнике также можно настроить видимость закрытых и не утвержденных позиции. Для этого в нижнем поле справочника необходимо проставить соответствующие галочки:
2 Способ. Ведение ШР с сохранением истории изменения.
Заходим в меню Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания.
В настройках устанавливаем галочку «Ведется ШР» и «Ведется история изменения ШР».
С данной настройкой появляется возможность вести учет изменений в ШР, при этом все изменения вносятся через специализированные документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания».
Становится не доступна возможность редактирования информации непосредственно в карточке позиции ШР.
Т.к учет ведется через специализированные документы, то в них фиксируется дата внесения изменений, это позволяет в дальнейшем формировать отчет по ШР на определенную дату, где данные будут отражаться в соответствии с действующим на эту дату ШР.
Рассмотрим на примере, как создается новая позиция в ШР и как по ней внести изменения с определенной даты.
Создадим в производственном подразделении позицию для должности Бухгалтер.
Заходим в раздел Кадровый учет — Штатное расписание.
Переходим по ссылке «Документы, изменившие штатное расписание».
В данном журнале хранятся все документы, которыми вносились изменения в ШР. По кнопке «Создать» программа предлагает создать документы «Утверждение ШР» или «Изменение ШР».
Документ «Утверждения ШР» вводится в случае первоначального ввода всех позиций ШР. Однако его можно использовать и в случае когда происходит глобальное изменение ШР, которое затронет многие подразделения или позиции.
Если изменения в позициях ШР небольшие, например открыта новая должность, или внесены изменения по окладам, количествам ставок, то можно воспользоваться документов «Изменение ШР».
Добавим позицию в уже имеющееся ШР, для этого воспользуемся документом «Изменение ШР».
Т.к данная позиция новая, то в документе по кнопке «Добавить» добавляем новую позицию и заполняем поля:
В документе позиции ШР отражаются разными цветами:
- зеленый — добавлена новая позиция;
- красный — закрыта позиция;
- синий — изменения по существующей позиции;
- черный — изменений в позицию не вносились.
После сохранения документа, в справочнике «Штатное расписание» отразится новая позиция с датой открытия 01.04.2021г.
Если в справочнике установлены галочки «Показывать не утвержденные позиции» и «Показывать закрытые позиции», то справочник будет отражаться следующим образом:
Мы увидим закрытые позиции, действующие, не утвержденные и помеченные на удаление (возможно были заведены не корректно).
Для того, чтобы просмотреть действующее ШР на определенную дату, воспользуемся отчетом в разделе Кадры — Кадровые отчеты — Штатное расписание (Т-3).
В открывшемся отчете ставим дату на которую необходимо сформировать ШР и в настройках можем установить отбор по подразделению, в нашем примере, это производственное подразделение.
Консультацию для Вас составила специалист нашей Линии консультаций.
*Для оказания консультации необходимо сообщить ИНН вашей организации, регистрационный номер вашей программы ( для программ 1С:Предприятие версии ПРОФ необходим активный договор 1С:ИТС ПРОФ)
Шаг 1. Проверьте настройку кадрового учета
В программе 1С 8.3 ЗУП большие возможности для ведения кадрового учета. Чтобы настроить функционал программы под свои нужды, зайдите в раздел «Настройка» (1) и нажмите на ссылку «Кадровый учет» (2). Откроется окно кадровых настроек.
В открывшемся окне кликните на ссылку «Настройка штатного расписания» (3), откроется одноименное окно. В нем поставьте галочки напротив «Ведется штатное расписание» (4) и «Ведется история изменений…» (5). В зависимости от ваших производственных потребностей настройте также остальные параметры, доступные в этом окне:
- Автоматическую проверку кадровых документов;
- Использование диапазонов окладов и надбавок;
- Способы отражения надбавок в печатной форме штатки;
- Бронирование штатных позиций.
Теперь в 1С 8.3 ЗУП можно ввести новую должность в штатное расписание, а также внести в него любые изменения.
к содержанию ↑Шаг 2. Создайте в 1С 8.3 ЗУП новое штатное расписание
Чтобы сделать новое штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП зайдите в раздел «Кадры» (1) и кликните на ссылку «Штатное расписание» (2). Откроется окно для работы со штаткой.
В открывшемся окне выберете вашу организацию (3) и нажмите на ссылку «Утвердить новое штатное расписание» (4). Откроется форма для создания документа.
В форме укажите месяц (5), с которого будет действовать документ и нажмите кнопку «Добавить позицию» (6). Откроется карточка для создания новой позиции.
В карточке укажите для новой единицы:
- Подразделение (7);
- Должность (8);
- График работы (9).
Чтобы заполнить оклад и другие начисления нажмите кнопку «Добавить» (10). В табличной части (11) укажите вид начисления и сумму (либо другой показатель). В нашем примере мы кроме оклада добавили ежемесячную премию (процент от расчетной базы).
Далее перейдите во вкладку «Дополнительно» (12) для настройки других показателей.
В открывшейся вкладке установите количество дней основного отпуска (13) и при необходимости добавьте другие виды отпусков кнопкой «Добавить» (14). Карточка новой позиции заполнена. Если на новой должности будет несколько сотрудников, поставьте нужное количество единиц (15).
Для добавления в штатку нового значения нажмите кнопку «ОК» (16). Новая позиция появится в списке.
Аналогичным образом добавьте в штатку и другие позиции. После добавления всех нужных должностей нажмите кнопки «Записать» (17) и «Провести» (18). Новое штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП сделано.
Чтобы распечатать расписание и приказ о его утверждении нажмите кнопку «Печать» (19) и выберете нужный документ. Чтобы вернуться в окно для работы со штаткой нажмите стрелочку в верхнем левом углу (20).
Теперь новые штатные позиции появились в общем списке (21). Нажмите на кнопку «Печать» (22), если хотите вывести на печать различные документы:
- Штатное расписание;
- Отчет о соблюдении штатного расписания (ШР);
- Анализ ШР;
- Начисления позиций ШР;
- Оклады, надбавки и ФОТ по ШР.
В следующем шаге расскажем о том, как внести изменения в штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП.
к содержанию ↑Шаг 3. Измените ошибочные данные в штатке
Если вам нужно в 1С 8.3 ЗУП изменить ошибочные данные в уже утвержденном штатном расписании, зайдите в окно для работы со штаткой (Кадры/Штатное расписание), выберете организацию (1) и нажмите на ссылку «Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание» (2). Откроется окно для внесения правок.
В открывшемся окне кликните на позицию, которую нужно изменить (3) и исправьте нужные данные. Для сохранения изменений нажмите кнопку «Провести и закрыть» (4). Таким способом можно изменить утвержденное штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП 3.1.
Шаг 5. Сформируйте кадровые отчеты
В программе 1С предусмотрены различные отчеты, позволяющие анализировать штат предприятия. Они находятся в разделе «Кадры» (1) по ссылке «Кадровые отчеты» (2).
Например, вы можете сформировать такие отчеты:
- Соблюдение штатного расписания (3). Этот отчет показывает позиции штатки с указанием сотрудников;
- Изменение штатного расписания (4). В нем видны изменения по составу единиц за определенный период;
- Начисления позиций штатного расписания (5). Отчет позволяет анализировать фонд оплаты труда с подробной детализацией.
Используйте эти и другие отчеты для улучшения и оптимизации структуры своей организации.
к содержанию ↑Предварительная настройка 1С ЗУП
Первым делом, чтобы включить рассматриваемый нами функционал, нужно произвести некоторые настройки. Они находятся в меню «Настройка» — «Кадровый учет».
В появившемся окне перейдите по гиперссылке «Настройка штатного расписания». Перед вами отобразится форма, где первым делом нужно установить флаг на пункте «Ведется штатное расписание». Так же в данной форме вы можете установить автоматическую проверку кадровых документов на соответствие штатному расписанию, включить ведение истории и многое другое.
к содержанию ↑Утверждение штатного расписания
Найти штатное расписание в 1С ЗУП можно в меню «Кадры». Первым делом его необходимо утвердить. Производится это одноименным документом.
В том случае, когда утверждение не было произведено ранее, для вас будет доступно утверждение штатного расписания. В данном случае этот документ уже создавался, и мы переходим по гиперссылке «Утвердить новое штатное расписание».
Перед вами отобразится форма нового документа. В его шапке укажите организацию, подразделение и месяц, с которого данное штатное расписание вступит в силу.
Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:
- Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
- Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.
Так как ранее у нас уже были утверждены две штатные позиции, табличная часть документа заполнилась автоматически. В случае создание первого утверждения, вам необходимо добавить все необходимые позиции.
При добавлении позиций, так же как и при двойном нажатии левой кнопкой мыши на уже созданную, откроется ее карточка. В ней вам необходимо указать подразделение и должность. Наименование сформируется автоматически и при желании его можно изменить.
Так же здесь задается количество единиц и график работы. В нашем случае это пятидневка.
На закладке «Оплата труда» указывается разряд (если ведение функция ведения по разрядам была включена в произведенной ранее настройке программы). В табличной части перечислятся все виды оплат, применяемых для данной позиции штатного расписания. В нашем случае у директора только оплата по окладу в размере 70 тысяч рублей.
Обратите внимание, что строка с оплатой выделена синим цветом и в комментарии указан текст «Увеличен оклад (+ 5 000);». Это означает то, что ранее данная позиция ШР уже была утверждена с меньшей суммой. При создании новой позиции такого комментария у вас не появится, и строка будет привычного черного цвета.
На вкладке «Дополнительно» можно указать условия приема на работу и ее характер, а так же задать отпуска.
После внесения всех необходимых данных в создаваемую позицию штатного расписания, нажмите на кнопку «ОК». Она появится в документе «Утверждение штатного расписания».
Добавьте в документ аналогичным образом все позиции и проведите его. Так же из данного документа по кнопке «Печать» можно сформировать приказ об утверждение штатного расписания и форму Т-3.
Теперь, вернувшись в само штатное расписание, вы увидите в списке все введенные вами единицы с указанием даты утверждения. Так же здесь вам доступен просмотр документов, утвердивших и изменивших штатное расписание, а так же создание данных документов. Для печали отчетности воспользуйтесь меню «Печать».
В справочнике должностей так же будут отображаться данные из штатного расписания (колонки «Введена» и «Дата ввода»). Так же эти данные будут отображаться и в самой карточке должности.