Проверка правильности заполнения путевых листов
Подборка наиболее важных документов по запросу Проверка правильности заполнения путевых листов (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Путевой лист:
- Бланк путевого листа грузового автомобиля
- Бланк путевого листа легкового автомобиля
- Выдача путевых листов
- Для чего нужен путевой лист
- Журнал учета движения путевых листов
- Показать все
- Путевой лист:
- Бланк путевого листа грузового автомобиля
- Бланк путевого листа легкового автомобиля
- Выдача путевых листов
- Для чего нужен путевой лист
- Журнал учета движения путевых листов
- Показать все
Судебная практика
Постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.03.2021 N 11АП-1707/2021 по делу N А55-35763/2019
Требование: О взыскании задолженности.
Решение: Требование удовлетворено. По путевым листам N 24329 от 20.10.2019, N 23973 от 13.10.2019, N 24209 от 17.10.2019, N 24210 от 17.10.2019, N 24318 от 20.10.2019, N 23972 от 13.10.2019, N 24053 от 14.10.2019, N 24054 от 14.10.2019, N 24053 от 12.10.2019, N 24051 от 12.10.2019, N 24050 от 12.10.2019, N 24063 от 15.10.2019, N 24064 от 15.10.2019, N 24320 от 15.10.2019 — отрывной талон не согласован с истцом, путевой лист подписан без замечаний. Пунктом 12.6 — 12.7 предусмотрено, что заказчик несет ответственность за все неточности и неполноту сведений, указанных в путевом листе в разделах, касающихся заказчика, кроме пунктов, заполненных печатным текстом, либо прописью представителями исполнителями.
Исполнитель обязан проверить полноту, правильность и достоверность внесенных сведений. Отсутствие подписи истца на отрывных талонах не подтверждает, что услуга не оказана.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
«Комментарий к разделу X «Охрана труда» Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ»
(Пешкова (Белогорцева) Х.В., Аверина К.Н., Ведышева Н.О., Воронцова Е.В., Менкенов А.В., Ротко С.В., Чернусь Н.Ю., Шавин В.А., Беляев М.А., Бикметов Р.И., Загорских С.А., Слесарев С.А., Тимошенко Д.А.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2022) Учитывая то, что причиной несчастных случаев в результате ДТП часто являются проблемы, связанные с соблюдением режимов труда и отдыха, исправностью транспортных средств и состоянием здоровья водителей, должностным лицам организаций, ответственным за безопасность дорожного движения и за охрану труда в транспортных подразделениях, следует проверять правильность оформления путевых листов, своевременную сдачу и возвращение путевых листов, в том числе предрейсовых (послерейсовых) медосмотров.
Статья: Основная транспортная документация предприятия и организация эффективной работы с ней
(Дуплий Е.В., Губанова И.Г.)
(«Делопроизводство», 2023, N 4) Процесс создания основного транспортного документа компании — путевого листа — довольно трудоемкий, требует усидчивости и внимания к деталям (реквизитам). Важно проверять правильность заполнения после каждого сотрудника, оставляющего подписи на путевом листе, будь то медицинский работник, механик по выпуску транспортного средства, водитель. Важно вовремя найти ошибку, а лучше ее не допускать, ведь потом будет трудно понять, с какого дня пошла эта ошибка.
Главное в работе с путевыми листами, впрочем, как и с другими документами, — внимательность, усидчивость, чего иногда не хватает (рис. 9).
к содержанию ↑Нормативные акты
«Инструкция о порядке ведения учета, отчетности и расходования горюче-смазочных материалов в гражданской авиации»
(утв. МГА СССР 28.06.1991) 3.7.3. При отпуске автоГСМ в транспортное средство оператор АЗС проверяет наличие и правильность оформления путевых листов и внутренних талонов на заправку (если в предприятии ГА предусмотрены внутренние талоны).
Количество выданных автоГСМ заносится в Ведомость учета автотоплива и смазочных материалов (приложение 17), в которой водитель автотранспорта расписывается, и в путевой лист.
Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78
«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.
Как оформлять путевые листы по новым правилам
Автор: Юлия Антонцова, бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ» Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», июль 2019 г. Сыграйте в игру в честь 20-летия газеты – и выпустите свой номер «Прогрессивного бухгалтера»! С 1 марта 2019 г. порядок заполнения путевых листов претерпел ряд изменений.
Но некоторые организации игнорируют новые правила заполнения путевых листов и продолжают оформлять их по-старому. За это налоговые органы могут исключить расходы компании на ГСМ, доначислить налог на прибыль и отказать в вычете НДС.
Сроки оформления путевых листов
С 1 марта 2019 г. Минтранс РФ внес поправки (приказ от 21.12.2018 № 467), согласно которым путевой лист уже нельзя выписывать больше, чем на месяц. Их теперь нужно делать перед каждым рейсом, если он продлится дольше рабочего дня или смены.
Однако все еще разрешается оформлять один путевой лист, если в рамках одной рабочей смены водитель успевает выполнить несколько рейсов. Оформлять путевые листы продолжительностью более одного дня можно только тогда, когда водителя отправляют в многодневный рейс. Такой рейс может продлиться даже дольше месяца.
Как было: ранее путевые листы разрешали оформлять на любой срок в рамках месяца. Хотя и раньше Минтранс РФ рекомендовал выписывать их на каждый рейс.
Отметки о медосмотре
В путевой лист обязательно вносятся данные о предрейсовом и послерейсовом медицинских осмотрах водителя. Врач фиксирует дату и время его проведения, а также свои фамилию и инициалы. Каждая такая отметка заверяется подписью врача.
Согласно новым правилам дополнять вышеперечисленное еще и специальной печатью больше не нужно. Однако этого требует Порядок проведения медосмотров (от 15.12.2014 № 835н), утвержденный Минздравом, поэтому безопаснее будет все же ее ставить. Как было: помимо требования заверять данные о медосмотре не только подписью, но и штампом, врач должен был вписывать свои имя и отчество полностью.
Сокращение до инициалов не было разрешено.
к содержанию ↑Ответственность за нарушения
При выявлении несоответствий в путевых листках организация рискует столкнуться с санкциями не только со стороны налоговой инспекции, ведь правильность их оформления в настоящее время контролируется сразу несколькими ведомствами. В таблице 1 представлены размеры штрафов за разного рода нарушения: Таблица 1. Штрафы за недочеты в путевых листах
| В чем недочет | Кто вправе оштрафовать | Размер штрафа | ||
| на компанию | на гендиректора | на водителя | ||
| Нет отметки о предрейсовом или послерейсовом медосмотре | Роструд (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ) | От 110 000 до 130 000 руб. | От 15 000 до 25 000 руб. | — |
| ГИБДД (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ) | 30 000 руб. | 5000 руб. | 3000 руб.* | |
| Росздравнадзор (ст. 11.32 КоАП РФ) | От 30 000 до 50 000 руб. | От 2000 до 3000 руб. | От 1000 до 1500 руб. | |
| Ространснадзор (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ) | 30 000 руб. | 5000 руб. | 3000 руб.* | |
| Нет отметки о контроле технического состояния автомобиля | ГИБДД (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ) | 30 000 руб. | 5000 руб. | 3000 руб.* |
| Ространснадзор (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ) | 30 000 руб. | 5000 руб. | 3000 руб.* | |
| Путевой лист не подтверждает факт использования автомобиля | Налоговая инспекция (п. 1 ст. 122 НК РФ) | 20% от доначисленной суммы налога на прибыль | — | — |
Как упростить ведение путевых листов
Для упрощения процесса создания и ведения путевых листов есть специальные программы. Они позволяют использовать готовые формы путевых листов, которые будут сами обновляться, учитывая изменения законодательства. Также эти системы интегрируются с программой «1С», в которой непосредственно ведется учет, поэтому не понадобится переносить данные вручную.
Среди таких решений «Респект: учет путевых листов и ГСМ» и «Победасофт». Кроме того автоматизация учета путевых листов предусмотрена в «коробочных» решениях «1С:Управление автотранспортом 8» версий Стандарт и ПРОФ, а также в отраслевой конфигурации «1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия 8».
к содержанию ↑Что проверить еще
Даже составив путевой лист, опираясь на вышеперечисленные изменения в реквизитах документа, не стоит исключать риска, что инспекторы могут найти серьезные недочеты и попросту признать его недействительным. Обезопасить себя можно, проверив другие ключевые реквизиты, которые, как правило, проверяются налоговиками очень тщательно. К таким реквизитам относятся маршруты поездок.
Для налоговой путевой лист является документом, подтверждающим, что машина используется именно в служебных целях. Поэтому, хотя сведения о пунктах назначения и не входят в перечень обязательных реквизитов, налоговики настаивают на том, что в путевом листе нужно фиксировать подробный маршрут поездки. Важно указывать конкретные пункты назначения и быть готовым пояснять цели поездки в случае необходимости.
Обязательно нужно обратить внимание и на даты в путевом листе, поскольку с текущими поправками путевой лист выписывается на каждую отдельную смену. Для организации надежнее будет фиксировать не только дату составления, но также и срок действия. Это особенно важно, когда речь идет о многодневных рейсах или круглосуточной работе сотрудника.
Также не стоит забывать сверять эти даты с другими первичными документами. Например, с накладными и датами отгрузки в них. Если инспекторами будет выявлено несоответствие, то это может привести к более детальной проверке.
Также стоит принять во внимание данные о покупке и расходе топлива. По мнению налоговиков, эти данные являются прямым основанием для подтверждения расходов на ГСМ. Поэтому важно проверить, чтобы были указаны остатки на начало и конец смены, количество купленного и израсходованного в течение дня топлива.
Еще более наглядным расчет сделает указание пробега автомобиля за день. А данные о движении топлива стоит подкреплять чеками АЗС. С 2017 г.
отметка о техосмотре тоже стала одним из обязательных реквизитов. Она проставляется перед началом каждого рейса. Ее должен вносить специально уполномоченный сотрудник либо сторонняя организации, имеющая соответствующую специализацию.
Без данной отметки водитель не имеет права отправляться в рейс. Поскольку путевой лист является первичным документом, без подписи он недействителен. Но кто именно должен визировать путевой лист? На текущий момент нет однозначного ответа на этот вопрос, однако судебная практика показывает, что наиболее безопасно заверять путевые листы подписями водителя и бухгалтера.
к содержанию ↑Путевой лист автомобиля
Правила заполнения путевого листа
Несмотря на то, что организация вправе самостоятельно разработать свой вариант путевого листа, он должен содержать:
- Наименование и номер путевого листа.
- Срок действия документа.
- Информация об организации, выдающей транспортное средство.
- Сведения о ТС (регистрационный номер, техническая исправность автомобиля и тд).
- Информация о водителе (ФИО).
- Информация о рейсе.
Путевой лист необходимо заверить подписью диспетчера, который его оформил, и подписью руководителя организации, от которой предоставляется автомобиль — печать ставят только те организации, которые ее используют по уставу. Форма путевого листа готовится в едином экземпляре, без копий, и выдается на руки водителю. После рейса документ возвращается уполномоченному лицу под подпись, в этом случае он считается закрытым и поступает в бухгалтерию.
Если путевой лист заполнить неправильно, например, не указать дату и время выезда или въезда транспортного средства с места или на место стоянки, это может стать сигналом для ревизоров, которые решат, что имеются нарушения. Например, отсутствие документов, подтверждающих организацию и проведение послерейсовых медицинских осмотров водителей, может стать основанием для вывода о том, что осмотры попросту не проводятся, поэтому в путевом листе отсутствуют соответствующие отметки. В подобных случаях штрафуют не за халатность при оформлении путевых листов, а за нарушения использования транспортных средств как источников повышенной опасности.
Это может привести к неблагоприятным последствиям для водителя транспортного средства.
к содержанию ↑Кто осуществляет контроль за его наличием?
Наличие путевого листа проверяют несколько органов:
- ГИБДД и Транснадзор — они контролируют ведение путевых листов для обеспечения безопасности дорожного движения.
- Налоговая инспекция — она запрашивает путевые листы с целью проверки правильности учета расходов на ГСМ, а также при выездных и камеральных проверках.
- Трудовая инспекция — не всегда, но проверяет путевые листы на соблюдение норм времени труда и отдыха сотрудников.
Штрафы за отсутствие путевого листа
Если у водителя отсутствует путевой лист, он может “отделаться” предупреждением или получить штраф 500 рублей. Но также его отсутствие может повлечь более серьезную ответственность. Например, при нарушении правил проведения медицинского освидетельствования водителя штраф:
- Для организации и ИП: от 30 000 до 50 000 рублей.
- Для должностного лица: от 2 000 до 3 000 рублей.
- Для физического лица: от 1 000 до 1 500 рублей.
При отсутствии медицинского осмотра у водителя:
- Для организации и ИП: 30 000 рублей.
- Для должностного лица: 5 000 рублей.
- Для физического лица: 3 000 рублей.
При отсутствии предрейсового контроля технического состояния ТС:
- Для организации и ИП: 30 000 рублей.
- Для должностного лица: 5 000 рублей.
- Для физического лица: 3 000 рублей.
Если водитель не имеет водительских прав или был допущен к вождению в нетрезвом состоянии:
- Для организации и ИП: 100 000 рублей.
- Для должностного лица: 20 000 рублей.
Антон Смородников
Плюсы и минусы электронного путевого листа
Электронная форма ускоряет и упрощает документооборот, а также помогает избежать ошибок и возможных штрафов за них. Рассмотрим преимущества ЭПЛ подробнее.
Скорость оформления. Электронный путевой лист заполняется быстрее, чем печатный: данные водителей, машин и другую информацию нужно выбрать из выпадающих списков, а не писать самостоятельно.
Без ошибок. Документ заполняется по шаблону, и в случае ошибки система подскажет, что нужно исправить.
Простота. Документ не нужно физически передавать ответственным сотрудникам: электронная форма доступна всем на компьютере или в мобильном приложении, при этом для работников при необходимости можно сделать разные права доступа.
Экономия бумаги. ЭПЛ не нужно распечатывать: он хранится в системе, за счет этого компания экономит бумагу и место для хранения архива.
ЭПЛ всегда под рукой. Он существует в электронном виде, и водителю не надо брать его с собой. По требованию ГИБДД водитель предъявляет QR-код на смартфоне, а инспекторы считывают его и проверяют путевой лист в своей системе, при этом QR-код доступен даже без интернета. За забытый путевой лист предусмотрен штраф, и электронная форма помогает больше никогда не попасть в такую ситуацию.
У ЭПЛ есть один недостаток : после того как все ответственные сотрудники подписали его, внести изменения или исправления в документ невозможно. Штамп времени, который автоматически ставится при подписании, фиксирует сам путевой лист и всё, что в нем указано.
Данные в бумажном путевом листе исправлять можно. Достаточно зачеркнуть неверную информацию и вписать корректную, поставить отметку «Исправлено», дату, печать организации и подпись ответственного сотрудника.
Электронные путевые листы
Оформление бумажной путевки занимает 10–20 минут. Электронный документ проходит все этапы за 3.
Сэкономите до 50 ₽ на каждый путевой лист
Eсли посчитать работу людей, печать и хранение документов, то стоимость одной путевки в среднем выходит от 30 до 55 ₽.
Не испортите и не потеряете документ
ЭПЛ нельзя потерять или перепутать. Его не нужно вручную переносить в архив и долго искать.
Диспетчер
создает путевку
И одной кнопкой отправляет ее врачу и механику.
Водитель видит
путевой лист
Врач проводит
медосмотр
Легко находит нужный документ и подтверждает электронной подписью в один клик.
Механик
проводит ТО
Подписывает путевой лист ЭП со смартфона и одной кнопкой отправляет в рейс.
Водитель
выполняет рейс
Для ГИБДД — специальный QR-код, доступный даже там, где нет связи.
Механик
закрывает ЭПЛ
При заезде в гараж вносит со смартфона пробег и остатки топлива.
Путевой лист закрыт
Ничего не нужно сканировать и хранить, документ автоматически попадает в ваш электронный архив.
Как в СБИС работать с путевыми листами
Your browser does not support the video tag.
Преимущества ЭПЛ в СБИС
Мобильное приложение для водителя
- QR-код для ГИБДД
- Маршрут и карта
- Работа без интернета
- Фиксация заправок и распознавание чеков
- Переписка с офисом и перевод голосовых сообщений в текст
- Встроенная телефония
для любых устройств
на iOS и Android
Гибкая настройка маршрутов согласования ЭПЛ
При необходимости на любом этапе можно добавить согласование водителем или другим лицом о приемки машины и отправки в рейс.
Крупные медицинские учреждения уже в СБИС
Прямая интеграция с популярными организациями внешнего медицинского осмотра и телемедицины.
Предупредим о штрафах и сроках действия документов
Благодаря обмену с МВД вы сможете видеть штрафы и вовремя их оплачивать — со скидкой 50%. СБИС сообщит, если у водителя закончился срок действия прав или нужно заново пройти медосмотр.
Что еще, кроме ЭПЛ
Ключевые показатели всегда под рукой
Где сейчас едут машины, кто из водителей получает больше штрафов, сколько машин в работе, кто простаивает, насколько выгодно эксплуатировать текущий автопарк.
Отслеживание перемещения и план‑факт по маршрутам
Геопозиция отслеживается через смартфон или GPS‑ датчики автомобиля. Вы видите, где находится водитель, и контролируете следование по маршруту.
Работайте где удобно
Личный кабинет СБИС
Простой и интуитивно понятный интерфейс позволит вам быстро запустить работу с электронными документами.
Готовые решения для 1С
Расширение для популярных конфигураций поможет быстро начать работу.
Бесплатный API
Позволит завести электронный путевой лист «под капот» любой учетной системы.
Интеграция с SAP
Сертифицированный для международных внедрений модуль.
Кто уже с нами работает
Ответы на вопросы
Когда ЭПЛ станет обязательным и заменит бумажный аналог?
Законодательно точных сроков нет, ведутся обсуждения
Ориентировочные, но не официальные сроки — конец 2025.
По опыту внедрения других электронных документов и маркировок мы рекомендуем бизнесу заранее подготовиться и начать тестирование нового формата работы.
На какой срок можно оформить ЭПЛ?
На 1 день или на весь рейс, если он превышает рабочий день (смену) водителя.
Например, когда водитель совершает дальнюю междугороднюю поездку, ЭПЛ может оформляться на необходимый срок, если машина не заезжает в гараж.
Выдержка из приказа Минтранса России от 28.09.2022 № 390:
«Сведения о сроке действия путевого листа должны включать дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один календарный день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован».
к содержанию ↑ГИБДД имеет право не принять ЭПЛ для проверки?
В соответствии с Ф3 №259 электронный путевой лист допускается использовать наравне с его бумажным аналогом.
Проверка осуществляется через QR-код (у сотрудников ГИБДД есть рабочие планшеты для сканирования QR-кода), который доступен водителю в мобильном приложении СБИС даже при отсутствии интернета.
Когда и как тарифицируется ЭПЛ?
Электронный путевой лист начинает тарифицироваться, когда положительно пройден медицинский и технический контроль (титулов Т2 и Т3).
Вам не придется платить, если водитель не прошел медицинский или технический осмотр.
Следующая