Акт о списании материальных запасов: образец и бланк
Форма акта о списании материальных запасов должна содержать:
- наименование документа и дату его составления;
- наименование субъекта хозяйствования;
- суть хозяйственной операции и величину ее измерения;
- должность и Ф.И.О. лиц, которые вошли в состав комиссии;
- подписи ответственных лиц.
Организации имеют право добавлять в документ другие реквизиты, отображающие специфику их деятельности. Представленный далее акт о списании материальных запасов (образец) можно взять за основу при составлении аналогичного документа для своей организации.
Акт должен содержать подписи членов комиссии — должностных лиц, выполнивших хозяйственную операцию (списание) и ответственных за заполнение документа. Как правило, в состав комиссии приказом руководителя включают лиц, непосредственно связанных с отпуском и получением материальных запасов (кладовщика, заведующего складом, руководителя отдела снабжения и т.д.). Лица, подписавшие акт, несут коллективную ответственность в случае необоснованных действий, связанных со списанием материальных запасов.
к содержанию ↑Как правильно оформить акт списания МПЗ
Заполнение акта списания материальных запасов начинают с внесения данных в заголовочную часть. Здесь указывают:
- название организации, ИНН;
- Ф.И.О. и подпись руководителя;
- дату составления и утверждения документа;
- наименование структурного подразделения;
- Ф.И.О. материально ответственного лица;
- состав комиссии (Ф.И.О., должности).
Содержательная часть акта представлена в виде таблицы. В ней нужно указать:
- наименование материальных запасов и присвоенный им код;
- единицы измерения;
- нормы расхода;
- фактически израсходованное количество запасов в натуральном и денежном выражении;
- причину списания;
- бухгалтерскую запись операции списания (Дебет и Кредит).
Операция по списанию подразумевает кредитование счетов учета соответствующих ТМЦ. Возможные причины списания материальных ценностей и порядок их отражения в акте приведены в п. 90-132 Методических указаний по учету МПЗ (Приказ Минфина России от 28.12.2001 № 119н в ред.
от 24.10.2016). В частности, это отпуск материалов в производство, истечение сроков хранения, хищение или порча ТМЦ и пр.
Под таблицей указывают, на какую сумму произошло списание (цифрами и прописью). Также здесь расписывают, к какому заключению пришла комиссия.
В оформляющей части акта содержатся подписи председателя и членов комиссии с расшифровкой и дата составления документа. Для бухгалтерии отведен отдельный блок документа, в котором главный бухгалтер после получения акта подтверждает факт отражения операции списания в учете.
При списании на основании первичных документов, эти документы прилагают к акту.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Инструкция: оформляем акт о списании материальных запасов
Акт о списании материальных запасов — это специализированный формуляр для регистрации операций по выбытию материальных ценностей на предприятии. Законодатели разработали унифицированную форму М3.
Что относят к материальным запасам
Матзапасы — это отдельная категория имущественных ценностей учреждения. К ним относят четыре группы имущества:
- Готовая продукция.
- Товары для продажи.
- Объекты, используемые для ведения хозяйственной деятельности организации, срок использования которых не превышает 12 месяцев.
- Особые категории имущества, поименованные в п. 99 Инструкции 157н, относимые в состав МЗ, независимо от срока использования и стоимости актива.
В состав матзапасов входят сырье, материалы, ГСМ, продукты питания, спецодежда, средства индивидуальной защиты, постельное белье и принадлежности, прочее.
к содержанию ↑Причины выбытия материальных запасов
Инструкцией по бухучету предусмотрено несколько причин на списание матзапасов:
- в производство, то есть сырье и материалы используются в производственном цикле;
- для хозяйственных нужд организации, например, на общехозяйственные управленческие цели;
- в силу их выбытия, например, продажи, безвозмездной передачи;
- в силу физического износа, порчи, естественной убыли;
- в связи с хищением;
- истечение срока годности, например, у медикаментов или продуктов питания;
- по недостачам, выявленным при инвентаризации запасов, и прочее.
Отразить операцию по выбытию матзапасов придется особым документом — актом. Но прежде чем начать заполнение акта списания материальных запасов, требуется оформить первичку. То есть документ-основание.
Например, это требование-накладная на отпуск материалов, лимитно-заборная карта, накладная на отпуск МЗ на сторону, ведомость о выдаче сырья и прочая документация.
к содержанию ↑Бланк акта на списание МЗ
Форма акта о списании материальных запасов может быть разработана в организации самостоятельно. Используемый бланк следует закрепить в учетной политике. Необходимо учитывать специфику деятельности при разработке структуры документа.
Допускается использовать унифицированный бланк, например акт о списании материальных запасов — ф. 0504230, утвержденный Приказом Минфина РФ № 52н. Его структура подходит для отражения всех категорий операций по выбытию материалов.
к содержанию ↑Оформление и хранение
Для оформления операции по выбытию подготовьте сразу два экземпляра акта на списание. Первый передается в бухгалтерский отдел для внесения соответствующих записей в бухучет. А второй остается у материально ответственного работника.
Например, у заведующего складом.
Для составления и подписания акта в учреждении должна быть создана специальная комиссия. Состав и полномочия комиссии, а также ее председатель, определяются отдельным распоряжением руководителя компании. Утвердить акт вправе только руководитель организации либо иное уполномоченное лицо.
Например заместитель по доверенности.
Храните акты на списание МЗ не менее 5 лет после завершения отчетного периода (года). Такие рекомендации закреплены в ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
к содержанию ↑Что может послужить основанием
Основание для формирования акта всегда должно быть, т.к. каким-либо образом нужно аргументировать то, что материальные запасы списываются.
Если, например, это строительные материалы, которые идут на текущий ремонт, для подтверждения акта списания должен быть издан приказ от имени главного директора о проведении ремонтно-отделочных работ в каком-либо помещении.
Если акт выписывается после проведенной инвентаризации, то основанием для бумаги должны быть ее результаты, а точнее, документы, которые были получены в результате инвентаризации. Также основаниями могут служить:
- требование-накладная;
- лимитно-заборная карта;
- накладная на отпуск на сторону;
- ведомость о выдаче запасов и пр.
Сколько экземпляров потребуется
Для удобства должно быть минимум три экземпляра бумаги. Первый поступает в бухгалтерию для переноса данных в последующие документы и ссылок. Второй поступает в распоряжение комиссии, производящей списание.
Третий остается у материально ответственного лица для формирования отчетов.
к содержанию ↑Последние изменения в ф. 0504230
С 27 сентября 2020 года применяйте новые формы и правила заполнения первичных документов и регистров учета. Поправки в Методические указания № 52н Минфин утвердил приказом от 15.06.2020 № 103н.
В бланке ф. 0504230 изменили реквизит «материально ответственное лицо». Вместо него будет «ответственное лицо».
ОКУД 0504230. Акт о списании материальных запасов Скачайте пустой бланк акта
Следующая