Как писать важные письма по ГОСТу
Каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю госкорпорации, высокопоставленному чиновнику или, на худой конец, в ЖЭК. Но если вы предприниматель или топ-менеджер, то обязаны научиться грамотно писать деловые письма. Для деловых писем разработан соответствующий ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который описывает основные требования по содержанию и оформлению документов.
ГОСТ определяет общие правила оформления документов, виды и образцы, схемы расположения реквизитов на документе и т.п. ГОСТ распространяется на документы на бумажном и электронном носителях. Систему стандартов можно приобрести в книжных магазинах или найти в интернете.
Обратим внимание на те критерии, без которых письмо не будет соответствовать стандартам деловой переписки.
к содержанию ↑1. Оформление реквизитов
С правой стороны или по центру должны стоять реквизиты вашей компании. Шапка делового письма должна содержать обращение к адресату. Оформляется ниже регистрационного номера: в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О.
адресата. Ниже можно указать Тему письма. Ещё ниже по центру оформляется Обращение.
В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа». В предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, сокращения «г-ну» и «г-же» были недопустимы, в новом это стало возможным. Но лучше воспользоваться старым вариантом и писать обращение без сокращений.
Места много не займет, а уважения к «подателю сего письма» прибавится. Шапку выделяют жирным шрифтом.
«ВАСИЛЁК»Общество с ограниченной ответственностьюВасильковая ул. д. 22, Москва, 117393Тел /факс (495) 788-78-78e-mail: mail@vasilek.ru; http://www.vasilek.ruОКПО 07878778; ОГРН 1027788788788; ИНН/КПП 7788777887/777887887ГубернаторуТмутараканской областиГосподину Иванову И.И.Уважаемый Иван Иванович!
к содержанию ↑2. Вступление
В вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно: «Довожу до Вашего сведения. », «Прошу Вас.
», «В настоящее время. » и т.д. — если письмо пишется от первого лица.
Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идет от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).
Причём, как во вступлении, так и в последующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы.
3. Основной текст
Деловое письмо предполагает чёткое понимание: «Кому», «Зачем» и «Почему». Многие из нас получают письма, и часто смысл в них ускользает, а к концу письма так и не проясняется, что же хотел попросить или предложить автор. В деловом письме это недопустимо.
Поэтому, чтобы смысл и идея письма не «растекались по древу», ответьте на следующие вопросы:
- Кому пишете письмо, не ошиблись ли «адресатом»?
- Зачем пишете письмо, что вы хотите предложить?
- Понятны ли доводы, стиль изложения и убедительны ли аргументы?
- Какую выгоду адресат получит от сотрудничества?
- Почему вы это делаете?
- Какой результат вы хотите получить?
- На какие дальнейшие действия вы намерены «спровоцировать» адресата?
После того, как ответите на вопросы и приступите к написанию, ваше письмо будет кратким и по делу.
Согласно правилам написания, основная часть делового письма последовательно должна раскрывать содержание просьбы или предложения, делая ее понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы должны логически перетекать в последующие.
Приводите по необходимости конкретные факты и цифры. И не забывайте, что краткость — сестра таланта. Помните, что слишком длинный текст может «утомить» Адресата. И он может отложить письмо и не узнать, что вы предлагаете.
Обратите внимание на некоторые моменты, связанные с изложением. Стиль делового письма консервативен, и письма, которые не соответствуют ему, не проходят дальше «таможенного контроля» в лице секретаря компании. Поэтому откажитесь от экспериментов и пишите так, как того требует деловой стиль.
к содержанию ↑5. Постскриптум
Информацию о контактном лице можно указать в нижнем колонтитуле и напечатать шрифтом меньшего размера.
Если письмо по разным причинам нельзя сократить (факты, приложенные документы и прочее), то напишите отдельно Письмо и Приложение к нему.
В тексте документа при первом упоминании Приложения в скобках указывается: (приложение) или. (приложение 1). Перед номером приложения допускается ставить знак номера (приложение №1).
На первом листе Приложения в правом верхнем углу указывается:
к письму ООО «Василек»
от 18.08.2018 № 08
6. Шрифт документа
В ГОСТе регламентированы гарнитуры и их размеры. Остановимся на двух, которые имеются в каждом компьютере. Это Times New Roman № 13 и 14, с засечками, или Arial №12 и13, рубленный шрифт.
Если в письме необходима таблица, то допускается использование шрифтов меньших размеров. И чтобы не «мельчить», используйте Arial №10 или 9.
7. Формат документа
Для написания Письма подойдет бумага формата А4 (210 х 297мм), это стандартный формат, он продаётся в книжных и канцелярских магазинах. Обратите внимание на то, что бумага должна быть не менее 80 г/м2, но лучше использовать 100 г/м2.
Закажите бумагу с водяными знаками и логотипом компании. При печати на цветном лазерном принтере можно отпечатать логотип так, что бумага будет выглядеть как из типографии ГОЗНАК.
Но знайте, что всё хорошо в меру.
Не забываем о белизне бумаги и о качестве. Бумага для записей серого цвета не подойдет. Сами понимаете, что на такой бумаге хочется почеркать и тут же её выбросить.
Не забываем о полях. Каждый лист документа должен иметь поля:
20 мм — левое;10 мм — правое;20 мм — верхнее;20 мм — нижнее.
Текст документа выравнивается по ширине страницы. Абзацный отступ текста документа ставим на отметке — 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Текст документа печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала.
На что надо обратить особое внимание — это на нумерацию страниц. Начиная со второй страницы необходимо проставлять номера. Но не так, как все привыкли, не в правом нижнем углу страницы, а посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Деловое письмо будут встречать по «одёжке». Обратите внимание ещё раз на качество бумаги, на которой отпечатано письмо, и на оформление. Подумайте, не потеряет ли письмо форму при транспортировке, захотят ли его взять в руки?
После того, как вы посчитали, что письмо окончательно написано, проверьте его на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверьте ещё раз логическую последовательность и читабельность текста. Прочитайте его вслух нескольким людям.
Узнайте их мнение — всё ли им ясно, нет ли разночтений.
Если по неосторожности или в спешке будут допущены орфографические ошибки, то это катастрофа. Как вести дела с компанией, которая присылает письмо с орфографическими ошибками?
Если вы подготовите деловое письмо грамотно, то во много раз увеличится вероятность того, что оно склонит Адресата к положительному решению в вашу пользу.
Статья написана по заказу редакции
к содержанию ↑Какой шрифт должен быть в реферате?
С написанием реферата сталкиваются школьники и студенты. Эта классическая научная работа – трудоемкий процесс, требующий анализа, изучения литературы, правильного составления текста, оформления. Перед учащимися возникает вопрос о том, как подготовить работу, какой шрифт подобрать, можно ли изменять цвет текста? Преподаватели внимательно изучают правильность изложения информации, снижая балл за каждую ошибку.
Никто не хочет рисковать итоговой оценкой, поэтому нужно разобраться в особенностях этого вопроса. Разработаны ГОСТы, закрепляющие главные положения. Обратить внимание нужно на:
- Стиль – строгий, лаконичный;
- Размер – 12 или 14 в зависимости от требований;
- Цвет – черный. Использование других вариантов запрещено, так же, как и заливка предложений для привлечения внимания к вопросу;
- Написание прописных и заглавных букв, в соответствии с правилами;
Если один из критериев не совпадает с требованиями методических рекомендаций, преподаватель снижает оценку. Оформить научную работу нужно таким образом:
- Текст набирается печатным способом, а не пишется от руки;
- Информация излагается на листах бумаги А4;
- Каждая страница должна быть нумерована, за исключением титульного листа;
- Стиль шрифта – единый по разделам (Times New Roman 12 или 14);
- Цвет – черный, а выделение другими оттенками запрещается;
- В тексте не разрешается применять курсив, подчеркивание;
- Готовая работа требует структурирования;
В зависимости от учебного заведения, методические рекомендации по отображению информации могут изменяться. В классической ситуации, применяются вышеуказанные требования.
к содержанию ↑Размеры и интервалы
При написании реферата, студент должен учитывать требования в отношении оформления. Студенты предполагают, что размер, поля, отступ – не важны, и не сказываются на итоговой оценке, но это не так. Правила по оформлению работы:
- Применяется шрифт Times New Roman 12 или 14, что указывается в методических рекомендациях;
- Настраивается межстрочный интервал;
- Подбираются границы полей: верх и низ – 2,5 см, лево – 3 см, право – 1,5 см;
- Проводится выравнивание по ширине. Заголовки, таблицы, подписи изображений выравниваются по центру;
- На титульной странице, верх и низ равняются по центру, а сведенья про исполнителя – по правому краю;
- Новый абзац начинается с отступа в 12,5 мм;
Соблюдение пунктов проверяется комиссией, а за невыполнение снижается оценка. Иногда, работа может быть отправлена на доработку, с целью корректировки несоответствий. При отсутствии настроек интервалов и полей, текст начинает смещаться, смешиваться с другими разделами, и искажаться, чего нельзя допускать.
к содержанию ↑Правила оформления по ГОСТ
При написании реферата, ученикам рекомендуется работать в WORD. Он располагает необходимыми инструментами для работы с текстом. Школьник или студент должен учитывать:
- Нумерацию документа. Она ставится со второго листа, а для удобства, можно активировать автоматическое проставление цифр. Номер ставится в нижней части по правому полю;
- Реферат имеет определенную структуру: начинается с титульного листа, а заканчивается – списком источников;
- В тексте разрешено вносить списки: маркированные, буквенные, нумерованные. В первом и втором варианте, слова пишутся с маленькой буквы, а в последних – с заглавной;
- Формулы размещаются в центральной части листа, с разъяснениями, указанием обозначений символов;
Неверное размещение расчетов сместит главную информацию, и приведет к путанице данных. После написания формул, рекомендуется объединить ее части, для исключения вероятности их смещения. Для этого используются функции из панели инструментов.
Количество формул не ограничивается, при соблюдении их правильного размещения.
к содержанию ↑Что разрешено писать прописным шрифтом?
Текст работы оформляется в едином стиле, поэтому шрифт в документе не должен отличаться:
- Название учебного заведения, информация о кафедре пишутся заглавными символами 14 размера;
- В центральной части титульного листа, ученик пишет «РЕФЕРАТ», выбирая полужирное выделение;
- Название темы указывается 14 размером заглавными буквами;
- Перечень глав работы требует прописного шрифта;
- Заголовки разделов разрешено оформлять прописью, но параграфы и абзацы, пишутся маленькими буквами;
Правильно оформленная работа повышает шанс на получение удовлетворительного балла. Увеличение или уменьшение размера шрифта – грубое нарушение правил, которое визуально заметно сразу.
к содержанию ↑Требования к написанию формул
В небольшой научной работе, формулы занимают отдельное место, так как призваны передавать математические расчеты. Они разрешают подтвердить исследование, показав результат. Вставить их в текст можно 2-мя способами: разместить между строками или вынести в приложения.
Расположение формул зависит от размера и методических требований. К примеру, если расчет требует больше места, чем может вместить лист А4, то он переносится в добавочную информацию. Главными правилами по оформлению будут:
- Размещение с новой строки;
- Проведение выравнивания по центру;
- Указание порядкового номера с правой стороны;
- Отступ на одну строку, перед и после расчета;
- Перечень формул, идущих последовательно, прописывают с новой строки, разделяя точкой с запятой;
Так же, есть требования к шрифту:
- Стиль Times New Roman 12;
- Обозначение матриц – полужирный прямой;
- Латинские символы – курсив;
Для корректного выполнения реферата, недостаточно собрать информацию и провести исследование, так как большую роль имеет правильное оформление и подбор шрифта.
к содержанию ↑Форматирование в текстовом редакторе
При написании реферата, ученики сталкиваются со сложностями обработки информации. Не каждый может корректно провести настройку WORD, поэтому предлагаем ознакомиться с секретами простого выполнения заданий:
- Установите лист А4, поставив книжную ориентацию, так как альбомная не используется в этом случае;
- Перейдите в «Разметка страницы», для проведения подбора полей;
- Откройте «Абзац», для настройки междустрочного интервала (1,5), выравнивание по ширине;
- Подберите размер шрифта и его вид (Times New Roman 12 или 14);
- Активация автоматической нумерации документа. Перейдите в «Вкладка», открыв настройки колонтитулов. Это разрешит исключить путаницу с листами, и корректно структурировать работу;
Учебная программа предусматривает написание рефератов, на протяжении всего процесса обучения. При составлении проекта, требуется соблюдать требования по ГОСТ, установленные ВУЗом. По классической схеме, нужен шрифт Times New Roman 12 или 14 размера.
Информация излагается в едином строгом стиле, без выделения участков данных. Тщательное выполнение правил будет оценено положительно.
к содержанию ↑Почему важно соблюдать размер и тип шрифта?
Каждое учебное заведение требует правильного оформления научных работ, не только по информационной части, но и редакторской. Заголовки, формулы, списки, главная информация – это нуждается в корректном отображении. Так же, внимание уделяется правильным отступам и интервалам.
При несоблюдении рекомендаций, данные могут смещаться, создавать сложности в считывании, и нарушать структурирование. Рефераты пишутся на протяжении курса обучения, поэтому научиться выполнять требования придется.
Рекомендации по ГОСТ будут одинаковыми для школьников и студентов, так как разница состоит только в объемах и темах, выдающихся научным руководителем. Если преподавателем не указаны другие пожелания, то можно придерживаться вышеуказанного алгоритма подбора шрифтов и оформления текста. Универсальным решением для комфортного редактирования будет программа WORD, обладающая функциональной панелью инструментов.
к содержанию ↑Параметры страницы по ГОСТу в Word
Параметры по ГОСТу (поля, абзац, размер бумаги, ориентация, разметка) устанавливают перед началом работы. Размер и начертание отдельных слов или предложений редактируется по ходу написания текста.
Шрифт и межстрочный интервал
При составлении какой-либо документации необходимо придерживаться нормативов ГОСТ 2 .105-95 и 7.32-2001. Написание студенческих и школьных работ (рефераты, курсовые и дипломы) требует использования стандартных шрифтов для документа: Times New Roman, 14 пт. Допустимо использование других начертаний в зависимости от типа документации:
| Шрифт | Размер |
|---|---|
| Times New Roman | От 12 |
| Verdana | 12-13 |
| Calibri | 12 |
| Arial | 12-13 |
Учитывайте, что для текста рекомендуют выбирать шрифт 14 кеглей; для сносок, подписей картинок, диаграмм, графиков в тексте используют 12 пт.
Для настройки шрифтов либо откройте диалоговое окно, либо воспользуйтесь панелью инструментов. В диалоговом окне в предлагаемых разделах установите необходимые параметры и кликните «ОК». Если планируете придерживаться указанных параметров и в дальнейшем, нажмите кнопку «По умолчанию».
Это позволит не вводить каждый раз значения, а использовать установленные настройки в качестве шаблона. К слову, при вызове окна «Шрифт» настройка параметров доступна в расширенном режиме.
к содержанию ↑Поля и отступы
Межгосударственный стандарт предусматривает стандартные поля для любого документа:
| Поле | Отступ |
|---|---|
| Верхнее | 2 см |
| Нижнее | 2 см |
| Левое | 3 см |
| Правое | 1 см |
Чтобы вызвать окно «Параметры страницы», дважды кликните по линейке либо пройдите в раздел «Макет» и раскройте категорию «Поля». Либо выберите из предложенных вариантов, либо кликните на пункт «Настраиваемые поля» и отредактируйте значения согласно требованиям к научной работе.
Красная строка – это строка, обозначающаяся отступом слева на расстоянии 1,25-1,27 см и обычно являющаяся первой в абзаце. Устанавливается через движение бегунка на линейке либо через диалоговое окно «Абзац». Помимо этого настраивают также отступы до и после абзаца и межстрочный интервал (по стандарту допустимо 1-1,5 строки, однако этот показатель увеличивается до 2, если при издании материала на бумажном носителе или в электронном виде масштаб заметно уменьшается).
Важный параметр при оформлении документа — установка опции «Выравнивание текста». Она доступна на панели инструментов и в диалоговом окне «Абзац», также вы можете воспользоваться горячими клавишами. «Выравнивание текста» позволяет красиво оформить текст без рваных краев.
По ГОСТу требуется выравнивание по ширине, т.е. растягивание заданного массива текста от левого края до правого.
к содержанию ↑Оформление заголовков и подзаголовков
По межгосударственным стандартам названия частей работы располагаются посередине строки, в конце предложения не ставится точка. И сверху, и снизу главы и более мелкие части разделяются тройным интервалом. Все настройки по отступам заголовков и подзаголовков доступны в контекстном меню.
При написании работы необходимо соблюдать ряд условий:
- нумерация разделов и подразделов происходит по всему документу;
- недопустимо оставлять пустые строки вместо заглавия;
- заголовок нумеруется по порядку, подзаголовок включает номер главы и порядковый номер;
- точки не проставляются после нумерации частей;
- если заглавие раздела состоит из двух частей, между ними ставится точка;
- обозначение каждого пункта пишется с новой строки и с большой буквы (иногда допускается написание заголовков прописными буквами);
- перенос слов запрещен;
- в нумерацию разделов не включаются введение, заключение, список литературы.
Нюансы оформления документов в компании
Когда составляете документ, учитывайте:
- Насколько читабелен текст.
- Удобно ли воспринимать его с листа/монитора/экрана смартфона.
- Соответствует ли шрифт формату бланка.
Какие шрифты лучше использовать в официальных документах
Если добавляете в документ таблицу, не меняйте шрифт — он должен быть таким же, как и в основном тексте. Можете уменьшить размер текста на один или два пункта.
Обратите внимание на интервалы. От них тоже зависит восприятие текста. Проставляйте интервалы так:
- в абзацах — отступ 1,25 см;
- в многострочных реквизитах — межстрочный интервал;
- в основном тексте — одинарный или полуторный интервал.
Пример оформления реквизита «Адресат» с дополнительным межстрочным интервалом между составными частями реквизита
Читайте в Системе Кадры
- Как оформлять организационные и распорядительные документы
Оформление документов компании: пошаговый алгоритм
Следуйте инструкции по шагам, чтобы правильно оформить договор или деловую корреспонденцию.
Шаг 1. Изучить стандарты в компании. Запросите документы, касающиеся делопроизводства компании. Найдите в них требования к оформлению документов, если их нет, самостоятельно разработайте стиль документа.
Впоследствии получите одобрение руководства относительно этого оформления и внедрите как обязательный стандарт для всех документов компании, внесите описание стиля в инструкцию по делопроизводству компании. Удобнее всего сохранить стиль в соответствующем модуле офисной программы, чтобы не настраивать отдельные его части каждый раз.
Шаг 2. Изучите ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он содержит перечень правил, по которым нужно создавать документацию любой организации. Документ исчерпывающий и простой в использовании.
Шаг 3. Выберите формат листа. Откройте офисную программу для редактирования текстов и создайте новый документ или шаблон документа. Выберите настройки листа в меню программы.
Для создания документов компании подойдет формат А4 с книжной ориентацией листа (большая сторона по вертикали).
Шаг 4. Настройте поля документа. Выберите в меню настроек документа поля. Настройте их размеры в соответствии с таблицей:
Шаг 5. Выберите шрифт и размер текста. Для официальных документов компании подойдет Times New Roman или любой другой простой офисный шрифт для текста — Arial, Verdana, Calibri. Предпочтительные размеры для каждого шрифта смотрите в таблицах выше.
Шаг 6. Настройте интервал между строками. Зайдите в соответствующий пункт меню программы для редактирования текстов и установите полуторный межстрочный интервал. Он считается наиболее удобным для чтения.
Шаг 7. Вставьте номера страниц. В разделе меню, где можно вставлять нумерацию на страницы, выберите нужный пункт и настройте расположение этих элементов. Нумерация должна идти арабскими цифрами (1,2,3…) со второй страницы, находиться на нижнем колонтитуле посередине страницы.
Сделайте размер номеров страниц несколько меньше, например, выберите 10 кегль. Проверьте, чтобы на титульном листе номер страницы отсутствовал.
Читайте в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»: Какой набор бланков должен быть в организации
Шаг 8. Настройте оформление заголовков документа. Настройте стиль заголовков. Они должны находиться посередине страницы, то есть выравнивание должно быть по центру.
Между заголовком и текстом настройте межстрочный интервал с множителем 3. Начинайте новый раздел документа с новой страницы, размещая в конце текста предыдущего раздела разрыв страницы.
Шаг 9. Распечатайте документ. Распечатайте примерный документ, в котором использованы все элементы с их стилями.
Шаг 10. Опишите и утвердите. Опишите оформление и шрифт в официальных документах вашей компании и утвердите разработанный стиль у руководства. С этого момента не будет возникать вопросов, как оформить тот или иной документ.
Стандарт оформления обязаны будут учитывать все работники вашей компании.
ГОСТ содержит рекомендации, а не предписания относительно того, каким шрифтом печатаются официальные документы. Вы можете закрепить стиль в ЛНА компании сами. Выбирайте простые и читаемые шрифты, которые будут наглядны и на бумаги, и на цифровых носителях.
Это Times New Roman, Arial, Verdana и Calibri.
Следующая