Правильная подготовка документов — дело кропотливое и непростое. Ведь практически от каждой буквы и запятой во многом зависит конечный результат их рассмотрения в учреждениях и связанные с этим последствия. Несмотря на то, что на сегодняшний день в сети Интернет существует множество руководств о том, как правильно заполнять, составлять и структурировать документы, вряд ли вы где-то найдете полную и подробную инструкцию по их прошивке.
С нашей точки зрения, правильная прошивка документа имеет ничуть не меньшее значение, чем все остальные стадии его подготовки по нижеприведенным причинам. Первое — неверная прошивка документа однозначно послужит весомым основанием для отказа в его принятии. Как вы понимаете, каждый подобный отказ влечет за собой потерянное время, дополнительные усилия и финансовые затраты.
Но и это не самое опасное в данной ситуации. Второе – некачественная или небрежная прошивка документов вашего предприятия может быть использована заинтересованными лицами не в вашу пользу. То есть важные документы могут быть расшиты и расформированы, а листы содержащие важную информацию подменены.
И доказать подмену будет очень сложно. Думаем, что нет необходимости отдельно останавливаться на том, какие плачевные последствия небрежная прошивка может иметь для будущего вашей организации и вашего бизнеса в целом.
Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. №БГ-3-09/198.
Основные понятия и инструменты, необходимые для проведения прошивки
Руководствуясь вышеуказанными нормативными актами, мы рассмотрим один из завершающих этапов подготовки документов, а именно их прошивку.
Базовыми, то есть такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются следующие принципы:
Обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (пункт 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России №9 от 7 декабря 1992 года).
Для правильной прошивки ваших документов необходимо произвести следующие действия в строгой последовательности:
1. Удаляем все булавки, скрепки и другие металлические скрепления из листов документов.
2. Ровно и аккуратно в нужной очередности складываем листы, которые будут прошиваться, не забыв при этом проверить правильность их нумерации.
3. Берем специальное шило либо, если количество листов не велико, прошивочную иглу и по левому полю документа, сделав отступ около 1.5 см от текстовой части, проделываем 3 сквозных отверстия. Данные отверстия должны быть вертикальными относительно нижней части документа, а расстояние между каждым из них – не менее 3-х сантиметров относительно центральной части листа.
5. Для нашего максимального удобства прошивочные отверстия в дальнейшем тесте инструкции будут пронумерованы от №1 до №3 сверху вниз;
6. После чего, стараясь не сместить листы, продеваем иглу сквозь отверстие №2, оставив один из концов нити с тыльной стороны и следя за тем, что бы он оставался на этом месте на протяжении всего процесса прошивки.
8. Теперь, когда игла вышла с задней стороны документа, снова продеваем ее сквозь отверстие №3, а затем с лицевой стороны проводим через отверстие №2 так, что бы игла с нитью опять оказалась с тыльной стороны листов.
9. Таким образом, оба конца нашей нити оказались с тыльной стороны листов, продетые через отверстия №2 и №3.
Мнение эксперта
Рубцов Александр Феликсович
14. Заверяем данную надпись подписью соответствующего уполномоченного лица и печатью юридического лица. И оттиск печати, и подпись должны захватывать часть последнего из листов, выходя за пределы наклейки.
к содержанию ↑
Ручная работа, или Тонкости подготовки дел к длительному хранению: прошивка дела, неформат и другие нюансы
Мы же для наших читателей сделали иллюстрированный путеводитель по тонкостям подготовки дел к длительному хранению. Вы узнаете, как выполнить требования архивного законодательства на практике и потратить минимум времени и усилий, а также что потребуется для того, чтобы правильно сшить дела.
Чтобы подготовить документы к длительному хранению (свыше 10 лет), необходимо провести экспертизу ценности имеющегося документального массива, отобрав документы по срокам хранения.
Длительное хранение – хранение в архиве документов со сроком хранения свыше 10 лет, 50/75 лет, «Постоянно» и «До ликвидации организации».
Под отбором подразумевается экспертиза ценности, физическая сортировка, разбор и обособление документов в три раздельные группы:
1. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, которые будут готовиться для передачи в архив организации.
2. Документы временных сроков хранения (до 10 лет включительно), которые еще должны храниться и будут храниться в структурных подразделениях организации (канцелярии, кадровой службе, бухгалтерии, отделу по охране труда и т.д.).
3. Документы, сроки хранения которых истекли, и их можно выделить к уничтожению, оформив соответствующие акт, протокол, накладную и т.д.[1].
Отбор и экспертизу ценности проводит сотрудник, ответственный за архив организации. Архивариус тесно взаимодействует со структурными подразделениями, уточняет вопросы текущего делопроизводств и формирования документов с учетом специфики работы конкретного структурного подразделения (например, кадровой работы, бухгалтерского учета и финансовой отчетности, планово-экономической службы, направления продаж и закупок и т.д.).
В статье речь пойдет об особенностях и требованиях к подготовке к длительному хранению, прежде всего, управленческой документации и выборочно научно-технической документации.
Мнение эксперта
Рубцов Александр Феликсович
Управленческая документация – это документы органов государственной власти и местного самоуправления, организаций всех форм собственности, которые используют для:
основных функций управления – организации деятельности, планирования, регулирования деятельности, контроля;
типовых функций управления – обеспечения кадрами; финансового, информационного, документационного, материально-технического обеспечения, административно-хозяйственного обеспечения и др.
В зависимости от вида документов могут различаться сроки их хранения и, следовательно, требования, предъявляемые к их оформлению и последующему хранению.
Далее в статье проиллюстрируем именно процесс подготовки документов к длительному (свыше 10 лет) сроку хранения (первая группа). Длительное хранение документов подразумевает полное оформление дел, содержащих такие документы.
Требования, предъявляемые к полному оформлению дела, разнятся в разных нормативных и методических документах (Таблица 1).
Основные нормативные документы по архивному делу из Таблицы 1 – это Правила 2015 и Методические рекомендации по применению Правил 2015.
После того как проведена экспертиза ценности и документы сформированы в дела, дела необходимо оформить. Последовательность действий дана в п. 4.19 Правил 2015, однако на практике ее можно варьировать. Покажем это в Алгоритме.
Формируя дело, рекомендуем добавить в него чистый бланк листа-заверителя и бланк внутренней описи. Под словосочетаниями «составить лист-заверитель» и «составить внутреннюю опись» мы имеем в виду заполнить бланки листа-заверителя и внутренней описи.
При формировании документов в дело (перед прошивкой/переплетом) рекомендуем положить чистый лист бумаги в начале и в конце дела, перед листом-заверителем. Это увеличит степень сохранности листов в деле.
На практике довольно часто бывают ситуации, когда часть документов уже прошита (или переплетена), и переформование таких дел нецелесообразно. Но:
не пронумерованы или неверно пронумерованы листы дела;
отсутствует (или неверно оформлен) лист-заверитель;
отсутствует (или неверно оформлена) внутренняя опись.
Если вы не поместили такие бланки, а дела уже переплели/прошили, то в этом случае для вас «составить лист-заверитель» и «составить внутреннюю опись» будет означать «составить и заполнить соответствующие листы бланков и закрепить (подклеить) их в уже сформированное и переплетенное (прошитое) дело».
Изменяя последовательность шагов в алгоритме, что не запрещено, но качественно выполняя действия на каждом этапе, дело будет оформлено верно, с соблюдением требований архивного законодательства к делам на бумажном носителе, подлежащим полному оформлению. Например, руководствуясь практическими аспектами (количество времени, наличие сотрудников, привлечение сторонней организации и др.), вы можете пронумеровать листы в сформированных делах, заполнить лист-заверитель и внутреннюю опись и только после этого прошить/переплести дела и оформить обложки.
Остановимся на отдельных требованиях Алгоритма и их практическом применении.
[1] Ворушина А.П. Особенности документирования физического уничтожения документов // Секретарь-референт. 2022. № 4. С. 70–73.
[2] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
[3] Здесь и далее – Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД, 2018).
[4] Утв. приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78 (в ред. от 30.09.2020).
[5] Здесь и далее – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).
[6] Здесь и далее – Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199).
[7] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (проект, август 2022 г.).
[8] Пункт Е. 1.3 «Картон» ГОСТ 7.50-2002 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов. Общие требования».
А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2022.
Особенности документирования физического уничтожения документов
Архивные описи: правила составления и размещения документов в архиве
Бухгалтер в роли… портного: как прошивать документы
Ответьте «навскидку»: на сколько отверстий должен прошиваться документ? И какое расстояние должно быть между ними?
14 тыс. открытий
Как надо прошивать документы
Прошивка многостраничного документа как способ скрепления листов с целью обеспечения его целостности зависит от целей применения такого документа. В общем делопроизводстве руководствуются опытом лучших практик.
Общие правила
Если необходимо прошить один многостраничный документ или удостоверить копию многостраничного документа, то листы достаточно прошить на два прокола (это самый простой вариант).
От середины листа бумаги отмечаем вверх и вниз по 40 мм точки для проколов с учетом размеров полей (левое – 20 или 35 мм), расстояние между верхним и нижним проколом должно быть 80 мм.
Обратите внимание: нить из натуральных материалов (лен, хлопок) вводится в проколы. Концы нити связываются на обороте последнего листа, далее место узла и шире закрывается отдельным листом бумаги небольшого формата, на котором оформляется отметка об удостоверении, например, сшива копии или удостоверительная надпись с указанием номера экземпляра и количества листов документа с ограничением доступа.
В отметке используется типовая фраза «Прошито и пронумеровано. », указывается цифрами и прописью количество листов. При необходимости подпись лица, удостоверившего сшив, дополнительно удостоверяется специальной печатью организации.
Хотя для данных целей можно использовать и более сложный вариант сшива – на три прокола.
Сшив на три прокола еще применяют, когда хотят прошить несколько документов и сохранить их как первичный комплекс, досье в состоянии текущего оперативного хранения как отдельный сшив (например, так обычно делает бухгалтерия в процессе работы с бухгалтерскими документами дня).
С учетом размеров полей первый прокол делается в середине стопки листов, а два других – на расстоянии 40 мм от центрального прокола. Концы натуральной нити потом выводятся через срединный прокол, охватывают нить, стягиваются и связываются в узел.
Не каждый сшив удостоверяется – зависит от того, с какой целью он делается.
к содержанию ↑
