Как вести деловую переписку: ключевые правила
Ведение деловой переписки — целое искусство, разбавленное порцией юридических норм и госстандартов. Важно ничего не напутать, тогда и руководство, и адресат будут довольны и, с правовой точки зрения, будет не к чему придраться. Как всё запомнить? Очень просто! Воспользуйтесь нашей памяткой.
Ведение деловой переписки — целое искусство, разбавленное порцией юридических норм и госстандартов. Важно ничего не напутать, тогда и руководство, и адресат будут довольны и, с правовой точки зрения, будет не к чему придраться. Как всё запомнить? Очень просто! Воспользуйтесь нашей памяткой.
к содержанию ↑Виды и примеры деловой переписки
Деловую переписку можно классифицировать по ряду признаков (таблица 1).
Таблица 1. Классификация деловой переписки и корреспонденции
Признак деловой корреспонденции
Особенности классификации
Переписка внутри страны и международные письма.
Письма могут быть информационными, распорядительными, содержать информацию по договорным, правовым, финансовым и материально-техническим вопросам.
Статус отправителя и получателя
Физлицо или организация.
Переписка может быть управленческой, коммерческой, производственной или личной.
Роль в информационном обмене
Письмо может быть инициативным или написанным в ответ на инициативное обращение.
Письма из вышестоящих, подведомственных или сторонних организаций.
Характер воздействия на адресата
Деловая и этикетная переписка.
Электронная почта, почтовая связь, курьерская и фельдъегерская доставка, факс, телетайп.
Также деловую переписку можно классифицировать по назначению (таблица 2).
Таблица 2. Назначение деловой переписки
Вид переписки
Особенности
Содержит сведения официального характера.
Разъяснения положений законодательных актов, рекомендации по их практическому применению.
Содержит информацию о проведении различных публичных мероприятий и условия участия в них.
Приглашение на пресс-конференцию.
Содержит информацию, содержащую, по мнению автора, интерес для адресата.
Сообщения о возможности приёма на стажировку, об удовлетворении просьбы, о временной приостановке деятельности компании.
Содержит повторно отправляемую информацию.
Напоминание о предстоящем платеже, истечении срока договора.
Сдержат информацию, приуроченную к случаю.
Поздравительные, благодарственные письма, письмо с выражением извинений, соболезнований.
Содержит рекламу продукции или услуг, которые, по мнению автора, могут заинтересовать получателя.
Информация о новых тарифах сотовых операторов, банковских продуктах, скидках на различные подписки.
Письма деловой переписки также могут содержать претензии, требования, условия, просьбы, подтверждения, предоставляющие гарантии обязательства.
Составляем деловое письмо: какими правилами руководствуется
При составлении делового письма придерживайтесь ряда правил — требований к бланкам, оформлению, подписи и печати.
Оформлять деловые документы следует в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. Бланки должны содержать набор обязательных реквизитов:
- логотип и полное наименование компании;
- справочную информацию о компании, включая юридический адрес организации, адрес получателя, адрес электронной почты, контактные телефоны, дату и место составления
- краткое содержание, включая заголовок письма, обращение к адресату, текстовую часть, подпись руководителя;
- сведения об исполнителе;
- отметки о прикреплённых копиях (приложениях) и об их количестве.
Если письмо составляется на деловом бланке, на нём может отсутствовать печать, заверяющая подпись руководителя.
Обратите внимание! Стандартные словесные обороты, канцеляризмы и штампы — не отсутствие фантазии и словарного запаса, а правила деловой переписки. В данном случае, повторение единообразных речевых средств позволяет чётче передать смысл и избежать двойственных толкований.
Особое внимание нужно уделить фактам. Любое высказанное в письме суждение или оценку нужно подтвердить достоверными примерами и ссылками.
к содержанию ↑Из чего состоит деловое письмо: структура
По структуре деловое письмо делится на обращение и текстовую часть.
Если письмо адресовано конкретному человеку, в обращении нужно указать его имя и отчество. Начать обращение можно со слов «Уважаемый», «Дорогой» и т.п. Если имя адресата неизвестно или их несколько, обращение нужно написать во множественном числе.
Например, «Дорогие коллеги», «Уважаемые господа».
Текстовую часть делового письма нужно разделить на три логических блока Таблица 3.
Таблица 3. Структура текстовой части делового письма
Даются все необходимые начальные сведения, обозначается причина и цели написания документа.
Отражается суть вопроса и требования (задачи) к адресату. Излагать суть вопроса следует последовательно и логически-обоснованно.
Приводятся рассуждения, объяснения и доказательства.
Резюме вышесказанного в письме. Излагаются конкретные просьбы и требования, делаются выводы.
7 принципов делового письма
- Предложения в письме не должны быть длинными, а текст должен соответствовать установленным языковым нормам в отношении изложения мысли, лексики, грамматики и синтаксиса.
- Слова в тексте ставятся согласно прямому порядку:
- подлежащее ставится непосредственно перед сказуемым,
- определение — перед определяемым словом,
- приложение — после управляющего слова.
- Если письмо не является распоряжением, глаголам в активной форме следует предпочесть глаголы в форме пассивной. Например, вместо «Правительство утверждает форму», нужно написать: «Форма утверждается Правительством».
- Слов и словосочетаний с ярко выраженной эмоциональной окраской следует избегать. Даже если документ относится к этикетным письмам, такие моменты лучше изложить «канцелярским» языком.
- Недопустимо употреблять уменьшительно-ласкательные суффиксы и междометия, способствующие выражению личностного отношения к написанному, использовать сленг, просторечные и образные выражения.
- Аббревиатуры и сокращения в тексте допускаются, но только если они являются общеизвестными и общеупотребительными.
- Если в письме необходимо применить узкоспециализированную терминологию, следует дать её толкование.
Как вести электронную деловую переписку
Деловое письмо, направляемое по электронной почте, по структуре и содержанию схоже с бумажным документом. Но ряд особенностей всё же имеется.
- Название корпоративного почтового ящика должно быть нейтральным, а лучше — содержать название организации.
- Важно указать тему письма. Это позволит быстрее его найти в почтовом ящике. Название должно быть кратким, ёмким и недвусмысленным, позволяющим однозначно идентифицировать письмо по запросу.
- Письмо должно легко читаться. Для этого текст нужно структурировать и отформатировать.
- Прикрепите к письму все необходимые приложения и ссылки, обозначив их интуитивно-понятными названиями.
- Подписывая письмо, укажите фамилию, имя, должность исполнителя и название компании.
Чтобы быстро восстановить суть обсуждаемого вопроса, сохраняйте историю переписки.
- Бухучёт и налоги за неделю: представляем краткий обзор важных новелл и инициатив
- Электросети 2020: как законно присоединиться и избежать штрафов
- Как трудоустроить водителя в 2025 году: особенности и алгоритм
Подпишитесь, чтобы не пропустить интересные мероприятия и получите подарок на почту!
Вы сможете выбрать только актуальные для вас темы.
Правильная деловая переписка:
7 принципов от эксперта
Еще совсем недавно, когда не было мессенджеров и социальных сетей, переписка по электронной почте была самым оперативным способом связи. Однако, сегодня для быстрого общения она не используется, а в основном применяется для деловой переписки официального характера. О том, как правильно общаться в деловой переписке в 2020 году, наша статья.
Деловая переписка: в чем особенность?
Отмечу сразу, что правильная деловая переписка в России существенно отличается от международных принципов. В российских деловых письмах используется официальный, лаконичный слог неэмоционального окраса. И, по сравнению с европейским стилем общения, российские бизнесмены рискуют прослыть «сухарями» и занудами, т.к.
европейская и американская манера письма отличается эмоционально насыщенными текстами.
5. Использование «мы» — подход. Местоимение в переписке опускается, применяются следующие глаголы: «уведомляем», «уточняем», «предоставляем», «настаиваем». Таким образом, автор позиционирует себя, как часть компании и пишет от ее лица.
- информационная (об изменениях и нововведениях);
- запрос (для уточнения данных);
- претензия;
- коммерческое предложение (оферта);
- подтверждение;
- напоминание;
- приглашение;
- благодарственное письмо, поздравление.
к содержанию ↑
Как вести деловую переписку — советы предпринимателям
Деловая переписка часто заменяет встречи и совещания — это экономит время. Но от качества письма также зависит отношение сотрудников, коллег и партнёров к адресанту. Чтобы не давать поводов для раздражения, не терять репутацию и при этом следовать этикету, важно изучить основные правила деловой переписки.
Читайте о них в статье.
к содержанию ↑Виды деловых писем
Для каждого случая есть разные виды деловых писем. Например, для отклика на вакансию используют сопроводительное письмо, а чтобы выразить недовольство — письменную претензию.
Виды деловых писем
- письма-заказы
- письма-претензии
- письма-знакомства
- гарантийные письма
- письма-напоминания
- сопроводительные письма
Общие требования к деловому письму
Уважительный тон. В деловой переписке нельзя допускать фамильярность. Если знакомы с получателем, можно обратиться по имени. Если нет — только по имени и отчеству.
Письмо на языке получателя. Если идёт международная переписка, письма готовятся на языке получателя либо на английском.
Верное обращение. Если идёт обращение к конкретному человеку, например, генеральному директору компании — нужно использовать только «Вы», «Вас», «Вам» с прописной буквы. Если в письме обращаются к группе людей, например, к сотрудникам отдела бухгалтерии — «вы» пишется с маленькой буквы.
к содержанию ↑Технические требования к письмам
Для оформления деловых писем в 2016 году был принят особый ГОСТ — это ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Следование правилам ГОСТ подтверждает юридическую силу официальных писем.
Выбирайте подходящий размер шрифта. Как указано в ГОСТ, при оформлении делового письма используют кегль 12, 13 или 14. Как правило, чаще встречается 12-й.
ГОСТ разрешает использовать шрифты меньшего размера в текстах таблиц. Например, если текст написан 12 кеглем, то в таблице можно использовать 11 или 10.
Выбирайте простой шрифт. Не стоит использовать вычурные, специализированные шрифты. Самый распространённый шрифт для деловых писем — Times New Roman.
Учитывайте интервал. Текст письма допустимо писать с межстрочным интервалом 1 или 1,5. Последний более читабельный и визуально приятный.
к содержанию ↑Структура делового письма
Как правило, структура современного делового письма включает 7 составляющих. Рассмотрим ниже в таблице.
| Данные отправителя и дату подготовки письма | ИП «Помидоров»от 15.07.2022г. |
| Адрес получателя с указанием конкретного корреспондента или отдела | ИП «Огурцов» Директоруг. Москва, ул. Строительная, д.83, оф. 5Тел. (958) 687-46-09 |
| Вступительное обращение | «Уважаемый Александр Алексеевич» |
| Основной текст — две части | В первой части прописываются причины или цели письма, во второй — выводы, запросы или предложения |
| Указание на приложения к письму, если они есть | «Действующий прайс приложен» |
| Заключение | «С уважением и готовностью к сотрудничеству…» «С уважением…» |
| Подпись отправителя и номер его телефона. Почтовый адрес отправителя при пересылке письма по электронной почте не указывается. | Помидоров Тел. (958) … |
Топ-5 советов для делового письма
Собрали 5 советов, которые помогут сделать деловое письмо эффективнее.
Не используйте узкие специализированные термины. Получатель может не знать их точного значения и истолковать по-своему.
Делите текст на абзацы. Полотно текста пугает читателя — он может убрать письмо и никогда к нему не возвращаться. Поэтому любой текст нужно делить на смысловые блоки — абзацы.
Так визуально текст будет выглядеть более читабельным, а информация — усваиваться лучше.
Избегайте длинных сложносочиненных и сложноподчиненных предложений. Стиль изложения должен быть ясным, а предложения — по возможности краткими. Если предложения будут длинные,текст получится нечитабельным.
Чем короче предложение, тем лучше усваивается смысл.
| ❌ Не воспринимается | ✅ Воспринимается |
| Доброго времени суток, уважаемый участник. Спешим сообщить Вам, что по причинам, изложенным далее по тексту, мы вынуждены отказать Вам в участии в конференции и отозвать Ваше приглашение. Приносим свои извинения за неудобства, принесённые Вам. | Сергей, добрый день. К сожалению, вынуждены Вам отказать в участии в конференции, потому что… Просим прощения за неудобства. |
Не используйте креатив. Загадочные заголовки в стиле «Как наша продукция вдвое увеличила прибыль строительной компании», эпитеты, восклицательные знаки не подходят для официальных писем и обращений. Стиль делового письма консервативен.
| ❌ Креативно | ✅ По делу |
| Привет! Короче, этот день Вы ждали больше всего — мы пришли к Вам с коммерческим предложением. Суетиться не нужно, давайте обсудим условия и подпишем пару бумажек. | КОММЕРЧЕСКОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕот «___»_____________ 20_ года Наименование организации «_______________________________________»…Далее можно прописать предложения и указать услуги, сроки, оплату и условия доставки. |
Откажитесь от штампов и канцеляризмов. Чаще всего они раздражают получателей.
| ❌ Раздражает | ✅ Подойдёт |
| Доброго времени суток! | Здравствуйте Добрый день |
| Будьте так добры отправить заказ до 16.00 | Пожалуйста, отправьте заказ до 16.00 |
Частые ошибки в деловых письмах
Мешать несколько тем в одном письме. Главное в деловом письме — чётко донести мысль. Если совмещать в тексте несколько тем, например, про новогодний корпоратив и планы по закупке — получатель не поймёт, на что сначала обратить внимание.
Перед тем как писать письмо, задайте себе вопрос: «О чём мне нужно сообщить?». А в начале текста лучше сразу обозначить тему: «Коллеги, пишу, чтобы обсудить план работы нашего отдела…». Так адресат сразу обратит внимание на основной посыл.
Допускать опечатки в тексте. Офисные программы, на которых мы пишем письма, подсказывают, если автор допускает ошибки в тексте. Но не стоит на них полагаться — они не всегда срабатывают.
Если в штате компании есть корректор, лучше на всякий случай попросить его посмотреть текст. Если нет — проверяйте орфографию с помощью онлайн-сервисов. Например, через Advego.ru или Text.ru.
Эти сервисы работают по одному принципу: подсвечивают недочеты и предлагают варианты исправлений.
Следующая