Приложение N 9. Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний)

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов, докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются фамилии и инициалы председателя (председательствующего), секретаря, лиц, присутствовавших на заседании, и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список присутствующих, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения на заседании, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За — . против — .

воздержалось — . «.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей — их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали: Заместитель Министра экономического развития Российской Федерации И.О. Фамилия Заместители руководителя Росархива И.О. Фамилия .

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и формулируется с предлогом «о» («об»), печатается центрованно, подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилия основного докладчика указывается первой.

Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Ниже печатается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, методических, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), издаваемых на основании протоколов заседаний, могут состоять из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Доведение протоколов до заинтересованных лиц может осуществляться в электронном виде.

В отдельных случаях принятые решения могут доводиться до заинтересованных лиц в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке, подписываются председателем (председательствующим) и секретарем или заверяются по правилам заверения копий документов.

Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

наименование государственного органа, органа местного самоуправления — указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования государственного органа, органа местного самоуправления;

вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

регистрационный номер протокола;

подпись (подписи) — отделяется от текста 2 — 3 межстрочными интервалами и состоит из слова «Председатель», если заседание (совещание) проводилось под руководством коллегиального или совещательного (координационного, методического) органа, или наименования должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), секретаря, личной подписи (подписей), расшифровки подписей (инициалы и фамилия(и). В отдельных, установленных законодательством Российской Федерации случаях (например, протоколы аттестационных, конкурсных комиссий), подписываются всеми членами комиссии.

Подпись (подписи) печатается от левой границы текстового поля документа.

Образцы протоколов прилагаются.

к содержанию ↑

Протокол совещания: как его составить (образец)

Протокол оперативного совещания – это документ, в котором фиксируются основные моменты и решения, принятые на собрании. Протокол совещания является официальным документом и служит для сохранения информации о проведенном событии, а также для последующего контроля выполнения принятых решений.

• дата и место проведения мероприятия;
• список участников;
• повестка дня;
• основные обсуждаемые вопросы;
• принятые решения;
• ответственные лица за выполнение решений.

Протоколы рабочих совещаний используются в качестве доказательства при разрешении споров или для передачи информации другим заинтересованным сторонами. Бремя по заполнению документов возлагается на секретаря мероприятия.

к содержанию ↑

Какая роль у протокола совещаний

Протокол совещания при директоре играет важную роль в организации и документировании процесса собрания.

1. Фиксация информации. Документ служит доказательством проведения совещания и содержит информацию, которая может быть полезной в будущем.
2. Памятка для участников. Документ содержит краткую сводку основных обсуждаемых вопросов и принятых решений.
3. Отчетность. Протокол совещания руководителей служит документом для отчетности перед руководством или другими заинтересованными сторонами. Заполненный документ предоставляет информацию о процессе принятия решений и результате совещания.
4. Контроль выполнения задач. Протокол совещания по вопросам содержит список задач, которые были назначены на совещании, и отметки об их выполнении. Это помогает контролировать прогресс и следить за выполнением поставленных задач.
5. Средство коммуникации. Образцы протокола совещаний распространяются среди участников события и других заинтересованных лиц. Документ служит средством коммуникации, чтобы информировать о принятых решениях и обязательствах.

Протокол совещания играет важную роль в организации, документировании и коммуникации процесса совещания, а также контроле выполнения задач.

к содержанию ↑

Стандартная форма документа для проведения совещаний

1. Заголовок «Протокол совещания», с указанием номера документа. Дата и время проведения совещания.
2. Место проведения события.
3. Список присутствующих лиц, включая их должности и подразделения.
4. Повестка дня мероприятия, включая перечень обсуждаемых вопросов.
5. Решения и принятые действия по каждому обсуждаемому вопросу.
6. Ответственные лица за выполнение каждого пункта принятого решения.
7. Сроки выполнения принятых задач.
8. Замечания, предложения и комментарии участников события.
9. Подписи участников мероприятия и дата подписания протокола.

Конкретное содержание формы протокола может различаться в зависимости от организации и ее внутренних правил.

к содержанию ↑

Как правильно составить протокол совещаний и не допустить ошибок

Протокол совещания является важным инструментом для фиксации результатов рабочих и оперативных мероприятий. Составление документа требует определенных навыков и внимательности. Вот несколько ключевых шагов, которые помогут вам составить протокол правильно

1. Подготовка. Перед началом совещания убедитесь, что у вас есть все необходимые материалы – ручка, блокнот или компьютер. Также имейте в виду, что протокол должен быть нейтральным и объективным, поэтому избегайте выражений или комментариев, которые могут искажать информацию.
2. Заголовок. Начните протокол с указания даты, времени и места проведения совещания. Также укажите тему и цель совещания.
3. Список присутствующих. Перечислите всех участников совещания, включая ФИО и должность. Если кто-то присоединился к совещанию позднее, укажите время и причину его присутствия.
4. Повестка дня. Перечислите все вопросы, которые были обсуждены на совещании. Укажите каждый вопрос отдельно и кратко опишите его содержание.
5. Результаты обсуждения. Фиксируйте основные моменты и решения, принятые на собрании. Укажите, кто высказался по каждому вопросу, и какое решение было принято.
6. Действия. Укажите, какие конкретные действия должны быть выполнены после совещания. Укажите ответственных лиц и сроки выполнения.
7. Заключение. Завершите оформление протокола кратким резюме основных результатов совещания. Также укажите дату следующего мероприятия, если такая информация доступна.

к содержанию ↑

Пример протокола совещания

Тема: Планирование маркетинговой кампании

1. Иванов Иван Иванович – директор отдела маркетинга
2. Петров Петр Петрович – менеджер по продажам
3. Сидорова Анна Алексеевна – главный дизайнер
4. Козлова Ольга Владимировна – бухгалтер

1. Обсуждение идеи маркетинговой кампании для нового продукта.
2. Определение бюджета и ресурсов для реализации кампании.
3. Разработка плана действий.

1. Иванов Иван Иванович предложил использовать социальные сети и блогеров для продвижения продукта.
2. Было решено выделить 100 000 рублей на рекламную кампанию.
3. План действий будет разработан Ивановым Иваном Ивановичем и предоставлен до 14.05.2024.

1. Иванов Иван Иванович – разработать план маркетинговой кампании до 14.05.2024.
2. Петров Петр Петрович – подготовить необходимые материалы для кампании до 24.05.2024.
3. Сидорова Анна Алексеевна – создать дизайн-концепцию для продукта до 13.05.2024.
4. Козлова Ольга Владимировна – провести расчеты и контролировать бюджет кампании.

На совещании были обсуждены и приняты решения относительно маркетинговой кампании для нового продукта. План действий будет разработан и предоставлен до указанных сроков.

к содержанию ↑

Порядок проведения совещания

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

к содержанию ↑

Кто должен оформлять протокол

Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.

Основные правила оформления протокола

Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.

Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.

После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).

к содержанию ↑

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛОВ ЗАСЕДАНИЙ (СОВЕЩАНИЙ)

Печать Отправить на почту Источник: otd-lab.ru

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
В федеральных органах исполнительной власти протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.

Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За — . против — .

воздержалось — . «.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие.

Присутствовали:
Заместитель Министра экономического
развития Российской Федерации И.О. Фамилия

Заместители руководителя Росархива И.О. Фамилия
И.О. Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала.

Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других органов.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в федеральном органе исполнительной власти.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Службы делопроизводства.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Службы делопроизводства.

Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:
наименование федерального органа исполнительной власти — указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования органа власти;
вид документа — ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);
вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;
место проведения заседания, совещания: указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него двойной чертой и выравнивается по центру;
дата и номер протокола: дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образцы прилагаются.

Рубрики:

• Оформление документов

к содержанию ↑

Инструкция: как оформить протокол собрания

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Протокол собрания нужен, если решения касаются всей компании или владельцев.
2. Обычно документ оформляет секретарь фирмы, но это может быть и другой сотрудник.
3. Секретарь записывает всё, что происходит на собрании, и потом оформляет документ.
4. Протокол должен содержать дату, место, участников, результаты голосования и важные вопросы собрания.
5. Примеры можно скачать для разных ситуаций, таких как смена директора или выполнение договора.

к содержанию ↑

Когда необходимо протоколировать собрания

Такой документ следует оформлять при любой ситуации, когда принимаемые решения касаются всей компании, организации или затрагивают интересы собственников. Например, он является необходимым документом при регистрации ООО. Такая форма активно используется при выработке основного курса развития компании, определении новой торговой политики, для выбора поставщиков, организации работы с клиентами и так далее.

Обобщая, необходимо сказать, что бумага обязательно оформляется во всех ситуациях, когда созывается руководство и/или владельцы фирмы. Бумага является официальным подтверждением того, что все заинтересованные лица согласились с принятыми решениями.

к содержанию ↑

Кто и по какой форме ведет

В большинстве случаев бумагу оформляет и заполняет информацией секретарь компании, но это необязательное правило. В некоторых фирмах этим занимается отдельный человек. Все зависит от того, как часто возникает такая необходимость.

Например, если требуется не чаще раза в месяц, то с этим вполне справится и секретарь, не отвлекаясь от своих остальных должностных обязанностей. Но когда приходится оформлять ежедневно, вне зависимости от причины, скорее всего, этим займется отдельный специалист.

Форма ведения документа зависит от внутренних требований фирмы. В одном случае секретарь (или специалист) делает пометки в зависимости от того, что происходит на совещании, после чего, используя заранее одобренный шаблон, полноценно оформляет такую бумагу. В другой ситуации сначала ведется аудио- или видеозапись происходящего, на основании чего в дальнейшем оформляется полноценный документ.

Пример того, как выглядит стандартный шаблон протокола собрания, используемый во многих организациях.

«__»________ 20__ г.

Председатель — _________________________________ (ФИО)

Секретарь — _____________________________________ (ФИО)

(должности, фамилии, инициалы в алфавитном порядке)

(должности, фамилии, инициалы в алфавитном порядке)

1. ___________________________________________________________________.
2. ___________________________________________________________________.

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

(должность, фамилия, инициалы (содержание доклада)

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

1. _____________________________________________________________________.
2. _____________________________________________________________________.

Председатель ________________ / /(подпись) (ФИО)

Секретарь ________________ / /(подпись) (ФИО)

«__»________ 20__ г. _____________________

к содержанию ↑

Как правильно составлять и оформлять

В каждой фирме у документа есть определенные отличия, но в п. 4 ст. 181.2 ГК РФ представлен перечень данных, которые обязательно должны указываться. Рассмотрим, как правильно составить протокол совещания и какую информацию в него следует включить:

1. время, дата и место проведения;
2. информация о лицах, которые участвовали;
3. результаты голосования по каждому пункту;
4. информация о лицах, которые проводили подсчет голосов;
5. данные о лицах, которые голосовали против принятия решения.

Следующая

РазноеЗначение слова «комиссовать»