Как правильно написать запрос о предоставлении информации? Предоставляем образец документа
Всем нам время от времени приходится вести деловую переписку. И речь идет не только о профессиональной деятельности.
Грамотно сформулировать вопросы к своей управляющей или страховой компании, администрации города – навык, который пригодится практически любому человеку.
В этой статье рассмотрим основные вопросы, которые возникают при составлении запроса на предоставление информации. А также подскажем, как правильно составить такой документ и покажем примерный образец запроса.
Скрыть содержание
к содержанию ↑Как правильно написать?
Важно! В переписке следует четко придерживаться официального стиля. Лирические отступления и все, что вы хотели бы сказать о работе государственных органов, затруднят понимание сути вашей проблемы.
Запрос пишется в произвольной форме, но обязательно должен содержать следующие пункты:
- В шапке запроса указывается полное наименование учреждения-получателя. Допустимо как обращение к конкретному специалисту, так и общие формулировки: «в юридический отдел», «в управление делами» и т.д. Обязательно указание реквизитов для обратной связи – фамилия, имя отчество, адрес и контактный телефон гражданина, либо наименование и данные организации, от имени которой осуществляется запрос.
- В основной части запроса необходимо четко сформулировать вопросы, на которые вы хотите получить ответ. Не следует прибегать к общим фразам и писать «прошу предоставить информацию о вашей деятельности за такой-то период». Если вы запрашиваете сведения по различной тематике, запрос разбивается на подпункты, каждый из которых пронумеровывается.
Закон об обеспечении доступа к сведениям
Гражданин имеет право обратиться как с письменным запросом, так и устным или по электронной почте.
С запросами о предоставлении информации вправе обращаться граждане, юридические лица, объединения граждан, например, некоммерческие организации, а также средства массовой информации.
Письменный запрос регистрируют в течение трех дней, устный – в день обращения. Если адресат установит, что запрашиваемая информация вне его компетенции, он в течение семи дней с момента получения запроса обязан дать аргументированный ответ (ч. 7 с.18 ФЗ «Об обеспечении доступа к информации»).
Ответ по существу направляют в течение тридцати дней с момента регистрации обращения. Если подготовка требует большего времени, допустимо продление срока до сорока пяти дней. Но с обязательным уведомлением об этом гражданина в течение семи дней с момента получения запроса (ч.6 ст.
18).
В предоставлении информации могут отказать в следующих случаях:
- Если она уже была опубликована в СМИ или сети Интернет.
- Запрашиваемая информация относится к категории ограниченного доступа.
- Вам ранее уже давали ответ на данный вопрос.
- В запросе просят дать правовую оценку действий государственного или муниципального органа или провести какую-то другую аналитическую работу.
Справка! «Информационные» нарушения регулируются ст. 5.39 КоАП. Например, речь идет о предоставлении заведомо ложных сведений, нарушении сроков ответа или полном молчании в ответ на запрос.
При возникновении таких ситуаций можно обратиться к вышестоящему руководству организации. Если и это не помогло, составляется обращение в прокуратуру.
Куда и каким образом обращаться?
Обращаться можно письменно, устно или отправив письмо по электронной почте, разберем детали.
- Наиболее удобен третий путь. Ответ на запрос придет сразу на два адреса – вашей электронной почты, а затем в письменном виде почтой России.
- При устном обращении требуйте принять телефонограмму и записывайте должность и фамилию того, кто с вами разговаривал.
- Письменный запрос лучше отправлять заказным письмом.
Право на получение информации – одно из основных, гарантированных Конституцией. Не бойтесь отстаивать его и требовать ответа.
к содержанию ↑Как правильно оформлять запросы информации у контрагентов
Лучше запросить у контрагентов дополнительную информацию, если не хотите доначислений на проверках. Налоговики ведут ревизии по новым правилам. Мы подготовили для вас образцы запросов информации у контрагентов.
Образцы запросов информации у контрагентов
Покупатель вправе учесть расходы и заявить вычеты при условии, что сделку исполнил контрагент, с которым он заключил договор. Или если контрагент передал обязательство по сделке другому лицу согласно закону или договору. Такие правила действуют с 19 августа (п.
2 ст. 54.1 НК РФ).
- Важная статья:
- Как в бухучете отражать расходы на проверку контрагентов
Если налоговики выяснят, что у контрагента нет ресурсов, а сторонних лиц он не привлекал, то списать расходы и заявить вычеты не получится. Поэтому безопаснее проверить контрагента до того, как вы заключите с ним договор.
Для проверки воспользуйтесь чек-листом. Необязательно собирать все, что в нем содержится. Но по крупным сделкам безопаснее получить максимум данных о контрагенте. Особенно если поставщик — малоизвестная организация.
Стоит запросить у контрагента сведения, есть ли у него ресурсы и как он будет исполнять договор — самостоятельно или привлечет субподрядчиков. Образец запроса ниже.
Образец. Как сформулировать запрос информации о контрагенте
Возможно, ваша компания получила запрос о том, как вы будете исполнять договор. Какую информацию предоставить покупателю или заказчику, решает руководство. Раскрывать детали своего бизнеса продавец не обязан.
Но стоит подтвердить в письме, что у компании есть ресурсы, чтобы исполнить сделку. Иначе не исключено, что покупатель откажется от договора из-за возможных налоговых рисков. Образец ответа покупателю.
Образец. Как сформулировать ответ покупателю или заказчику
Образец. Что сказать в договоре поставки о гарантиях поставщика
Если заложить гарантии продавца в проект договора, в этом есть плюсы для покупателя. Во-первых, если контрагент откажется давать гарантии, покупатель сможет взвесить риски и решить, заключать ли с ним договор. Например, есть риск, что поставщик не отразит счет-фактуру в декларации по НДС и налоговики потребуют убрать вычет.
Во-вторых, если включить эти гарантии в договор, то это дает возможность добавить еще одно выгодное для покупателя условие — контрагент компенсирует расходы и вычеты, если их снимут налоговики.
Читайте также:
Подряд. В договор подряда можно включить такие же гарантии, как для поставки. Кроме того, стороны могут сразу согласовать список субподрядчиков и указать их в договоре. Либо включить в договор обязанность генподрядчика:
- согласовывать субподрядчиков с заказчиком;
- передать документы и информацию о субподрядчике: например, копии устава, решения учредителей о назначении руководителя, штатное расписание, сведения о допуске СРО.
Образец. Какое условие о субподрядчиках добавить в договор подряда
Плюс такого условия для заказчика — если он убедится, что субподрядчики зарегистрированы и имеют необходимые ресурсы, вероятность исполнения договора ими повышается. Значит, снижаются риски претензий из-за того, что договор исполнил не контрагент или его субподрядчики, а другие лица.
Но условие о субподрядчиках стоит добавлять, если заказчик по факту будет его выполнять. Если стороны не будут исполнять условие договора, это может вызвать подозрения налоговиков в том, что сделка фиктивна. Поэтому если заказчик не планирует проверять субподрядчиков, то укажите в договоре только право генподрядчика их привлекать.
Сохраняйте документы, которые даже косвенно подтверждают факт выполнения работ. Например, это могут быть заявки заказчика на допуск транспорта и работников подрядчика или субподрядчиков, пропуска для них, протоколы производственных совещаний с участием представителей подрядчика, переписка с подрядчиком о согласовании субподрядчиков.
Штрафы. Покупателю и заказчику выгодно добавить в договор условие о том, что контрагент возместит сумму вычетов НДС, расходов, пеней, штрафов, если у налоговиков будут претензии на проверке. Если даже компания по факту не будет взыскивать эти суммы, такое условие в договоре может дисциплинировать продавца.
Включать условие о том, что поставщик возмещает доначисления по проверке, нет смысла, если договор заключили с однодневкой. Ведь взыскать с такого поставщика убытки не удастся. Поэтому безопаснее проверять контрагента и вычислять однодневки до того, как компания подпишет договор.
Образец формулировки условий договора о том, что продавец возмещает доначисления по проверке ниже. Аналогичные условия вы можете включить и в договор подряда или оказания услуг. Тогда замените «поставщика» на «подрядчика» или «исполнителя», а «покупателя» — на «заказчика».
Следующая