Как правильно заполнить лист-заверитель для архива

Лист-заверитель — это важная часть подготовительного оформления документации для последующей сдачи в архив, которая отражает особенности и состояние ее составляющих. Перед тем как приступить к заверителю, материалы (дела, журналы) постранично нумеруют и сшивают вместе с заверителем. Он всегда оформляется отдельным, последним листом, в конце материала, где указывают:

• сколько листов в деле;
• номера с литерами;
• если были допущены ошибки в нумерации, необходимо указать пропущенные номера.

Например, если при нумерации были пропущены страницы, то они пойдут под литерой 10, 11, 12, 12а, 13 и т. д.

Обращаю ваше внимание, что внутренняя опись дела выполняется отдельно, а не в заверителе, это другой документ, в котором указано итоговое число листов, но наличие описи необходимо указать в заверителе. Говоря об особенностях и состоянии, подразумеваются случаи сдачи документации с неразборчивым шрифтом, склеенными, порванными или деформированными страницами. Если дело подшили, забыв прикрепить непосредственно заверитель, не беда, просто прикрепите его последним и прошейте материал еще раз.

Запрещено прикреплять заверитель:

• на переднюю (лицевую) часть обложки материала;
• на оборотную (чистую) сторону последней страницы дела.

ВАЖНО!

В случаях, когда лист невозможно по каким-то причинам прикрепить к последнему листу, допускается его вклейка кромкой к оборотной стороне обложки.

Советуем прочитать: как организовать архивное хранение документов

Кто и в каких случаях заполняет лист-заверитель

Документацию к сдаче в архив готовят те лица, в чьем ведении она находилась на момент передачи. Исключение составляют случаи, когда на предприятии создан специальный отдел или определено должностное лица, в чью компетенцию входит заниматься такими вопросами, например, канцелярия, куда со всей организации передают дела, а они непосредственно оформляют материалы и взаимодействуют с архивным отделом.

• как подготовить дела к архивному хранению;
• что входит в должностные обязанности архивариуса.

Документы, передаваемые на архивное хранение, подразделяются на следующие категории:

• длительного или постоянного хранения;
• временного хранения, сюда входит вся документация, подлежащая хранению сроком до 10 лет.

При этом листом-заверителем снабжаются только те, что собираются хранить длительно или постоянно, которые оформляются по всем правилам, чтобы максимально их сохранить для дальнейшего использования, в случае необходимости. Что касается хранимых временно, по нормам делопроизводства и требованиям к архивному хранению, допустимо их не сшивать и не пронумеровывать, следовательно, и заверитель не требуется, достаточно положить в папку и убрать на полку. Впрочем, особо дотошные работодатели оформляют всю документацию тщательно, особенно если речь идет о строгой отчетности, бухгалтерских или финансовых документах, и это их право.

Поэтому если вы захотите оформить заверителем дела временного хранения, это не является нарушением.

Какой бланк листа-заверителя использовать

Несмотря на то, что в некоторых источниках предлагается использовать готовый бланк, якобы утвержденный Росархивом в основных правилах работы архивов организаций, однако, по информации непосредственно Росархива, применение этого бланка не рекомендуется, поскольку эти правила не подлежат применению. А поскольку иными НПА не установлено обязательной формы бланка, по которой оформляется заверитель, следовательно, вопрос изобретения бланка отдан на откуп предприятиям. Таким образом, каждая организация вправе разработать бланк листа-заверителя в произвольной форме, сохраняя его содержание и суть, а именно: отражать особенности материала, к которому присоединен заверитель.

Например, такой бланк мы разработали специально для вас:

ВАЖНО!

Впрочем, в предложенном правилами бланке нет ничего плохого, работодатель вправе использовать и его, убрав ссылку на то, что этот бланк является приложением к не подлежащим применению правилам.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

• Яценко Виктория

2024-02-01 08:06:55

Лист-заверитель, оформленный надлежащим образом, как и другие документы учета, гарантирует поддержание в документации предприятия порядка, что, в случае проверки, поможет избежать лишних вопросов контролирующих органов и штрафных санкций. Кроме того, когда в компании в порядке даже архивная документация, предприятие не только готово к любым неожиданностям, но и руководитель избавлен от проблем с документооборотом.

2024-02-05 07:14:26

«по информации непосредственно Росархива, применение этого бланка не рекомендуется, поскольку эти правила не подлежат применению.» — откуда такие сведения уважаемый автор? Смотрим Приложение № 4 к «Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов . и организациях», утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 и Зарегистрирован в Минюсте рег.№ 75119 от 16.09.2003 Рекомендуемый образец.

Ведение личного дела и личной карточки работника

нумеруются в верхнем правом углу карандашом, составляются лист—заверитель и внутренняя опись документов.
, толщина тома не должна превышать 250 листов и 4 см, личные карточки печатаются на плотном картоне типографским

Источник СправочникКатегория Управление персоналомСтатья от экспертов

Еще термины по предмету «Документоведение и архивоведение»

Альбом

1) собрание вырезок, стихов, иллюстрации и т.д., как правило объединенных одной темой; 2) книга или тетрадь из белых листов, в которую заносятся заметки, стихотворения, автографы, рисунки.

Выпись в доклад (докладная выпись)

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

• Лист
• Дель
• Между делом
• Не в том дело
• Дели
• Дело
• Котировальный лист
• Холоднокатаные листы
• Букинг-лист
• Монтажный лист
• Исполнительный лист
• Информационный лист
• Информациóнный лист
• Декартов лист
• Мебиуса лист
• Лист исполнительный
• Лист купонный
• Лист окладной
• Лист отборочный
• Лист путевой

Бланк и образец листа-заверителя

Чтобы ускорить процесс формирования дел и унифицировать существующую учетную документацию, для таких документов как опись и лист-заверитель дела, на законодательном уровне разрабатывают и утверждают собственные специальные бланки. Согласно Правилам архивного дела, утвержденным Министерством культуры (Приказ №526 от 31.01.2015), заполнение листа-заверителя входит в процедуру оформления дел на бумажном носителе наряду с подшивкой документации, её нумерацией, составлением внутренней описи и оформлением обложки. Форма определена нормативными требованиями к организации хранения архивных документов.

Образец бланка листа-заверителя дела содержится в Приложении N 8 к Правилам архивного дела.