Как вежливо отклонить предложение о работе по электронной почте
Если вам сообщили, что вы успешно прошли собеседование или даже предложили работу, это значит, что команда по найму посчитала вас наиболее подходящим среди множества кандидатов. Нет ничего плохого, если вы решите отказаться. Главное — сообщить об этом HR-менеджеру.
Правильно написанный отказ может сработать в вашу пользу. Так вы можете не только сообщить команде по найму о том, что вакансию лучше оставить открытой, но и даже посоветовать подходящего кандидата из своих знакомых.
к содержанию ↑Поблагодарите собеседника
Подбор персонала — довольно сложный и длительный процесс. HR-менеджер просматривает десятки и даже сотни резюме и сопроводительных писем, а также тщательно отбирает кандидатов для каждого этапа собеседования.
Поэтому для начала поблагодарите отправителя за предложение. Например, отметьте, что многому научились во время собеседований, и выразите признательность за то, что получили ответы на все свои вопросы. Так вы расположите к себе команду по найму и заработаете хорошую репутацию.
к содержанию ↑Обоснуйте свое решение
Если работодатель считает кандидата перспективным, он может предложить ему лучшие условия, в том числе более гибкий график и более высокую зарплату. Чтобы не получить повторное предложение на свой отказ, объясните причину, не вдаваясь в подробности.
Например, вы пока не готовы менять работу или ваш учебный график конфликтует с предложенным. Возможно, вас не устраивает размер оклада или же вы хотите работать в компании, но сама вакансия не соответствует вашим карьерным целям.
к содержанию ↑Предложите поддерживать контакт
В конце письма предложите рекрутеру оставаться на связи — это знакомство может пригодиться и даже положительно повлиять на вашу карьеру. Например, если в компании освободится должность вашей мечты, вы можете стать одним из первых кандидатов.
Что такое отказное письмо?
Письмо с отказом от бизнеса информирует получателя о том, что предприятие отклонило его идею, предложение или заявку. Это официальное письмо, которое вежливо объясняет кандидату или предприятию, почему предприятие не приняло их заявку или предложение.
Причины для написания письма с отказом
Вот несколько причин, по которым вы можете написать письмо с отказом от бизнеса:
Кандидат, не отвечающий требованиям
Компания может написать письмо с отказом, если кандидат на вакантную должность не соответствует требованиям к кандидату или если полученное коммерческое предложение не отвечает перечисленным требованиям. Когда предприятие находит кандидата в процессе найма, оно может направить письмо другим претендентам, чтобы сообщить им об этом решении.
Предложение не соответствует требованиям бизнеса
Если предложение, полученное предприятием, не соответствует перечисленным рекомендациям, предприятие может написать письмо с отказом от предложения. В этом случае предприятие может предложить возможность отредактировать и повторно представить предложение.
Конкурирующие предложения
Иногда предложение, идея, заявка или заявка может иметь конкурирующие предложения от других предприятий, специалистов и кандидатов на работу. Предприятие может написать письмо, чтобы сообщить о других предложениях, когда оно выбирает одно из них.
Предприятие просит об улучшении
Предприятие может написать письмо с отказом, чтобы попросить кандидата внести улучшения в представленное предложение. Это также может быть применимо, если предложение изначально было слишком низким, а предприятие хочет получить более высокую цену.
Неполное предложение
Если в коммерческом предложении или заявке не хватает информации, компания может написать письмо, чтобы сообщить заявителю о недостающей информации и отклонить текущее состояние его предложения.
1. Начните с даты
В письме с отказом часто указывается дата в заголовке. Если вы отправляете письмо с отказом по электронной почте, начните с темы письма, которая может проинформировать получателя о том, кто отправляет письмо, а также о названии поданного им предложения или должности, на которую он претендовал.
2. Включить контактную информацию
Под датой напишите имя и контактную информацию получателя. В отличие от обычного делового письма, письмо с отказом не требует информации об отправителе. В письме с отказом от коммерческого предложения вы можете указать название предприятия, от которого получатель направил свое предложение.
3. Заявите о своем намерении
Подумайте о любезном обращении к получателю, чтобы проинформировать его о своем намерении. Обычно намерение состоит в том, чтобы отклонить их предложение, тендер или заявку на работу. Случаи, когда намерение не заключается в отклонении чего-либо, включают в себя случаи, когда ваша компания просит внести изменения или улучшения в коммерческое предложение.
Если вы отклоняете коммерческое предложение, укажите дату, когда вы получили его предложение для контекста.
к содержанию ↑4. Предложите объяснение
Следующий шаг — объяснить, почему вы отклоняете заявку или предложение. Ваше объяснение может быть кратким. Распространенные причины отказа — принятие вашим предприятием другого предложения, отсутствие у кандидата необходимых навыков или неполнота предложения.
Часто бывает полезно высказать предложение о том, как заявитель может улучшить свое предложение для будущих предложений и заявок.
к содержанию ↑5. Поблагодарите получателя
Поблагодарите получателя за время и усилия, затраченные на подачу предложения или заявки на работу. Вы можете включить что-то конкретное о кандидате, возможно, положительный аспект его предложения, чтобы показать искренность и персонализацию в вашем письме. Учитывайте ваши отношения с получателем.
Для того чтобы сохранить ваши отношения, тщательно подбирайте слова и старайтесь быть прозрачным.
к содержанию ↑6. Закрыть письмо
В заключение письма пожелайте им удачи в будущих начинаниях. Если вы все еще принимаете заявки, предложите получателю внести необходимые улучшения и подать заявку повторно. После заключения подпишите свое имя, укажите должность и название вашей компании.
Шаблон письма об отказе в предоставлении услуг
[Имя получателя]
[Название предприятия, если применимо]
[адрес улицы]
[Город, штат почтовый индекс]
Я пишу в ответ на ваше коммерческое предложение от [дата отправки предложения].
Благодарим вас за представление вашего предложения по [причина, по которой заявитель направил предложение]. [Сделайте комплимент предложению заявителя, чтобы придать письму индивидуальность]. Однако мы выбираем предложение от [физическое или юридическое лицо, направившее выбранное предложение].
Отборочная комиссия выбрала это предложение на основании [причина, по которой выбранное предложение оказалось успешным].
Спасибо за то, что нашли время, чтобы представить свое предложение. Желаю вам удачи в составлении будущих предложений для нашей компании и других предприятий.
[Заключение],
[Ваше имя]
[Ваша должность]
Пример письма с отказом
Оливер Бакли
XYZ Business Solution
118 Вокзальная улица
Чикаго, IL 93000
Я пишу в ответ на ваше коммерческое предложение от 20 марта 2021 года.
Благодарим вас за представление вашего предложения по нашему новому процессу приема клиентов. Ваше коммерческое предложение было хорошо написано, и я ценю детали, которые предлагают конкретные улучшения нашего текущего процесса. Однако мы выбираем предложение от компании ABC Solutions.
Отборочная комиссия выбрала это предложение, основываясь на критериях соответствия нашему бюджету и максимальной эффективности приема клиентов.
Спасибо, что нашли время, чтобы представить ваше предложение. Желаю вам удачи в составлении будущих предложений для нашей компании и других предприятий.
Рита Уинделл
Координатор отдела кадров
Рубрика:
- Карьера и Саморазвитие
Ключевые слова:
- Пошаговые руководства
Возможные затруднения при написании отказа и их преодоление
При составлении отказа часто возникают сложности, которые могут быть связаны со следующими нюансами:
- необходимостью сохранить лояльность адресата, так как с ним планируется взаимодействовать в дальнейшем как с партнером или клиентом;
- важностью избежать обид, связанных с негативным содержанием письма;
- невозможностью пойти навстречу адресату в силу объективных причин;
- психологическими трудностями (автору неприятно отказаться в принципе).
Чтобы преодолеть возникшие сложности, нужно понимать, что отказ – нормальная рабочая практика и рядовой случай для любого бизнеса. Разумеется, невозможно откликнуться на все коммерческие предложения и принять все приглашения. Главное – максимально корректно отказаться, и в решении этой задачи могут помочь навыки деловой переписки.
к содержанию ↑4 совета по написанию письма об отказе от предложения:
1. Действуйте без промедления
Как только вы приняли решение отклонить предложение, звоните HR-менеджеру и пишите письмо. Компании нужно будет предложить эту позицию другому кандидату, и вы не должны задерживать процесс.
2. Будьте вежливы
Даже если вы отказываетесь от предложения, вы должны сделать так, чтобы компания имела вас в виду в будущем, когда у них будут открытые вакансии. Поэтому, SMART- соискатели используют любую возможность для установления и расширения сети контактов.
Так что, поблагодарите всех людей, кто вас интервьюировал и пожелайте им и их компании успехов.
3. Будьте дипломатичны
Если вы приняли другое, более щедрое предложение, не раскрывайте деталей условий вашего трудового договора. Сообщите HR-менеджеру, что вас впечатлила компания и вы внимательно рассмотрели их предложение, но соглашаетесь принять другую позицию, которая больше соответствует вашим карьерным целям.
4. Будьте краткими
Это письмо не место для рекламирования своих навыков и достижений. Компания уже знает вам цену. В данном случае, фраза «Краткость — сестра таланта» как никогда кстати.
Примеры писем отказов от предложений:
Пример №1
Уважаемый(-ая) HR-менеджер (имя),
Большое Вам спасибо за предложение о работе на позицию «Ассистент бренд-менеджера». После тщательного рассмотрения, я вынужден Вам сообщить, что отказываюсь от этого предложения. Несмотря на то, что Вы очень подробно описали будущие возможности продвижения внутри компании «Y», я принял предложение от другой компании, позиция в которой больше соответствует моим навыкам и карьерным целям.
Мне было очень приятно познакомиться с Вами и с остальными сотрудниками компании (можете перечислить поименно). На всех этапах собеседований Вы были очень добры ко мне, и я сожалею, что обстоятельства не позволяют мне принять Ваше предложение.
Уважаемый(-ая) HR-менеджер (имя),
Я хотел бы воспользоваться возможностью и поблагодарить Вас за сделанное мне предложение о работе. Я получил огромный опыт после прохождения с Вами и Вашей командой различных видов собеседований, и я рад, что вы выбрали на эту должность мою кандидатуру.
С большим сожалением Вам сообщаю, что в этот раз должен отказаться от Вашего предложения. Личные обстоятельства мешают мне принять его. Я прошу у Вас прощение за то, что не могу присоединиться к Вашей компании, потому что я уверен, что это то место, где бы я мог расти и развиваться, как в профессиональном, так и в личном плане.
Еще раз большое спасибо за предложение, и желаю Вам и Вашим коллегам удачи и дальнейших успехов.
- Об авторе
- Последние записи